全面解读犯罪记录封存制度

全面解读犯罪记录封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国刑法》及相关法律法规，结合国家档案管理政策与行业反腐败工作指引，同时遵循集团母公司关于人力资源合规管理的整体要求制定。旨在规范公司犯罪记录封存工作的执行标准，强化员工背景调查与个人信息保护，有效防控因员工犯罪记录引发的用工风险、声誉风险及法律合规风险，确保人力资源管理工作符合国家法律法规及企业内部管控要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖员工招聘背景核查、在职期间动态管理、离职人员信息处理等全生命周期管理场景。具体适用范围包括但不限于以下业务环节：（一）新员工招聘过程中的背景调查与犯罪记录核实；（二）关键岗位任职资格的背景审查与动态监控；（三）离职人员犯罪记录信息的封存与共享权限管理；（四）员工个人犯罪记录自愿披露与公司合规处置流程。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“犯罪记录封存管理”指公司依据法律法规及内部规定，对员工或应聘人员涉及刑事犯罪的历史记录进行收集、核查、保密存储及授权使用的专项管理工作，包括记录的收集来源、审查标准、存储期限及访问权限等全流程管理活动。（二）“专项合规风险”指因员工犯罪记录未能得到有效管控而可能导致的法律诉讼、行政处罚、业务中断、人才流失及企业声誉受损等潜在风险。（三）“合规操作”指人力资源部、法务部及各业务部门在犯罪记录核查、信息处理及封存过程中，严格遵循法律法规及本制度要求的行为规范，确保程序合法、信息保密、责任明确。第四条犯罪记录封存管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则：确保所有适用场景均纳入犯罪记录核查范围，无死角、无遗漏；（二）责任到人原则：明确各级管理主体的职责分工，建立可追溯的管理责任体系；（三）风险导向原则：根据岗位风险等级、法律法规要求及企业战略需求，动态调整核查标准与管控力度；（四）持续改进原则：定期评估管理效果，结合外部政策变化与内部业务调整优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司犯罪记录封存管理工作负总责，承担统筹规划、资源保障及重大风险处置的最终决策权；分管人力资源、法务的领导为公司专项管理的直接责任人，负责具体制度制定、组织协调及日常监督。第六条设立“犯罪记录封存管理专项领导小组”，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，人力资源部、法务部、纪检监察室及各业务部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订专项管理制度，审批重大风险处置方案；（二）协调跨部门协作，解决管理过程中的重大问题；（三）监督评估专项管理成效，定期向公司决策层报告工作情况。第七条明确专项管理职责分工如下：（一）人力资源部为牵头部门，负责：1.制定细化核查标准，组织背景调查实施；2.建立犯罪记录数据库及封存台账，确保信息安全；3.开展全员合规培训，提升员工风险意识；4.牵头年度管理评估，提出优化建议。（二）法务部为专责部门，负责：1.提供法律法规咨询，审核核查程序合法性；2.处理相关法律纠纷，出具合规意见书；3.优化管理流程中的法律风险点，提供制度修订建议。（三）各业务部门及下属单位为实施主体，负责：1.按要求提交岗位背景核查需求，配合提供候选人信息；2.确认关键岗位人员的核查结果，履行内部公示监督；3.对离职人员犯罪记录进行动态跟踪，及时上报异常情况。第八条基层执行岗位（如招聘专员、用人部门负责人）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确对核查结果真实性、保密性的义务；（二）严格按授权范围查询封存记录，不得违规传播或用于非工作目的；（三）发现犯罪记录异常或潜在风险时，及时向人力资源部或法务部报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作合规标准（一）招聘背景核查须符合以下要求：1.根据岗位性质确定核查范围，高风险岗位需核查近X年犯罪记录；2.优先采用官方认可的核查渠道（如公安机关授权平台、司法数据库），确保证据效力；3.