卫生院档案管理员制度

PAGE卫生院档案管理员制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院档案实行集中统一管理，由档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映卫生院的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集卫生院在医疗、教学、科研、管理等各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫生院院长为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和监督卫生院档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案库房的安全。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和档案管理水平。8.完成领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括卫生院在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、工作计划、工作总结等。2.医疗档案涵盖门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗质量控制资料等。3.教学档案包含教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生实习资料、教学评估材料等。4.科研档案涉及科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表等相关资料。5.人事档案包括职工个人基本信息、履历表、学历学位证书、职称评定材料、考核奖惩记录等。6.财务档案有会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、固定资产档案等。7.设备档案记录卫生院各类医疗设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废处理资料等。8.基建档案包含卫生院基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。（二）档案编号1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.医疗档案编号按照病历号进行编号，病历号应具有唯一性，便于识别和查询。3.教学档案编号采用年度类别流水号的方式编号。如：2023教案001，表示2023年形成的第1份教案。4.科研档案编号以科研项目编号为基础，按照项目研究阶段和资料类别进行细分编号。例如：KY202301实验数据001，表示编号为KY202301的科研项目的第1份实验数据资料。5.人事档案编号依据职工个人身份证号码进行编号，确保人事档案编号的唯一性和准确性。6.财务档案编号按照会计年度档案类别流水号的方式编号。如：2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。7.设备档案编号采用设备购置年份设备类别流水号的方式编号。例如：2023医疗设备001，表示2023年购置的第1台医疗设备的档案。8.基建档案编号按照建设项目编号档案类别流水号的方式编号。如：JX202301设计图纸001，表示编号为JX202301的建设项目的第1份设计图纸。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各科室在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.卫生院与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。3.职工个人提交的各类业务报告、工作总结、学术论文等。4.卫生院举办的各类会议、活动形成的文件、照片、影像等资料。5.上级主管部门下发的与卫生院相关的文件、通知、指示等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责本科室档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造、损毁档案资料。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.文书档案按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一事由的文件应集中在一起，并按照发文时间顺序排列。2.医疗档案按照病历书写规范和要求，对门诊病历、住院病历进行整理，确保病历资料的完整性和规范性。3.教学档案根据教学档案的类别，按照教学计划、教学实施、教学评估等环节进行分类整理，将相关资料装订成册。4.科研档案按照科研项目的研究阶段，对科研项目申报、研究过程、成果总结等资料进行分类整理，建立科研档案卷册。5.人事档案按照人事档案管理规定，对职工个人档案资料进行分类整理，确保档案资料的齐全完整。6.财务档案按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。7.设备档案按照设备购置、使用、维护、报废等环节，对设备档案资料进行分类整理，建立设备档案卷宗。8.创建档案按照基建项目建设程序，对基建项目的立项、设计、施工、验收等资料进行分类整理，建立基建档案卷宗。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间，确保档案库房的安全。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、除湿设备、温湿度计等设施，保证档案库房的环境条件符合要求。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、影像档案等。3.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、密封包装等。（三）档案保管期限1.文书档案永久保管的文书档案包括卫生院制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、重大事件记录、上级主管部门重要文件等。定期保管的文书档案期限为30年和10年。2.医疗档案门诊病历和住院病历的保管期限按照国家有关规定执行，一般不少于30年。3.教学档案教学档案的保管期限为自教学活动结束后不少于30年。4.科研档案科研档案的保管期限为自科研项目结题后不少于30年。5.人事档案人事档案应长期保管，确保职工个人档案资料的完整性和连续性。6.财务档案会计凭证、账簿、报表等财务档案的保管期限按照国家有关会计档案管理办法执行。7.设备档案设备档案应在设备报废后继续保管5年。8.基建档案基建档案应在基建项目竣工验收后长期保管。（四）档案定期检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的完整性、准确性、安全性以及档案库房的环境条件等。2.检查过程中如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理，并做好记录。3.对检查中发现的问题，应及时分析原因，提出改进措施，确保档案管理工作的质量。六、档案的利用（一）利用范围1.为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料支持。2.为上级主管部门、相关单位及社会公众提供档案查阅服务。3.为职工个人提供档案查阅服务，如查阅本人的人事档案、医疗档案等。（二）利用手续1.内部查阅各科室因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经科室负责人签字同意后，到档案管理员处查阅档案。2.外部查阅外单位因工作需要查阅档案时，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经卫生院档案管理领导小组批准后，由档案管理员陪同查阅档案。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案资料，如需摘抄、复制、拍摄档案资料，应另行办理审批手续。3.职工个人查阅职工个人因工作或其他需要查阅本人档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理员处查阅档案。职工个人不得查阅他人档案。（三）利用登记档案管理员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、摘抄、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、查阅内容、查阅目的、归还时间等。（四）档案保密1.档案管理员应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。2.在档案利用过程中，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案带出档案库房，不得在非规定场所查阅档案，不得向无关人员泄露档案内容。3.对于涉及保密内容的档案，如需摘抄、复制、拍摄等，应按照保密规定办理审批手续，并采取相应的保密措施。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员、档案管理员及相关科室负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对保存期满但仍具有重要利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小