2026年工程档案管理制度-工程档案管理制度规定

2026年工程档案管理制度_工程档案管理制度规定第一章总则1.1为统一2026年度公司范围内新建、扩建、改建及技术改造项目的档案管理行为，确保工程档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2022）及公司《信息资产管理办法》，特制定本制度。1.2本制度所称“工程档案”系指项目自立项至竣工验收及后评价全过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式的历史记录。1.3本制度适用于公司总部、分公司、全资及控股子公司、代建单位、EPC总承包方、施工、监理、勘察设计、检测、供货等所有参建主体。境外项目可参照执行，但须遵守项目所在国法律及业主特殊要求。1.4工程档案实行“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，以“前端控制、过程监督、后端核查”为主线，建立“项目秘书+专业工程师+档案专员”三位一体责任链，确保档案与工程建设同步策划、同步收集、同步验收、同步移交。第二章管理职责2.1公司档案管理委员会2.1.1统筹制定档案工作战略、年度目标及考核指标；2.1.2审批重大项目档案管理实施方案及销毁清册；2.1.3协调解决跨部门、跨区域档案争议。2.2工程管理部（简称“工管部”）2.2.1作为档案业务归口部门，设置档案管理中心（RMC），配备专职档案工程师不少于2人/百亿投资；2.2.2发布《项目档案交底书》，组织开工前档案交底；2.2.3建立“工程档案驾驶舱”，对关键节点缺失率、整改闭环率、电子签名率进行红黄绿灯预警；2.2.4组织项目档案专项验收及评优。2.3项目经理部2.3.1设立档案室（可兼用，但须独立上锁），面积≥20㎡/项目，配备防火、防盗、防潮、防光、防虫五防设施；2.3.2任命项目秘书为“档案第一责任人”，对归档及时性、完整性负终身责任；2.3.3每月5日前向RMC提交《档案月报》，包含收集量、缺件清单、整改措施。2.4参建单位2.4.1勘察、设计、施工、监理、检测、供货各方须在合同专用条款中明确档案保证金，比例不低于合同额的0.5%，未按期移交可扣留；2.4.2各方须指定专职资料员，报RMC备案，变更须提前7日书面申请；2.4.3对各自形成的文件进行“三审”（自检、互检、专检），确保字迹清晰、签章齐全、日期闭合。第三章文件材料范围及归档要求3.1立项阶段3.1.1项目建议书、可研报告及批复、环评、能评、水保、地灾、社稳、节能、安全预评价等专题报告及批复；3.1.2用地预审、选址意见书、建设用地规划许可证；3.1.3上述文件须保存原件2份、扫描件PDF/A-2b格式1份，元数据采用公司统一Schema，上传至“项目云库”。3.2勘察设计阶段3.2.1地质勘察、水文地质、测量、物探、试验报告；3.2.2初步设计、技术设计、施工图设计文件及审查意见；3.2.3设计变更、图纸会审、技术交底记录；3.2.4BIM模型（IFC4.0格式）、计算书、概算、预算及审查意见；3.2.5归档时须同步提交“设计文件版本对比表”，列明变更原因、责任人、审批时间。3.3招投标阶段3.3.1招标计划、资格预审、招标文件、补遗、澄清、评标报告、中标通知书；3.3.2未中标单位的投标文件保存期3年，期满后由招标代理编制销毁清册，经审计、纪检、档案三方联签后粉碎；3.3.3中标单位的投标文件正本纳入工程档案，副本由合约部保存至质保金返还。3.4施工阶段3.4.1开工报告、施工组织设计、专项方案、专家论证意见；3.4.2图纸会审、设计交底、技术核定单、工程联系单、备忘录；3.4.3原材料、构配件、设备报审及复检报告（须含二维码防伪标识）；3.4.4施工日志、晴雨表、测量放线、沉降观测、地基验槽、桩基静载、高应变、超声波检测；3.4.5隐蔽验收、检验批、分项、分部、单位工程质量验收记录；3.4.6安全生产管理资料：危险源清单、安全技术交底、三级教育、应急预案演练；3.4.7环保、水保、文明施工、农民工工资支付台账；3.4.8施工声像资料：关键节点、首件制、样板引路、四新技术应用，照片不低于1200万像素，视频不低于1080P，时长≥30秒/工序；3.4.9电子文件命名规则：项目代码_阶段_专业_日期_序号_责任者，示例：P2026-05_SG_土建_20260315_001_中铁X局。