公司职业卫生档案管理制度

公司职业卫生档案管理制度第一章总则1.1为系统、连续、可追溯地记录职业卫生管理全过程，防止职业病危害因素失控，保障劳动者健康权益，依据《职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《用人单位职业健康监护监督管理办法》等法律法规，结合本公司生产特点与风险分布，特制定本制度。1.2本制度所称“职业卫生档案”系指在职业病危害防治活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等原始记录，包括纸质与电子两种形态。1.3档案管理遵循“谁产生、谁负责、谁归档”原则，实行统一领导、分级管理、全程控制、动态更新、闭环追踪。1.4本制度适用于公司总部、分公司、事业部、项目部、协作单位及临时作业场所，覆盖职业病危害因素识别、检测评价、工程控制、个体防护、健康监护、培训教育、应急救治、事故调查、持续改进等全部环节。第二章组织与职责2.1职业卫生管理委员会（以下简称“管委会”）2.1.1主任由公司总经理担任，副主任由分管安全副总经理、首席职业卫生医师担任，成员包括生产、设备、技术、人力、采购、仓储、行政、信息、财务、工会等部门负责人。2.1.2每季度召开一次专题会议，审议年度档案工作计划、经费预算、重大隐患整改验证报告、销毁清册等。2.2职业卫生档案室（以下简称“档案室”）2.2.1挂靠安全环保部，设专职档案管理员2名，具备档案学、职业卫生、信息化复合背景，实行A、B角互补。2.2.2负责全公司档案编码规则制定、系统运维、库房管理、借阅审批、密级划定、异地备份、销毁监销。2.3各部门/车间档案联络员2.3.1由部门副职兼任，负责本部门记录收集、初审、移交、整改闭环，每月向档案室提交《月度归档清单》及《更新说明》。2.3.2联络员调离时须完成档案交接审计，交接表永久保存。2.4检测与评价机构、职业健康检查机构、外协工程队2.4.1凡为公司提供技术服务的第三方，均须在合同中明确档案移交范围、格式、时限、电子文件标准、保密条款。2.4.2移交前由档案室进行质量验收，不合格一律退回，逾期一天按合同总额0.5%扣款，并纳入年度诚信黑名单。第三章档案分类与编码3.1一级类目（字母）A职业病危害识别与申报B检测与评价C工程控制与防护设施D个体防护用品E职业健康监护F培训教育G应急管理H事故与不符合I持续改进J法律法规与其他3.2二级类目（两位数字）01原始记录02报告03图纸04影像05台账06审批表07验收表08统计表09其他3.3三级类目（车间/岗位代码）采用公司统一发布的《组织机构及岗位编码表》，如“101”代表一车间合成岗位。3.4档号结构示例：A-02-101-2024-05-003表示一车间合成岗位2024年5月第3份职业病危害申报报告。3.5电子文件命名采用“档号_版本号_密级_YYYYMMDD_部门简称”格式，版本号从V1.0开始，重大修订进位，minor修订+0.1。第四章归档范围与周期4.1必须归档的原始记录4.1.1职业病危害项目申报表及回执、变更申报表；4.1.2工作场所职业病危害因素定期检测与日常监测原始记录、采样单、仪器校准证书、谱图、质控样结果；4.1.3职业病危害现状评价、控制效果评价、防护设施设计专篇、评审意见、整改复查表；4.1.4防尘、防毒、降噪、通风、隔离、密闭、联锁、报警等工程设施的设计图纸、变更单、运维记录、巡检表、性能测试报告；4.1.5个体防护用品采购计划、供应商资质、检验报告、发放领用记录、报废销毁记录；4.1.6劳动者职业健康检查表、复查表、医学观察通知书、职业病诊断鉴定书、职业禁忌调岗记录、健康监护总结报告；4.1.7职业卫生培训计划、签到、试卷、合格证书、再培训记录；4.1.8职业病危害事故报告、应急处置记录、原因分析、整改措施、责任追究、后评估报告；4.1.9内部审核、管理评审、合规性评价、持续改进记录；4.1.10法律法规、标准、规范性文件清单及更新记录。4.2归档时限4.2.1原始记录须在活动结束5个工作日内完成整理，15个工作日内完成部门初审并移交档案室；4.2.2检测、评价、体检类报告收到正式文本后3个工作日内移交；4.2.3事故类记录须在应急结束后24小时内完成预归档，7个工作日内补充完整；4.2.4电子文件须同步上传至“职业卫生档案管理系统”，上传后系统自动生成《电子文件移交确认单》。第五章纸质档案管理5.1载体与书写5.1.1采用无酸纸70g以上，双面打印；手写部分使用碳素墨水或签字笔，杜绝铅笔、圆珠笔；5.1.2图纸采用A3或A2幅面，折叠成A4幅面，图标外露；5.1.3热敏纸、复写纸、易褪色材料须复印后加盖“与原件一致”章，一并归档。5.2整理与装订5.2.1按“件”整理，每份检测报告、每张体检表均为一件；5.2.2采用不锈钢钉左侧三点装订，装订边距2.5cm，装订后无毛刺；5.2.3超过2cm厚度分册，每册编制“册内目录”，首页加贴“二维码”标签，扫码可跳转电子全文。