会议提案征集与筛选制度

会议提案征集与筛选制度引言：随着企业规模的扩大和业务复杂性的提升，会议提案的有效征集与筛选成为提升决策质量和运营效率的关键环节。该制度的制定旨在建立一个标准化、规范化的提案管理流程，确保所有提案能够得到公平、透明的评估，同时优化资源配置，降低决策风险。适用范围涵盖公司所有部门，核心原则包括公开透明、科学评估、效率优先和持续改进。通过明确各部门职责、优化组织架构、规范工作流程、强化权限管理、建立绩效评估体系、加强合规与风险管理、促进沟通协作以及构建持续改进机制，本制度致力于打造一个高效、科学的提案管理生态，为企业的长远发展提供有力支撑。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度责任部门在公司组织架构中扮演着提案管理中枢的角色，负责收集、整理、评估和筛选所有提案，确保提案符合公司战略方向和运营需求。该部门与其他部门保持紧密协作，既要接受各部门的提案输入，也要向各部门反馈评估结果，形成闭环管理。这种协作关系有助于打破部门壁垒，促进信息共享和资源整合，提升整体运营效率。（二）核心目标：短期目标包括建立完善的提案征集渠道，优化提案筛选流程，提升提案评估的准确性和效率。长期目标则是通过持续改进提案管理体系，降低决策风险，提高战略执行力，最终推动公司实现可持续发展。这些目标与公司战略紧密关联，旨在通过科学、高效的提案管理，推动公司战略落地，实现业务增长和竞争力提升。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：本制度责任部门采用扁平化结构，分为三个层级：管理层、执行层和支持层。管理层负责制定提案管理政策，审批重大提案，监督整体流程运行；执行层负责日常提案征集、筛选、评估工作，包括与各部门的沟通协调；支持层则提供技术支持和数据分析，协助执行层完成工作。部门内部层级清晰，汇报关系明确，确保信息传递畅通，决策高效。关键岗位包括提案管理专员、评估专家和数据分析员，分别负责提案的日常管理、专业评估和数据支持，职责边界清晰，避免交叉和遗漏。（二）人员配置：部门人员编制标准根据公司规模和业务需求确定，通常包括5至10人，其中管理层1人，执行层3至5人，支持层1至4人。招聘标准注重专业能力和经验，执行层人员需具备较强的沟通协调能力和项目管理经验，评估专家需在相关领域有深入研究和丰富经验，数据分析员需熟练掌握数据分析工具和方法。晋升机制基于绩效考核和内部竞聘，鼓励员工不断学习和提升。轮岗机制定期进行，旨在培养复合型人才，增强团队整体能力。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：提案管理流程分为提案征集、筛选、评估、审批和实施五个阶段。1.提案征集：通过线上线下渠道广泛征集提案，确保覆盖所有部门和层级。2.筛选：由执行层对征集到的提案进行初步筛选，剔除不符合公司战略方向或操作性的提案，保留优质提案进入评估阶段。3.评估：评估专家根据提案的质量、可行性、创新性和预期效益进行专业评估，形成评估报告。4.审批：管理层根据评估报告和部门需求，对提案进行最终审批，决定是否实施。5.实施：审批通过的提案由相关部门负责具体实施，责任明确，进度可控。关键流程节点包括项目启动会、中期评审和结项验收，确保项目按计划推进，及时发现和解决问题。项目启动会明确目标、计划和分工；中期评审评估进展和风险，及时调整方案；结项验收确保项目成果符合预期，总结经验教训。（二）文档管理：提案管理涉及大量文档，需建立规范的管理体系。文件命名需清晰、统一，便于检索和识别。存储方式采用电子化管理系统，确保数据安全、可追溯。权限设置严格，不同层级的员工只能访问其职责范围内的文件，最高管理层和评估专家可访问所有文件。合同存档需加密处理，且仅部门总监和法务人员可调阅，确保信息安全。