3.5监理阶段3.5.1监理规划、实施细则、旁站方案、见证取样计划；3.5.2监理月报、例会纪要、专题报告、停工复工令；3.5.3质量评估报告、安全生产管理评价、环保水保监理总结；3.5.4监理声像资料须与施工同步，同一视角双备份，防止“两张皮”。3.6设备制造与监造3.6.1设备订货合同、技术协议、图纸、变更、会议纪要；3.6.2原材料质量证明书、无损检测、热处理、精度检测、动平衡、出厂试验报告；3.6.3监造日志、不符合项记录、放行单；3.6.4进口设备须保存海关报关单、商检证书、原产地证明。3.7调试与试运行3.7.1单机试运、联调联试、性能考核方案及记录；3.7.2电气继保整定、热控逻辑、DCS组态、SIS、GDS调试报告；3.7.3试运行期间操作票、工作票、缺陷清单、消缺闭环单；3.7.4环保、消防、安全、职业卫生专项验收意见。3.8竣工验收及后评价3.8.1竣工报告、竣工验收证书、竣工图（须为硫酸纸底图+PDF矢量）；3.8.2竣工财务决算、审计报告、资产移交清册；3.8.3质量保修书、使用说明书、维保手册、备品备件清单；3.8.4项目后评价报告、经济效益、社会效益、环境效益评估；3.8.5竣工图修改须采用“云线+编号+责任人+日期”四要素，严禁刮改。第四章文件载体与版本控制4.1载体分类4.1.1纸质：耐久性纸张≥70g，激光打印或碳素墨水，禁用热敏传真纸；4.1.2电子：采用PDF/A-2b、TIFFG4、JPEG2000、DWG2018、IFC4.0、MPEG4等开放格式；4.1.3声像：照片须含EXIF信息，视频须含时间码、GPS坐标；4.1.4实物：奖牌、样板、首件、岩芯、试块须贴RFID标签，纳入“实物档案库”。4.2版本控制4.2.1任何文件升版须填写《文件版本变更单》，经原审批人书面确认；4.2.2设计文件升版须同步更新BIM模型，并在“模型对比平台”留痕；4.2.3电子文件采用“MD5+SHA256”双哈希校验，防止篡改；4.2.4纸质文件升版后，旧版加盖“作废”章，保存1年后销毁，但须留存1份加盖“作废留存”章的原件备查。第五章收集与整理5.1收集节点5.1.1开工后15日内完成《项目档案责任分解表》，明确每份文件形成人、收集人、归档人、归档时限；5.1.2关键节点（地基验槽、主体结构封顶、设备安装完成、中交、竣工验收）前7日，RMC进行“节点预验收”，缺件率＞2%不得进入下一道工序；5.1.3采用“电子文件预归档”机制，现场通过移动端APP拍照上传，AI识别签章完整度，识别率＜95%自动退回。5.2整理规则5.2.1遵循“来源原则”与“成套性原则”，保持文件之间有机联系；5.2.2纸质文件采用“三孔一线”装订，棉线直径≥0.5mm，结头在背面；5.2.3卷内目录采用“国标GB/T11822-2022”格式，页码打号机统一编制，漏号、重号、跳号率0容忍；5.2.4电子目录与纸质目录须一致，采用XML交换格式，字段包含：序号、文件编号、责任者、题名、日期、页数、介质、密级、开放程度。第六章鉴定与保管期限6.1鉴定组织6.1.1成立“项目档案鉴定小组”，由档案、技术、审计、纪检、法律、运营六方组成；6.1.2鉴定采用“直接鉴定法”，逐卷逐件判定保存价值；6.1.3鉴定结论分永久、30年、10年、3年、销毁五档，保存期限自项目竣工验收之日起算。6.2保管期限表（节选）永久：立项批复、竣工图、竣工财务决算、质量事故处理记录、获奖证书；30年：设计变更、隐蔽验收、设备监造、环保水保验收；10年：监理月报、材料复检、一般性会议纪要；3年：未中标投标文件、日常行政通知；销毁：重复件、草稿、过程计算草稿纸。