合同审核与签署流程工具

合同审核与签署流程工具模板一、适用场景与业务背景本工具适用于各类企业、组织在对外合作中需规范合同管理的场景，包括但不限于：业务合作类：供应商采购、服务外包、项目委托、渠道代理等合作合同的签订；人事管理类：员工劳动合同、兼职协议、保密协议等签署；资产处置类：设备租赁、房屋租赁、知识产权授权等协议的拟定与审核；其他需通过书面形式明确权利义务的协议管理。通过标准化流程，可减少合同风险、提升审批效率，保证合同条款合法合规、权责清晰。二、详细操作流程步骤步骤1：合同需求发起与资料准备操作说明：业务部门根据合作需求，明确合同主体（甲方/乙方）、核心合作内容（如服务范围、交付标准、费用金额等）、关键条款（如期限、违约责任、争议解决方式）等基础信息；准备附件材料（如对方营业执照复印件、资质证明、技术参数、过往合作记录等），保证信息真实完整；填写《合同需求申请表》（见模板1），经部门负责人审批后，提交至合同归口管理部门（如行政部/法务部）。步骤2：合同起草与内容核对操作说明：合同归口管理部门根据需求信息，使用标准合同模板（或参考行业范本）起草合同文本，明确以下核心条款：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；合作标的、数量、质量标准、履行期限与地点；费用金额及支付方式（含币种、账户信息、开票类型等）；双权利义务、违约责任、不可抗力条款、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；合同生效条件、附件清单及份数；起草完成后，与业务部门核对合同内容是否与需求一致，重点检查关键数据（金额、日期、数量）是否准确，避免遗漏或歧义。步骤3：内部多级审核操作说明：业务部门初审：由业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、条款是否可执行，重点核对合作细节与实际能力匹配度；法务/合规部门审核：法务专员重点审核合同合法性（如是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完整性（如是否缺少必备条款）、权责对等性（如违约责任是否明确且合理）、风险点（如知识产权归属、保密义务等），并出具《合同审核意见表》（见模板2）；财务部门审核：财务部门审核费用金额是否符合预算、支付方式是否合理、税务条款（如发票类型、税率）是否合规，保证资金安全；分管领导/总经理终审：根据合同金额、重要性级别，由相应层级领导审批，重大合同（如金额超XX万元、涉及核心业务）需提交总经理办公会集体审议。步骤4：对方确认与修改沟通操作说明：内部审核通过后，合同归口管理部门将合同文本（含审核修改意见）发送至对方合作方，明确沟通对接人（如对方联系人“王*”）；与对方就合同条款进行协商，重点针对审核中提出的修改意见（如违约责任调整、争议解决方式变更等）达成一致，必要时可签署《合同补充协议》；确认双方对合同内容无异议后，进入签署环节。步骤5：合同签署与用印管理操作说明：签署方式：根据合同重要性及双方约定，可采用纸质签署、电子签署（如符合《电子签名法》的第三方电子签章平台）或混合签署方式；用印规范：纸质合同需由授权签署人（法定代表人/授权代表，需附《授权委托书》）签字后，加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；电子签署需通过公司指定的电子签章系统完成，保证签署身份真实、文件不可篡改；签署存档：签署完成后，合同文本正本至少一式两份（双方各执一份），副本由公司归口管理部门统一留存，同步记录《合同签署记录表》（见模板3）。步骤6：合同分发与归档管理操作说明：分发：合同归口管理部门在签署后3个工作日内，将合同正本送达对方（或对方指定联系人），副本抄送业务部门、财务部门、法务部门等相关部门；归档：纸质合同按“合同编号-年份-类型”分类整理，装入档案盒，标注合同名称、签署日期、对方单位等关键信息，存放于指定档案柜；电子合同扫描后（含签字页、盖章页）至公司文档管理系统，设置查阅权限，保证信息安全；台账管理：同步更新《合同管理台账》，记录合同编号、名称、双方主体、签署日期、履行期限、金额、归档位置等信息，便于后续跟踪查询。三、核心模板工具清单模板1：合同需求申请表项目内容合同名称（如：XX项目采购合同）需求部门（如：市场部）合作方信息单称：______________________统一社会信用代码：_________________________联系人：王*联系方式：*-（仅内部沟通用）合作内容概述（简要说明合作标的、范围、期限等，如：委托合作方提供XX活动策划服务，期限6个月）核心条款需求1.费用预算：________元（含税/不含税）2.支付方式：________（如：分期支付）3.交付标准：________附件材料清单（如：合作方案报价单、对方资质证明）部门负责人审批签字：________日期：_______年_月_日归口管理部门接收接收人：________日期：_______年_月_日模板2：合同审核意见表审核环节审核部门/人审核要点审核意见修改建议业务初审张*（业务负责人）合作内容是否符合部门战略需求？条款是否可执行？□通过□不通过（请注明原因：________________________________________）如：需补充“服务交付验收标准”附件法务审核李*（法务专员）合同合法性、条款完整性、违约责任合理性、风险点（如知识产权、保密）□通过□不通过（原因：________________________________________）如：“争议解决方式”建议明确由甲方所在地法院管辖财务审核王*（财务经理）费用是否在预算内？支付方式是否符合财务制度？税务条款是否合规？□通过□不通过（原因：________________________________________）如：需明确“提供增值税专用发票，税率6%”终审赵总（总经理）合同整体风险与收益是否平衡？是否符合公司利益？□同意签署□驳回（原因：________________________________________）如：要求合作方补充“履约保证金”条款模板3：合同签署记录表合同编号合同名称签署日期签署方式（纸质/电子）甲方签署人（姓名+职务）乙方签署人（姓名+职务）用印情况（公章/合同章）归档位置（档案编号/电子路径）备注HT-2024-001XX设备采购合同2024-03-15纸质张*（总经理）李*（合作方法定代表人）公章档案柜-2024年-采购类-001附件3份HT-2024-002员工保密协议2024-03-20电子刘*（人力资源总监）陈*（员工）合同章E盘-合同管理-人事类-002无四、关键风险与执行要点1.合同条款合规性风险要点：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如《民法典》《公司法》等），避免使用“一方有权终止合同且不承担责任”等模糊表述；措施：法务部门需审核合同主体资格（如对方是否为合法存续的企业）、标的物是否为法律允许流通物，涉及特殊行业（如医疗、金融）需确认对方具备相应资质。2.信息保密与数据安全要点：合同中需明保证密条款（如保密范围、期限、违约责任），涉及商业秘密、客户信息等敏感数据的，需单独签订《保密协议》；措施：合同文本及附件的传递、存储需通过加密渠道，严禁通过邮箱等非安全方式传输未脱敏的敏感信息。3.履约跟踪与风险预警要点：业务部门需按合同约定跟踪对方履约情况（如交付进度、付款节点），发觉对方违约（如逾期交付、质量不达标）需及时书面催告，并留存证据；措施：合同归口管理部门每季度对履行中的合同进行梳理，对即将到期（如1个月内）或存在履约风险的合同，提前向业务部门发出《风险预警通知》。4.签署权限与用印管理要点：严禁超越权限签署合同（如非法定代表人签署需附有效《授权委托书》，授权范围、期限需明确）；用印前需核对合同文本与审核版本一致，严禁在空白、涂改过的合同上盖章；措施：建立“用印登记制度”，记录用印时间、