卫生院会议活动管理制度

PAGE卫生院会议活动管理制度一、总则1.目的为加强卫生院会议活动管理，规范会议活动流程，提高会议活动效率，确保会议活动质量，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生院组织召开的各类会议、培训、讲座、学术交流、业务活动等。3.基本原则（1）精简高效原则：会议活动应注重实效，精简会议活动内容和环节，提高工作效率。（2）规范有序原则：会议活动应按照规定的程序和要求组织实施，确保会议活动的规范性和严肃性。（3）安全保密原则：会议活动应加强安全管理，确保参会人员的人身安全和会议活动的顺利进行；涉及国家秘密、商业秘密等重要信息的会议活动，应严格遵守保密规定。二、会议活动组织管理1.会议活动计划（1）各科室应根据工作需要，提前制定会议活动计划，明确会议活动的主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。（2）会议活动计划应报卫生院办公室审核，经院长批准后实施。2.会议活动通知（1）会议活动通知应提前发送给参会人员，通知内容应包括会议活动的主题、时间、地点、议程安排、参会要求等。（2）会议活动通知可采用书面通知、电子邮件、短信等方式发送。3.会议活动筹备（1）会议活动筹备工作由会议活动组织者负责，组织者应根据会议活动计划，制定详细的筹备方案，明确各项筹备工作的责任人、时间节点和工作要求。（2）筹备方案应包括会议活动场地布置、设备调试、资料准备、餐饮安排、安全保障等内容。（3）会议活动组织者应提前检查会议活动场地、设备等情况，确保会议活动的顺利进行。4.会议活动组织实施（1）会议活动组织者应提前到达会议活动场地，做好会议活动的组织协调工作。（2）会议活动期间，组织者应严格按照会议活动议程安排，组织参会人员有序进行会议活动，确保会议活动的顺利进行。（3）会议活动组织者应做好会议活动记录，包括会议活动的主题、时间、地点、参会人员、议程安排、会议活动内容等。5.会议活动总结（1）会议活动结束后，会议活动组织者应及时对会议活动进行总结，总结会议活动的经验教训，提出改进措施和建议。（2）会议活动总结报告应报卫生院办公室备案。三、会议活动经费管理1.经费预算（1）各科室应根据会议活动计划，编制会议活动经费预算，明确会议活动的各项费用支出，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮住宿、交通费用等。（2）会议活动经费预算应报卫生院办公室审核，经院长批准后实施。2.经费报销（1）会议活动经费报销应严格按照国家有关财务制度和卫生院财务管理制度的规定执行。（2）会议活动经费报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。（3）会议活动经费报销应填写报销审批表，经相关负责人签字后报财务部门审核报销。3.经费监督（1）卫生院财务部门应加强对会议活动经费的监督管理，定期对会议活动经费的使用情况进行检查和审计。（2）对违反财务制度和会议活动经费管理规定的行为，应依法依规进行处理。四、会议活动安全管理1.安全责任（1）会议活动组织者应承担会议活动安全管理的主体责任，制定安全管理制度，明确安全管理责任人，确保会议活动的安全进行。（2）参会人员应遵守会议活动安全管理规定，配合会议活动组织者做好安全管理工作。2.安全措施（1）会议活动组织者应根据会议活动的规模、性质、地点等情况，制定相应的安全措施，包括安全保卫、消防、食品卫生、医疗急救等。（2）会议活动场地应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、安全警示标志、应急照明等。（3）会议活动期间，应加强对会议活动场地、设备、人员等的安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.应急预案（1）会议活动组织者应制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在发生突发事件时能够及时、有效地进行处置。（2）应急预案应包括火灾、地震、恐怖袭击、食品安全事故、医疗急救等方面的内容。（3）会议活动组织者应定期对应急预案进行演练，提高应急处置能力。五、会议活动保密管理1.保密责任（1）会议活动组织者应承担会议活动保密管理的主体责任，制定保密制度，明确保密管理责任人，确保会议活动涉及的国家秘密、商业秘密等重要信息的安全。（2）参会人员应遵守会议活动保密管理规定，不得泄露会议活动涉及的国家秘密、商业秘密等重要信息。2.保密措施（1）会议活动组织者应根据会议活动的性质、内容等情况，确定会议活动的保密级别，采取相应的保密措施，如限制参会人员范围、设置保密区域、使用加密设备等。（2）会议活动资料应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。（3）会议活动期间，应加强对会议活动场地、设备、人员等的保密管理，防止信息泄露。3.保密监督（1）卫生院办公室应加强对会议活动保密管理工作的监督检查，定期对会议活动保密制度的执行情况进行检查和评估。（2）对违反保密制度和会议活动保密管理规定的行为，应依法依规进行处理。六、会议活动档案管理1.档案收集（1）会议活动组织者应负责会议活动档案的收集工作，确保会议活动档案的完整性和准确性。（2）会议活动档案应包括会议活动计划、通知、筹备方案、会议活动记录、总结报告、经费预算及报销凭证、安全管理资料、保密管理资料等。2.档案整理（1）会议活动组织者应及时对收集到的会议活动档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。（2）会议活动档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案的安全和便于查阅。3.档案保管（1）会议活动档案应妥善保管，存放在专门的档案柜或档案室中，确保档案的安全和完整。（2）档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般为[X]年。4.档案查阅（1）因工作需要查阅会议活动档案的，应填