将核查结果存档备查，并建立异常情况处置台账。（二）在职人员动态管理须遵循：1.每年对关键岗位人员开展一次背景复核，高风险岗位可增加频次；2.员工自愿披露犯罪记录的，须提供司法文书原件核验，并由本人签署保密协议。第十条禁止性行为（一）严禁在未获得候选人书面授权的情况下，单独获取其犯罪记录；（二）禁止将犯罪记录用于员工晋升、薪酬调整等非岗位匹配场景；（三）严禁泄露核查过程中获取的个人敏感信息，违者按公司规定处理。第十一条专项风险防控要点（一）数据安全风险防控：1.犯罪记录数据库采用分级访问机制，仅授权人员可查看；2.建立操作日志审计制度，定期抽查查询记录；3.对离职人员的记录实施物理或逻辑隔离，禁止外部访问。（二）合规操作风险防控：1.核查流程嵌入招聘系统，实现“未经合规审查不得录用”的强制校验；2.法务部对高风险岗位的核查标准进行前置审核，出具合规意见；3.对涉及犯罪记录的争议案件，启动“双人复核+第三方见证”机制。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制（一）人力资源部会同法务部每年对制度执行情况评估一次，提出修订建议；（二）根据国家法律法规变化（如《个人信息保护法》新规），在30日内完成制度衔接；（三）重大业务调整（如并购重组后岗位变动）须同步优化核查要求。第十三条风险识别预警机制（一）人力资源部每季度牵头开展专项风险排查，内容包括：核查流程合规性、记录存储安全性、员工培训覆盖率；（二）建立风险分级标准：一般风险（如记录查询超时）、重大风险（如数据泄露事件），对应不同响应措施；（三）每月向领导小组通报风险清单，明确整改时限与责任部门。第十四条合规审查机制（一）关键节点嵌入审查要求：1.招聘录用审批时，必须附《背景核查报告》及《授权委托书》；2.签订劳动合同前，需确认候选人无影响岗位任职的犯罪记录；3.离职面谈时，主动询问是否存在需披露的司法记录。（二）未经合规审查不得实施情形：1.禁止在候选人未签署授权的情况下提交核查申请；2.涉及未成年人抚养等敏感信息的查询须获得父母授权。第十五条风险应对机制（一）一般风险处置：由人力资源部制定整改计划，限期完成；（二）重大风险应急流程：1.发现数据泄露时，立即启动应急预案，48小时内向领导小组报告；2.涉及法律诉讼的，法务部负责协调处置，并同步修订制度；3.跨部门协同中明确牵头部门（如人力资源部）与配合部门（如IT部）的职责。第十六条责任追究机制（一）违规情形及处罚标准：1.违规查询记录：通报批评，情节严重的取消岗位晋升资格；2.信息泄露事件：直接责任人解除劳动合同，并承担赔偿责任；3.制度执行不到位的部门，取消年度评优资格。（二）责任认定依据：查阅操作日志、第三方鉴定报告、内部举报记录等。第十七条评估改进机制（一）每年由领导小组组织第三方评估，考核指标包括：核查准确率（≥98%）、信息泄露事件（0），并形成书面报告；（二）根据评估结果优化流程：例如引入AI辅助筛查（如通过面部识别验证身份）、完善离职人员记录销毁标准。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障（一）各级领导干部须签署《专项管理责任书》，明确“一岗双责”；（二）领导小组每季度召开例会，协调解决跨部门争议，确保制度落地。第十九条考核激励机制（一）将专项合规情况纳入部门年度考核的20%，与绩效奖金直接挂钩；（二）设立“合规贡献奖”，对主动发现并处置风险的个人予以奖励。第二十条培训宣传机制（一）管理层培训：每半年组织合规履职培训，重点讲解法律责任与决策规范；（二）一线员工培训：新员工入职必须通过《犯罪记录管理》模块考核，合格后方可上岗；（三）定期发布《合规简报》，通报制度更新及典型案例。第二十一条信息化支撑（一）建设犯罪记录管理模块，实现以下功能：1.自动校验岗位核查标准，避免人为干预；2.双重加密存储敏感数据，支持区块链存证；3.实时监控访问日志，异常行为自动告警。第二十二条文化建设（一）编制《犯罪记录管理合规手册》，涵盖操作指南、风险提示、举报渠道等内容；（二）每年6月开展“合规月”活动，组织签署《员工合规承诺书》；（三）在内部OA发布合规标语，强化“依法办事、规范操作”的意识。第二十三条报告制度（一）风险事件上报：重大事件须在24小时内向领导小组及法务部同步报告，附应急处置说明；（二）年度管理报告：人力资源部牵头，联合法务部形成年度报告，内容