销售合同管理工具合同审核及归档流程版

销售合同管理工具合同审核及归档流程版一、适用工作场景本工具适用于企业销售部门、法务部门及相关协作岗位，用于规范销售合同从草拟到最终归档的全流程管理。具体场景包括：新客户合作合同签订、老客户续签合同处理、订单类合同审批、特殊条款合同专项审核等。通过标准化流程，保证合同条款合规、信息准确、权责清晰，同时提升合同处理效率，降低法律风险与管理成本，实现合同全生命周期的可追溯管理。二、操作流程详解（一）合同草拟与信息登记草拟准备销售人员根据客户需求及合作内容，参照公司《销售合同模板》（包含标准条款、产品/服务描述、价格条款、交付方式、违约责任等核心要素）起草合同。如遇特殊业务需求（如定制化服务、特殊付款周期等），需同步说明并附相关支撑材料（如技术协议、报价单等）。信息登记草拟完成后，销售人员填写《合同基本信息登记表》（详见配套工具表单），录入合同编号、甲方（客户）全称及统一社会信用代码、乙方（公司）全称、签约主体所属区域、合同类型（如销售合同、服务合同、框架协议补充合同等）、合同总金额、币种、签约周期、主要产品/服务名称及数量、销售负责人、客户联系人及联系方式等关键信息，保证信息真实、完整。（二）内部审核流程部门初审（销售负责人）销售负责人对合同的业务合理性进行审核，重点检查：客户信息与历史合作记录是否一致；产品/服务描述、数量、价格与订单或报价单是否匹配；履行期限、交付方式是否符合业务实际；付款条款（如预付款比例、尾款支付节点）是否符合公司信用政策。审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“同意”及意见；存在疑问需修改的，标注具体修改要求并退回销售人员调整。法务合规审核销售负责人初审通过后，将合同及相关材料提交法务部门。法务重点审核：合同主体是否合法有效（如客户营业执照、授权委托书等）；合同条款是否符合法律法规及公司内部制度（如知识产权、保密条款、争议解决方式、违约责任等）；是否存在法律风险点（如格式条款歧义、权利义务不对等）。法务审核通过后签署“同意”；需修改的，出具书面修改意见，销售人员调整后重新提交。财务审核（如涉及）合同中涉及付款条件、价格构成、税费承担等财务条款的，需同步提交财务部门审核。财务重点检查：价格体系是否符合公司定价标准；付款节点、开票信息与财务流程是否一致；涉及的税费计算、支付方式是否合规。财务审核通过后签署“同意”；存在财务风险的，反馈意见并要求调整。（三）客户沟通与确认合同发送内部审核全部通过后，销售人员将最终版合同（加盖公司骑缝章的扫描件）通过邮件、企业等正式方式发送给客户联系人，并附《合同签收确认函》（模板可自定义，包含合同编号、版本号、发送日期等信息），提醒客户及时审核。客户反馈处理客户审核后如有修改意见，销售人员需记录并同步至法务、销售负责人等相关部门，共同评估修改合理性：属于非原则性修改（如错别字、表述调整），可直接协调法务确认后修改并重新发送；属于原则性修改（如价格、履行主体变更），需重新启动内部审核流程。双方就所有条款达成一致后，客户在《合同签收确认函》上签字盖章并回传。（四）合同签署与用印签署准备销售人员根据客户回传的《合同签收确认函》，准备纸质合同文本（一式两份或三份，根据客户需求及公司规定），保证合同内容与最终确认版完全一致，无涂改（如有涂改需双方加盖骑缝章或签字确认）。用印申请登录公司OA系统或用印管理平台，提交合同用印申请，附《合同基本信息登记表》《合同审核意见表》《合同签收确认函》等材料，注明用印份数、签署人（如需）等信息。经授权审批人审批通过后，至行政部门加盖公司公章或合同专用章。合同签署与交付如为现场签署：销售人员携带盖章后的合同文本，与客户法定代表人或授权代表共同签署，保证签字字迹清晰、日期准确；签署完成后，将客户签章的合同文本原件收回。如为邮寄签署：将盖章后的合同文本邮寄至客户指定地址，保留邮寄凭证（如快递单号），客户签收后要求其将签章好的合同原件寄回。（五）归档与管理合同整理销售人员收到客户签章的合同原件后，与公司存档联一并核对，保证合同文本完整（含附件、补充协议等），无缺页、破损。按照“一合同一档”原则，整理合同资料包，包括：最终版合同文本（双方签章原件）；《合同基本信息登记表》；《合同审核意见表》；《合同签收确认函》；客户营业执照复印件（首次合作客户）；技术协议、报价单等支撑材料。归档登记填写《合同归档记录表》（详见配套工具表单），录入归档编号（规则：年份-部门-合同流水号，如“2024-销售-001”）、合同编号、归档日期、存放位置（如档案柜编号、电子档案路径）、归档人、预计保管期限等信息，保证与《合同基本信息登记表》中的信息一致。电子化存档将合同扫描件（含签章页）、审核意见表、签收确认函等资料至公司合同管理系统或指定共享文件夹，按“合同编号”分类命名，便于后续查询、调用。档案移交每月月底前，销售人员将本月归档的合同资料包移交至档案管理部门（或指定岗位），办理交接手续，填写《档案交接清单》，双方签字确认。三、配套工具表单表1：合同基本信息登记表合同编号甲方（客户）全称统一社会信用代码乙方（公司）全称签约主体所属区域合同类型合同总金额（元）币种签约周期（起始-终止）主要产品/服务名称数量/单位单价（元）销售负责人联系方式客户联系人客户联系方式客户邮箱合同附件清单草拟日期提交审核日期预计签约日期表2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门/人审核日期审核意见（可另附页）修改意见（如有）最终审核结论□同意□修改后同意□不同意（说明原因）审核人签字：表3：合同归档记录表归档编号合同编号归档日期存放位置（档案柜/电子路径）保管期限归档人接收人（档案岗）借阅记录（日期、借阅人、归还日期）备注（如是否续签、终止）四、关键执行要点信息完整性与准确性合同草拟及信息登记阶段，需保证客户名称、统一社会信用代码、金额、日期等关键信息与营业执照、订单等材料一致，避免因信息错误导致合同无效或纠纷。审核时效管理各审核环节需明确时限要求（如销售负责人初审1个工作日、法务审核2个工作日、财务审核1个工作日），避免流程拖延；紧急合同可标注“加急”并同步审核部门。客户沟通规范性与客户沟通合同条款时，需通过正式渠道留存记录（如邮件、企业聊天记录），避免口头承诺；客户修改意见需书面确认，保证双方对合同内容理解一致。签署与用印合规性合同签署前务必核实客户签署人身份（法定代表人或授权代表，需提供授权委托书），用印需经审批流程，严禁在空白合同或未审核合同上用