商超门店商品入库验收管理制度和流程

商超门店商品入库验收管理制度和流程商品入库验收是商超门店商品管理的核心环节，直接影响库存准确性、商品质量及后续销售服务。所有验收操作须严格遵循以下制度与流程执行。验收前准备阶段，验收人员须提前获取当次到货的电子订单，核对供应商名称、订单编号、商品明细（含名称、规格、型号、数量、批次、生产日期、保质期要求等），并打印纸质送货单作为现场核对依据。同时，确认验收场地清洁干燥，划分待检区、合格区、不合格区，确保区域标识清晰；检查验收工具（地磅、电子秤、卷尺、温度计、金属检测仪、标签扫描枪等）状态正常，计量工具需经校准且在有效期内。生鲜类商品需提前开启冷藏/冷冻设备，确保温度达标（冷藏04℃，冷冻≤18℃）。单据核对环节，供应商送货人员须提供加盖公章的送货单（含供应商名称、订单号、商品明细、送货数量、司机联系方式）及商品相关证明文件（食品类需附当批次质检报告，进口商品需附报关单、检验检疫证明、中文标签；生鲜类需附检疫合格证明；化妆品类需附备案凭证）。验收人员首先核对送货单与系统订单的订单号、供应商信息是否一致，不一致则当场拒收并反馈采购部。若单据信息一致，需进一步核对商品明细是否与订单匹配，重点核查商品条码、规格型号（如饮料的500ml/1.5L区分）、特殊要求（如有机认证、无添加标识），任一信息不符均需在送货单上标注差异并暂停验收，联系供应商确认。数量验收严格执行“见货点数”原则。整箱包装商品需核对箱数与订单一致后，随机抽取5%（至少3箱）拆箱检查内装数量，若发现单箱短少则扩大至10%拆箱全检；散货商品（如散装食品、日用品）须逐件清点，贵重商品（如高档烟酒、化妆品）或易损商品（如玻璃制品）实行100%全检。称重商品（如生鲜、干货）使用校准后的电子秤复磅，误差超过订单重量0.5%的，需重新称重并记录差异。验收过程中须同步在《入库验收记录表》登记实际收货数量，与订单数量差异超过2%（含）的，需由供应商送货人员签字确认差异情况，未确认则暂停验收。质量验收分外观检查与功能检测两部分。外观检查要求所有商品包装完整无破损、无变形、无渗液（如饮料瓶无漏液、罐头无鼓包）、无污渍；标签信息完整清晰，包含商品名称、规格、生产日期、保质期、生产厂家、执行标准、配料表（食品类）等，进口商品须加贴中文标签且信息与原标签一致（包括原产国、境内代理商信息）。食品类重点核查保质期，剩余保质期不足三分之一（如保质期12个月的商品，剩余不足4个月）的作拒收处理；临期商品（剩余保质期13个月）需单独登记并反馈采购部备案。生鲜类商品需检查新鲜度：肉类应无异味、表面无黏液、指压后凹陷快速回弹；果蔬类无腐烂、无霉变、无虫蛀，叶菜类需无黄叶、断根；冷链商品到货时需用温度计测量中心温度，冷藏商品超过6℃、冷冻商品高于15℃的，当场拒收并记录温度数据。非食品类商品需进行功能检测：电器类（如电风扇、电饭煲）需通电测试运行状态；日用品（如纸巾、洗护用品）需检查材质（如纸巾克重、洗护品粘稠度）；化妆品需核对防伪标识（如二维码、验证码），并在系统录入商品批号以便追溯。验收结果确认后，合格商品由搬运人员按类别、批次转运至合格区，验收人员在系统录入实际收货数量、生产日期、批次号，生成电子入库单并打印，由验收人员、供应商送货人员双方签字确认，一联交供应商，一联留存门店存档。不合格商品（含数量差异超标的短少商品、质量问题商品、证件不全商品）需放置于不合格区，粘贴“不合格”标识，验收人员填写《不合格商品处理单》，注明不合格原因（如“包装破损”“过期”“温度超标”）、数量、供应商信息，2小时内反馈采购部。采购部须在24小时内与供应商协商处理方案（退货、补货或折价接收），协商结果经门店负责人确认后执行，退货商品需在48小时内由供应商拉离门店，逾期未处理的由门店自行处理并从供应商货款中扣除相关费用。验收记录管理要求，《入库验收记录表》《不合格商品处理单》需由验收人员、质量检查员、门店负责人逐级签字确认，电子数据同步至总部系统备份，纸质记录保存至少2年，以便质量追溯与责任认定。验收过程中若发现供应商多次出现数量短少（月度累计超3次）、质量问题（如过期商品重复出现），门店需反馈采购部，由采购部评估是否终止合作。所有参与验收人员（验收员、质量检查员、搬运工）须