备用金管理申请流程及收据模板

备用金管理申请流程及收据模板备用金作为企业日常运营中为应对小额、紧急支出而预先拨付的款项，其规范管理对于保证资金安全、提高运营效率、明晰财务责任具有重要意义。为确保备用金的合理使用与有效监控，特制定本申请流程及收据模板，供各部门参考执行。一、备用金申请流程备用金的申请与管理应遵循“按需申请、额度控制、及时核销、责任到人”的原则，具体流程如下：（一）申请发起1.申请人：因公务需要领用备用金的员工，需提前填写《备用金申请表》（可向财务部索取标准表格或在公司内部系统中提交）。2.申请内容：清晰、准确地填写申请事由、预计金额、用途说明、拟领用日期及预计归还或报销日期。如为经常性备用金，需注明备用金周转期限。（二）审批环节1.部门负责人审核：申请人所在部门负责人对申请的必要性、用途合理性及金额适度性进行初步审核。审核通过后，签署意见并转至下一审批环节。2.相关权限领导审批：根据公司财务管理制度及备用金金额大小，由相应权限的管理层领导进行审批。大额备用金申请可能需要更高级别领导的审批。（三）财务审核1.财务部门复核：审批通过的《备用金申请表》提交至财务部门。财务人员将对申请的合规性、审批流程的完整性以及是否符合公司备用金管理规定进行复核。2.额度确认：财务部门根据申请人的工作职责、历史使用情况及公司相关规定，对备用金额度进行最终确认。（四）备用金拨付1.通知领款：财务审核无误后，通知申请人前来办理领款手续。2.款项支付：申请人凭审批完整的《备用金申请表》到财务部门领取备用金。财务部门可根据公司规定，通过现金、转账等方式拨付。（五）备用金使用与保管1.专款专用：领用备用金后，申请人应严格按照申请用途使用，不得挪作他用。2.妥善保管：申请人对领用的备用金负有保管责任，应确保资金安全，防止遗失、被盗。3.原始凭证：在备用金使用过程中，应妥善保存所有与备用金支出相关的原始凭证（如发票、收据等），作为后续报销或核销的依据。（六）报销与核销1.及时报销：备用金使用完毕或达到约定的报销期限，申请人应及时整理原始凭证，填写费用报销单，到财务部门办理报销手续，多退少补。2.核销处理：财务部门对报销凭证进行审核，确认无误后，完成备用金的核销。（七）归还与续借1.临时备用金：任务完成或不再需要时，未使用完毕的备用金应立即归还财务部门。2.长期备用金：对于长期使用的备用金，应定期（如每月、每季度）进行清理和核对。如需续借，需重新履行申请审批手续。二、备用金收据模板当申请人领取备用金（尤其是现金形式）时，应向财务部门出具收据，作为款项交接的凭证。以下为通用备用金收据模板：---备用金收据编号：[收据顺序编号，如：BKYJ-年份-月份-序号]领用人：_______________部门：_______________领用日期：_______年_______月_______日事由/用途：_________________________________________________备用金金额：人民币（大写）________________________元整（小写：¥___________）预计归还/报销日期：_______年_______月_______日领用人签字：_______________审批人签字：_______________财务经办人签字：_______________备注：_________________________________________________---（以下为财务联存根，领用人联格式同上，可注明“领用人联”）---使用说明：1.编号：由财务部门统一编制，便于管理和查阅。2.领用人及部门：清晰填写领用备用金人员的姓名及其所属部门。3.领用日期：填写实际领取备用金的日期。4.事由/用途：简要说明领用备用金的原因和计划用途。5.金额：大小写必须一致，字迹清晰，不得涂改。小写金额前需加“¥”符号，大写金额末尾需加“整”字。6.预计归还/报销日期：明确备用金使用完毕后办理报销或归还手续的截止日期。7.签字：领用人、审批人（根据公司规定）、财务经办人需亲笔签字确认，确保责任明确。8.备注：可填写其他需要说明的特殊事项。9.联次：收据一般至少一式两联，一联交领用人作为已领款的凭证（或在报销时交回），一联由财务部门留存作为记账依据。---重要提示：*本流程及收据模板为通用范本，各企业可根据自身组织架构、业务特点及管理需求进行适当调整和细化。*企业应加强对备用金使用的监督检查，确保资金使用合规、高效