商城卫生档案管理制度

PAGE商城卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强商城卫生管理，规范卫生档案的建立、管理和使用，有效预防和控制疾病传播，保障消费者和员工的健康安全，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商城内所有经营商户、服务场所及相关管理部门。（三）基本原则卫生档案管理应遵循真实、完整、规范、及时的原则，确保档案信息能够准确反映商城卫生状况，为卫生管理决策提供科学依据。二、卫生档案管理职责分工（一）管理部门职责1.商城管理部门负责统筹协调卫生档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程，明确各部门职责。2.定期组织对卫生档案管理工作的检查和考核，确保档案管理工作的有效实施。（二）商户职责1.各经营商户负责本经营区域内卫生档案资料的收集、整理和归档，确保档案资料真实、准确、完整。2.按照商城管理部门的要求，及时更新和报送卫生档案信息。（三）档案管理人员职责1.负责卫生档案的集中管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、查阅和销毁等工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密。3.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时处理，并向上级报告。三、卫生档案内容（一）基本信息档案1.商城基本情况：包括商城名称、地址、建筑面积、经营业态、商户数量等。2.商户基本信息：包括商户名称、负责人姓名、联系方式、经营项目、经营面积等。（二）卫生设施档案1.卫生设施清单：详细记录商城内各类卫生设施的名称、数量、位置等信息，如卫生间数量及分布、清洁工具存放点、通风设备等。2.卫生设施维护记录：记录卫生设施的维护时间、维护内容、维护人员等信息，确保设施正常运行。（三）环境卫生档案1.环境卫生检查记录：定期对商城公共区域和商户经营区域进行环境卫生检查，记录检查时间、检查人员、检查内容及发现的问题等。2.清洁消毒记录：包括商城内公共区域和商户经营区域的清洁消毒时间、消毒方式、消毒人员等信息。（四）食品安全档案1.食品经营商户资质档案：收集商户的食品经营许可证、营业执照、从业人员健康证等相关资质证明文件。2.食品采购索证索票记录：记录商户食品采购的来源、供应商信息、采购日期、索证索票情况等。3.食品储存和加工记录：包括食品储存条件、储存期限、加工过程中的卫生要求及记录等。（五）公共卫生档案1.从业人员健康档案：记录商城内所有从业人员的健康状况，包括入职体检、定期体检结果等。2.公共卫生事件应急档案：制定公共卫生事件应急预案，记录应急演练情况、事件发生时的处理措施及后续整改情况等。四、卫生档案建立与归档（一）档案建立1.各部门和商户应按照档案内容要求，及时收集相关资料，确保档案信息的原始性和真实性。2.资料收集后，应进行初步整理，对不符合要求的资料进行补充和完善。（二）档案归档1.档案管理人员按照档案分类标准，对整理好的资料进行分类归档。2.建立档案目录，便于快速查找和使用档案。3.对纸质档案应进行装订成册，电子档案应进行备份存储，并建立相应的索引。五、卫生档案查阅与使用（一）查阅权限1.商城管理部门工作人员因工作需要可查阅卫生档案。2.相关监管部门依法依规查阅卫生档案时，应予以配合。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员在指定地点提供档案查阅服务，查阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自带出或复制。（三）档案使用1.卫生档案仅供内部管理和工作参考使用，不得用于其他目的。2.使用档案时应注意保护档案信息安全，不得泄露档案内容。六、卫生档案更新与维护（一）定期更新1.各部门和商户应根据实际情况，定期对卫生档案进行更新。2.一般卫生设施维护记录、环境卫生检查记录等应每周更新一次；食品采购索证索票记录、从业人员健康档案等应每月更新一次。（二）动态维护1.当商城卫生状况发生变化，如卫生设施改造、商户经营项目调整等，应及时对相关档案进行更新。2.对于档案中发现的问题，应及时进行整改，并记录整改情况，确保档案信息的时效性和准确性。七、卫生档案保存与销毁（一）保存期限1.基本信息档案、卫生设施档案、环境卫生档案等应长期保存。2.食品安全档案、公共卫生档案等涉及法律法规规定保存期限的，按照相关规定执行，一般不少于[具体年限]年。（二）保存方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止档案损坏、霉变和丢失。2.电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据检查和维护，确保数据安全。（三）销毁程序1.档案保存期满后，由档案管理人员提出销毁申请，填写销毁申请表，注明档案名称、数量、保存期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核，报商城管理部门负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁记录应详细记载销毁时间、地点及销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.商城管理部门定期对各部门和商户的卫生档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合制度要求。2.检查内容包括档案的建立、归档、查阅、更新、保存等环节，发现问题及时责令整改。（二）考核评价1.建立卫生档案管理工作考核评价机制，对各部门和商户的档案管理工作进行量化考核。2.考核结果与商户的经营信