企业原材料入库验收管理制度和流程

企业原材料入库验收管理制度和流程企业原材料入库验收需严格遵循以下管理要求与操作流程：供应商应在送货前24小时向仓库发送包含物料名称、规格型号、数量、生产批次号、生产日期的《送货通知单》，仓库依据有效采购订单核对送货信息，确认物料在采购计划范围内且未超量、超期。验收前需清理验收场地，确保地面干燥、无杂物，校准地磅、电子秤、卡尺、抽样器等计量检测工具，检查其有效性标识；验收人员由仓库主管指定2名及以上经培训的专职人员担任，熟悉物料验收标准、抽样方法及异常处理流程。供应商送达后，验收人员首先核对随货凭证，检查送货单、质量合格证明文件（含出厂检验报告、材质单、合格证）是否齐全，核对送货单与采购订单的物料名称、规格、批次号是否一致，不一致的拒绝验收并当场反馈供应商。实物验收分数量、规格、包装三项：数量验收按物料特性采用计件、计重、计尺方式，计件物料全点数，计重物料使用校准过的地磅或电子秤过磅（毛重皮重=净重），计尺物料使用钢尺或激光测距仪测量；抽样验收按A/B/C类物料分级执行，A类（关键物料）100%检验，B类（重要物料）按30%比例抽检，C类（一般物料）按10%比例抽检，抽检数量不足10件的全检。规格验收核对物料外标识与采购订单要求是否一致，包括型号、材质、尺寸参数（如长度±2mm、直径±0.5mm）；包装验收检查外包装是否破损、受潮、变形，内包装是否密封完好，标签是否清晰标注物料名称、规格、批次号、生产日期，无标识或标识模糊的视为不合格。质量检验分外观检验与理化检验：外观检验由仓库验收人员执行，检查物料表面是否有划痕、锈蚀、变形（如金属件平面度≤0.3mm）、色差（与封样色卡比对）等，塑料件需无飞边、气泡，包装内物料排列整齐无混装；理化检验由质量部专职检验员执行，按GB/T标准或企业内控标准抽样（抽样量按GB2828.12012一般检验水平Ⅱ），金属材料检测化学成分（如钢材碳含量≤0.25%）、机械性能（抗拉强度≥450MPa），化工原料检测纯度（如溶剂纯度≥99.5%）、pH值（6.57.5）、水分含量（≤0.1%），检测设备需经计量认证（如光谱仪、色谱仪）。检验时限：一般物料24小时内出具报告，特殊定制物料48小时内完成，紧急物料优先检测并2小时内反馈结果。验收数据需实时记录，验收人员填写《原材料入库验收记录表》，内容包括供应商名称、物料编码、名称、规格、送货数量、验收数量（合格品/不合格品）、外观检验结果（合格/不合格项描述）、质检报告编号、检验员签字，经仓库主管复核后签字确认。系统录入环节，仓库文员在验收完成2小时内将验收数据录入ERP系统，同步更新库存台账，确保系统数量与实物一致，异常情况在备注栏注明（如“包装破损1箱，短少5件”）。异常情况处理：数量短少超过允许误差（按合同约定，无约定则按±0.5%），验收人员当场拍照留存（含送货单、实物短少部位），1小时内通知采购部与供应商，24小时内提交《数量异常处理单》，经采购部确认后由供应商3个工作日内补料或扣减货款；超量送货部分暂存“待处理区”，未经总经理批准不得入库。质量不合格时，外观不合格物料当场隔离至“不合格品区”，挂红色标识牌，填写《不合格品处理单》（注明不合格项：如“表面锈蚀面积＞5cm²”），2小时内转交质量部；质量部4小时内复核，8小时内出具处理意见（退货/返工/让步接收），让步接收需经技术部确认不影响产品性能并由总经理签字批准。凭证缺失时，物料暂存“待验区”，验收人员1小时内通知采购部，采购部24小时内补全凭证，超过48小时未补证的，作退货处理并通知供应商。验收合格后，物料由搬运组按定置管理要求移入“合格品区”，按批次号分区存放（每批间隔≥0.5米），堆高不超过2米（易碎品不超过1.5米），悬挂物料标识卡（注明名称、规格、批次号、入库数量、检验状态“合格”）。仓库管员与验收人员共同核对《入库验收记录表》与实物，确认无误后双方签字，系统完成入库操作并生成《入库单》（一式四联：仓库、财务、采购、供应商各一联），财务联于当日下班前传递至财务部。所有验收记录（含《入库验收记录表》、质检报告、送货单、异常处理单）由仓库文员每日整理，纸质版按月归档至文件柜（标注年度、月份、物料类别），电子版备份