会议纪要、评估报告等文档需按照模板规范填写，并设定提交时限，确保信息及时传递和反馈。模板包括提案基本信息、评估指标、评审意见、审批结果等，确保文档内容的完整性和一致性。四、权限与决策机制（一）授权范围：本制度明确了各部门在提案管理中的权限，包括提案征集、筛选和评估的权限。执行层负责提案的日常管理，有权对初步筛选的提案进行决策；评估专家负责专业评估，其意见对最终决策具有重要参考价值；管理层负责审批重大提案，拥有最终决策权。紧急决策流程针对突发情况设置，如危机处理时，可由临时小组直接执行，但需在事后进行复盘和总结，确保决策的科学性和合规性。（二）会议制度：会议是提案管理的重要环节，需建立规范的会议制度。例会频率根据业务需求确定，如周会、季度战略会等，确保信息及时沟通和决策高效。参与人员根据会议性质确定，如周会由执行层和各部门负责人参加，季度战略会则邀请管理层和关键部门负责人参加。会议决策需记录在案，形成决议，并明确责任人和执行时限。决议需在24小时内分配责任人，确保决策得到有效执行。同时，建立决议追踪机制，定期检查执行进度，确保按计划完成。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：本制度设定了多维度的绩效考核标准，确保各部门和员工在提案管理中的表现得到科学评估。销售部按客户转化率、市场反馈等指标评分；技术部按项目交付准时率、技术创新性等指标评分；管理层则按战略目标达成率、决策质量等指标评分。评估周期分为月度自评、季度上级评估和年度综合评估，确保评估的及时性和全面性。月度自评由各部门自行完成，季度上级评估由管理层进行，年度综合评估则结合各部门自评和上级评估结果进行，形成综合评价。（二）奖惩措施：为激励员工积极参与提案管理，本制度设立了奖励机制。超额完成目标的部门或个人可获得奖金、晋升机会或荣誉表彰，具体标准根据公司政策和业务需求制定。对于违规行为，如数据泄露、违反流程规定等，将采取严肃处理措施，包括立即报告、内部调查、纪律处分等，确保制度的严肃性和权威性。奖惩措施的实施需公平、公正，确保所有员工都能得到应有的激励和约束。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：本制度强调合规经营和数据保护，确保所有提案管理活动符合相关法律法规要求。公司需定期组织员工进行合规培训，提升员工的合规意识。在提案管理过程中，需特别注意数据保护，确保客户信息、商业秘密等敏感信息得到有效保护，防止数据泄露和滥用。（二）风险应对：为应对潜在风险，本制度建立了应急预案和内部审计机制。应急预案针对突发情况制定，如系统故障、数据泄露等，确保问题得到及时处理，减少损失。内部审计机制定期进行，如每季度抽查流程合规性，确保制度得到有效执行。审计结果需及时反馈，并采取改进措施，持续优化提案管理体系。七、沟通与协作（一）信息共享：本制度规定了信息共享的渠道和规则，确保各部门在提案管理中的信息畅通。重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知，确保信息及时传递。跨部门协作规则明确了联合项目的管理流程，需指定接口人，每周同步进展，确保协作高效。接口人负责协调各部门之间的沟通和合作，确保项目按计划推进。（二）冲突解决：为解决跨部门协作中的纠纷，本制度建立了冲突解决流程。争议先由部门内部调解，如无法解决，则提交HR仲裁。调解过程需公平、公正，确保双方都能得到合理的解决方案。HR仲裁需基于事实和制度，确保仲裁结果的权威性和可执行性。通过建立规范的冲突解决机制，促进部门之间的和谐协作，提升整体运营效率。八、持续改进机制本制度建立了持续改进机制，确保提案管理体系不断优化。员工建议渠道包括每月匿名问卷、定期座谈会等，收集员工对流程的痛点和改进建议。制度修订周期为每年评估一次，重大变更需进行全员培训，确保员工了解新制度。持续改进机制