5.3库房要求5.3.1设在行政楼二层背阴面，远离强震动、强磁场、水源、火源，承重≥500kg/㎡；5.3.2配备恒温恒湿系统，温度14—24℃，相对湿度45—60%，每日自动记录，超标短信报警；5.3.3安装七氟丙烷气体灭火系统，烟感、温感双探头，灭火剂喷放时间≤10s；5.3.4配置防虫防鼠措施，每年春季、秋季各进行一次磷化铝熏蒸，熏蒸记录归档。5.4借阅与归还5.4.1内部员工借阅须填写《纸质档案借阅申请单》，经部门负责人、档案室双重审批，最多借出7天；5.4.2外单位查阅须持单位介绍信、身份证，由安全环保部副职以上陪同，现场阅览，严禁拍照、复印；5.4.3归还时档案管理员逐页检查，发现缺页、污损，按每页200元赔偿，并通报批评。第六章电子档案管理6.1系统架构6.1.1采用B/S架构，本地私有云部署，双机热备，RPO≤15min，RTO≤30min；6.1.2数据库采用主从复制+增量备份，每日凌晨2:00自动异机备份，备份数据加密后传输至50km外电信机房。6.2元数据标准6.2.1必填字段：档号、题名、责任者、日期、页数、密级、开放状态、关联文件、版本号、校验码；6.2.2检测原始记录须同步上传采样点位GIS坐标、仪器编号、校准曲线、质控样编号，确保数据可溯源。6.3版本控制6.3.1任何修改须走系统流程，填写《电子文件变更申请》，说明变更原因、依据、影响范围；6.3.2系统保留历史版本，默认显示最新有效版本，历史版本仅管理员可查看；6.3.3版本升级后，原纸质文件须加盖“作废”章，扫描上传作废页，与新版本建立链接。6.4安全与保密6.4.1实行三权分立：系统管理员、安全保密员、审计员，任何一人无法单独导出完整数据；6.4.2采用SM4加密算法，密钥长度128bit，每年更换一次；6.4.3设置水印防护，在线浏览自动叠加用户名、时间、IP，截屏操作记录日志；6.4.4涉密档案实行“双人双钥”解密，解密过程全程录像，录像保存3年。第七章鉴定与销毁7.1鉴定周期7.1.1每三年组织一次档案价值鉴定，由管委会、档案室、工会、职工代表组成鉴定小组；7.1.2鉴定结论分“永久”“30年”“10年”“销毁”四类，形成《职业卫生档案鉴定意见书》。7.2销毁范围7.2.1超过保存期限且无继续保存价值的记录；7.2.2重复件、过程稿、草稿、无签章的复印件；7.2.3电子文件采用覆写法销毁，覆盖7次，符合DoD5220.22-M标准；7.2.4纸质文件采用碎纸+制浆联合销毁，碎纸粒径≤2×2mm，制浆后送造纸厂再生。7.3监销程序7.3.1销毁前在厂区公示7个工作日，无异议方可执行；7.3.2监销人员不少于3人，其中工会代表1人，档案室1人，审计部1人；7.3.3现场拍照、录像，生成《销毁记录表》，永久保存。第八章动态更新与持续改进8.1更新触发条件8.1.1法律法规、标准发布或修订；8.1.2工艺、设备、原辅材料、产能调整；8.1.3检测评价发现新增或显著加重职业病危害因素；8.1.4健康监护发现群体性异常；8.1.5事故、事件、投诉、举报、媒体曝光。8.2更新流程8.2.1触发部门48小时内填写《档案更新需求表》，经职业卫生医师、安全工程师联合评估；8.2.2档案室在5个工作日内完成版本升级、旧版锁定、关联文件映射；8.2.3重大更新须重新培训相关岗位，培训记录纳入F类档案。8.3绩效测量8.3.1每年设置“档案更新及时率”“归档完整率”“借阅满意度”“系统故障次数”四项KPI；8.3.2指标纳入部门年度安全目标责任书，权重占10%，未达标扣减绩效奖金。第九章培训与宣传9.1培训对象9.1.1档案管理员、部门联络员、检测人员、职业健康医师、专兼职安全员、班组长、外协队负责人；9.1.2新员工三级安全教育中单独设置“职业卫生档案管理”模块，不少于2学时。9.2培训内容9.2.1法律法规、公司制度、分类编码、系统操作、保密要求、借阅流程、销毁监销；9.2.2实操演练：现场采样记录填写、原始数据上传、异常数据判定、版本回退。9.3培训形式9.3.1线上微课+线下沙盘+VR模拟事故追溯；9.3.2每半年举办一次“档案知识竞赛”，成绩前10%发放荣誉证书和物质奖励。第十章监督检查与考核10.1日常巡查10.1.1档案室每周抽查5%的纸质案卷、10%的电子记录，发现问题立即下发《整改通知单》；10.1.2整改须在3个工作日内完成，逾期每天扣责任部门月度安全奖2%。10.2专项检查10.2.1每年六月开展“职业病防治法宣传周”期间，管委会组织全要素档案符合性审计；10.2.2审计结果在公司OA通报，并与评先评优、干部任用挂钩。10.3外部审核10.3.1自愿接受认证机构ISO45001、ISO14001、CMA、CNAS等联合审核；10.3.2审核发现档案类不符合项，按“严重”“一般”分级，严重项7日内提交纠正措施，30日内完成现场验证。第十一章奖惩与问责11.1奖励11.1.1对连续3年归档率100%、系统零故障、创新管理工具的部门授予“职业卫生档案管理标杆”称号，奖励5000元；11.1.2个人提出合理化建议被采纳，按贡献大小奖励200—2000元。11.2