采购申请审批流程单申请及审批指引

采购申请审批流程单通用申请及审批指引一、适用范围与发起时机本指引适用于公司各部门因工作需要采购各类物资、服务或资产的申请审批流程，涵盖日常办公用品、生产原材料、设备工具、外包服务等采购场景。当部门需新增采购需求时（如常规补货、临时新增项目物资、设备更换等），均需通过本流程提交申请，保证采购行为合规、有序、可控。二、采购申请全流程操作指引（一）申请发起与信息填写发起申请：申请人登录公司OA系统或使用纸质《采购申请审批流程单》，发起采购申请。填写基本信息：申请部门、申请人、联系方式（内部办公电话，格式如“分机号”）；采购类型（勾选“办公物资”“生产材料”“设备采购”“服务外包”等）；预算金额（需与部门年度预算匹配，注明资金来源，如“部门办公经费”“专项项目款”）；预计采购时间（明确需求紧急程度，如“紧急（3日内到货）”“常规（7-10个工作日）”）。填写采购明细：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价，并详细说明用途（如“用于XX项目研发测试”“替换报废办公电脑”）。如已有供应商建议，可填写供应商名称及报价依据（如“XX供应商3月报价单”）。附件：根据需求必要材料，如《需求说明》《技术参数要求》《供应商对比表》（3家及以上报价）等，保证信息完整。提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。（二）部门负责人审核审核内容：部门负责人需重点审核采购需求的必要性（是否为工作必需）、预算合理性（是否超部门预算、单价是否符合市场常规）、规格型号的准确性（是否匹配实际使用需求）。审核结果：通过：签字确认后流转至采购部门；驳回：注明驳回原因（如“需求非紧急，建议下季度采购”“预算超支，需调整数量”），退回申请人修改。时限要求：常规申请需在1个工作日内完成审核，紧急申请需在4小时内反馈。（三）采购部门复核复核内容：采购部门收到申请后，重点审核采购合规性（是否属于集中采购目录内物品）、供应商选择的规范性（是否通过合格供应商库、是否履行比价/招标程序）、技术参数的可行性（是否能满足使用需求）。市场调研：对于未指定供应商的采购，采购部门需进行市场询价（至少2家供应商），形成《比价记录表》，附于流程单后。复核结果：合规：确认采购方式（如“询价采购”“单一来源采购”），流转至财务部门；不合规：注明问题（如“该物资需通过集团集中采购平台办理”“供应商未在合格名录内”），退回部门或协调调整。时限要求：常规申请2个工作日内完成，紧急申请1个工作日内完成。（四）财务部门审价审价内容：财务部门审核采购预算与申请金额的匹配度（是否超年度/季度预算）、价格的合理性（对比历史采购价、市场均价，是否存在虚高）、资金支付的合规性（是否符合公司付款流程、是否需要预付款或尾款条款）。审价结果：通过：确认资金安排，流转至管理层审批；驳回：注明调整建议（如“预估单价高于历史采购价15%，建议重新比价”“预算不足，需削减数量或调整规格”）。时限要求：常规申请1个工作日内完成，紧急申请4小时内完成。（五）管理层审批分级审批权限：金额≤5000元：由部门负责人及采购部门负责人审批；5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；金额＞20000元：需总经理审批。审批重点：管理层根据采购金额、重要性（如是否影响重点项目、是否为首次采购）及前期审核意见，最终决策是否批准采购。审批结果：批准后，流程单流转至采购部门执行；驳回时，明确原因并退回申请人。（六）流程完结与归档采购执行：采购部门获得最终审批后，根据采购方式与供应商签订合同/订单，跟进生产、发货、验收等环节。确认收货：物品/服务送达后，申请人及部门指定人员验收，确认数量、质量无误后在《验收单》上签字，同步更新流程单状态。归档保存：采购部门将完整的《采购申请审批流程单》《比价记录表》《合同》《验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年。三、采购申请审批流程单模板采购申请审批流程单基本信息申请编号（系统自动）申请部门申请人联系方式（分机号）采购类型□办公物资□生产材料□设备采购□服务外包□其他：_________预算金额￥_________元资金来源□部门办公经费□专项项目款□其他：_________预计采购时间_________年_______月_______日前采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明供应商建议（如有）12附件清单名称份数备注（如“需求说明”“报价单”）审批意见部门负责人签字：日期：_______年_______月_______日意见：采购部门签字：日期：_______年_______月_______日意见：财务部门签字：日期：_______年_______月_______日意见：管理层审批分管副总/总经理签字：_______日期：_______年_______月_______日意见：执行情况采购部门执行人执行日期：_______年_______月_______日实际采购金额￥_________元供应商信息：_________________________验收情况□合格□不合格（不合格原因：_________________）验收人签字：_________日期：_______年_______月_______日四、重要提示与常见问题解答（一）重要提示信息真实性：申请人需保证所填信息（规格、数量、用途等）真实准确，因虚假信息导致采购损失或延误的，由申请人承担责任。预算优先：未纳入年度预算的采购，需提前提交《预算调整申请》，经审批后方可发起流程。时限要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由逾期未处理的，将纳入部门绩效考核。保密要求：涉及核心技术、商业秘密的采购信息，需在流程单中标注“保密”，仅限必要审批人查阅。（二）常见问题解答Q：申请填写错误需要修改怎么办？A：流程未至采购部门前，可自行撤回修改；已流转至采购部门及以上环节的，需联系当前审批人驳回，修改后重新发起。Q：紧急采购如何快速处理？A：申请人需在“预计采购时间”栏勾选“紧急”，部门负责人优先审核，采购部门启动绿色通道（如电话同步确认、事后补单据），保证4小时内启动采购。Q：同一物品多次采购，是否需要重复提交比价？A：与历史采购