卫生监督协档案管理制度

PAGE卫生监督协档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生监督协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生监督协工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内卫生监督协档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生监督协档案由专门部门或专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生监督协工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生监督协档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理卫生监督协档案，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理能力。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的及时、准确和完整。3.按照规定的程序和方法对档案进行分类、编号、编目等整理工作，便于档案的查询和利用。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极为档案利用者提供服务，及时准确地提供所需档案资料。6.参与档案的鉴定和销毁工作，提出合理建议。（三）各业务部门职责1.负责本部门卫生监督协档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的管理和使用，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.卫生监督协工作中形成的各类文件、资料、记录、报表等，包括工作计划、总结、报告、执法文书、抽检记录、培训资料、宣传材料等。2.与卫生监督协工作相关的会议记录、纪要、决议等。3.上级部门下发的与卫生监督协工作有关的文件、通知、规定等。4.反映卫生监督协工作成果的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.收集的档案资料应真实、有效，符合法律法规和行业标准的要求。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除无关的资料，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照卫生监督协工作的内容和性质，将档案分为综合管理、监督执法、抽检监测、培训宣传、投诉举报等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.照片、音像资料等应分类整理，妥善保管，可采用光盘、硬盘等存储介质进行存储。（三）保管期限1.卫生监督协档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括重要的法律法规文件、执法文书、重大事件记录等。3.长期保管的档案包括一般的工作计划、总结、报告等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括临时性的文件、资料等，保管期限为[X]年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等信息，以及档案的存放位置、保管状况等。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，如档案丢失、损坏、信息错误等，确保档案的安全和完整。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级部门、相关单位因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案。（二）利用程序1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的和内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.上级部门、相关单位查阅、借阅档案，应出具正式介绍信，注明查阅目的和内容，经档案管理部门负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经档案管理部门负责人审核后，办理查阅、借阅手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得涂改、损坏、丢失档案。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并注明用途。4.查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下进行。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁完毕后，应填写《档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、时间等信息，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立卫生监督协档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务水平，方便档案利用者快速准确地获取所需档案信息。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的电子化录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找档案。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批和管理，提高借阅效率。4.档案统计：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止非法访问和数据泄露。（三）数据备份与安全1.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储于不同的介质和地点，防止数据