第七章数字化与数据治理7.1扫描要求7.1.1分辨率：图纸≥400dpi，文字≥300dpi，照片≥600dpi；7.1.2采用“零边距”扫描仪，保证A0图纸完整；7.1.3扫描后图像倾斜度≤0.5度，去污、去噪、去黑边，OCR识别率≥99%。7.2元数据标准7.2.1采用公司《工程档案元数据方案V6.0》，核心字段28项，扩展字段120项；7.2.2强制字段：项目代码、文件编号、责任者、题名、日期、密级、开放程度、MD5值；7.2.3元数据由形成人录入，RMC抽检，错误率＞1%即退回并通报。7.3数据备份7.3.1采用“3-2-1”策略：3份副本、2种介质、1份异地；7.3.2本地磁盘采用RAID6，磁带采用LTO9，异地备份≥500公里；7.3.3每年6月、12月进行备份恢复演练，演练报告存档10年。第八章移交与验收8.1移交阶段8.1.1初步验收前30日，参建单位向项目经理部移交“预立卷”档案；8.1.2竣工验收前15日，项目经理部向RMC移交“正式档案”，并提交《移交清单》一式三份；8.1.3移交时同步完成“电子签收”，系统生成唯一“移交编号”，作为合同款支付及档案保证金返还的必要条件。8.2验收标准8.2.1完整性：归档率100%，缺件率≤0.5%；8.2.2准确性：文件内容真实、签章齐全、日期闭合；8.2.3系统性：分类科学、组卷合理、目录清晰；8.2.4安全性：无虫蛀、无霉变、无破损、无泄密；8.2.5可用性：电子文件可读、可检索、可打印，矢量图可测量。8.3验收程序8.3.1听取项目经理部档案工作汇报；8.3.2现场抽检：纸质抽检率≥10%，电子抽检率≥5%，声像100%播放；8.3.3专家评议：出具《验收意见书》，分“合格”“限期整改”“不合格”三档；8.3.4不合格项目须在30日内完成整改，并重新申请验收，仍不合格者，档案保证金全额扣除，并纳入年度绩效考核。第九章借阅与利用9.1借阅权限9.1.1公司内部员工通过OA系统申请，开放档案自动审批，限制档案须部门负责人、档案管理中心、分管领导三级审批；9.1.2外部单位须持单位介绍信、身份证、保密承诺书，经法律合规部审核后，在阅览室查阅，禁止拍照、复制；9.1.3绝密档案原则上不借出，确需借出须由公司主管档案副总经理批准，借期≤3日，专人专车押运。9.2利用方式9.2.1在线浏览：支持水印、防截屏、防打印；9.2.2离线利用：采用加密U盘，AES256加密，借期≤7日，到期自动销毁；9.2.3声像档案提供“帧级检索”，输入关键词可定位到秒。9.3利用统计9.3.1系统自动生成《档案利用年报》，包含借阅人次、下载次数、引用论文、专利、经济效益；9.3.2对产生显著经济效益的利用案例，给予利用人500-5000元奖励。第十章保密与安全10.1密级划分10.1.1国家秘密：依据《保守国家秘密法》及项目定级文件；10.1.2公司秘密：核心技术、商业合同、投融资、后评价数据；10.1.3内部资料：一般性技术、管理文件；10.1.4公开资料：可对外发布的新闻、简介。10.2技术防护10.2.1库房设红外双鉴、震动、烟感、水浸四重报警，接入公司安消一体化平台；10.2.2电子档案采用“零信任”架构，多因子认证、动态权限、行为审计；10.2.3每年聘请第三方进行渗透测试，高危漏洞24小时内修复。10.3应急管理10.3.1制定《档案灾害应急预案》，包含火灾、水灾、地震、网络攻击、勒索病毒；10.3.2每半年组织一次实战演练，演练结束7日内修订预案；10.3.3建立“档案应急抢险队”，队员≥5人，24小时待命。第十一章奖惩与考核11.1奖励11.1.1项目档案验收评分≥95分，奖励项目经理部3万元，其中30%用于奖励档案相关人员；11.1.2在集团级档案评优中获一等奖，再追加5万元；11.1.3个人提出重大改进建议被采纳，奖励1000-10000元。11.2处罚11.2.1归档率＜98%，每降低1%扣减项目奖金1%；11.2.2因档案缺失导致审计、巡查、验收受阻，对责任人处以2000-20000元罚款