企业沟通平台使用与维护手册

企业内部沟通平台使用与维护手册一、前言（一）手册目的本手册旨在规范企业内部沟通平台的使用流程，帮助员工高效掌握平台功能，提升跨部门协作效率，同时明确平台维护责任，保障系统稳定运行。手册适用于企业全体员工，涵盖日常操作、场景应用及安全规范等内容。（二）适用范围本手册内容适用于企业内部沟通平台（以下简称“平台”）的Web端及移动端操作，涉及账号管理、消息沟通、协作工具、数据安全等全流程场景。二、平台功能概述企业内部沟通平台整合即时消息、音视频会议、日程共享、文件协同、任务管理等功能，支持多端同步（电脑、手机、平板），满足员工日常办公、团队协作、信息传递等需求。核心功能模块包括：个人中心、消息中心、会议管理、文件中心、任务看板、通讯录等。三、典型应用场景及操作指引（一）日常办公沟通：即时消息与群组协作场景说明：适用于部门内日常沟通、跨部门信息同步、项目组临时讨论等场景，支持文字、语音、图片、文件等多种消息形式，群组功能可集中管理相关成员，避免信息分散。操作步骤：发起单聊/群聊单聊：登录平台后，“消息”模块，“+”号，选择“发起对话”，输入同事姓名（如“张*”），“开始聊天”，输入消息内容即可发送。群聊：在“消息”模块“+”号，选择“创建群组”，输入群名称（如“市场部活动策划组”），勾选相关成员（可从通讯录添加），设置群主（可选），“创建”，群聊创建成功后即可发送消息。发送文件/图片在聊天窗口“+”号，选择“文件”或“图片”，从本地选择对应文件/图片，添加备注后“发送”；支持大文件（最大500MB），文件自动存储至“文件中心-聊天文件”分类。消息提醒与免打扰设置默认情况下，收到新消息时桌面端会弹窗提醒，移动端推送通知；若需设置免打扰，右键群聊/单聊，选择“消息提醒”，设置“时间段免打扰”（如22:00-08:00），勾选后仅屏蔽提醒，消息仍可正常查看。（二）跨部门协作：会议管理与日程同步场景说明：适用于部门间项目推进会、跨部门协调会、线上培训等场景，支持预约会议、发送邀请、共享会议资料、自动同步日程至个人日历等功能。操作步骤：创建会议登录平台后，“会议”模块，选择“预约会议”，填写会议主题（如“Q3产品迭代协调会”）、选择会议类型（普通会议/视频会议）、设置开始/结束时间、选择会议室（线上会议室无需预约，系统自动）。添加参会人并设置提醒在“参会人”栏输入部门或同事姓名（如“研发部-李”“运营部-王”），勾选“发送会议邀请”；在“提醒”选项中设置提前提醒时间（如会议开始前15分钟），系统将通过平台消息及邮件（若绑定邮箱）发送提醒。召开会议线上会议：时间到达后，会议列表中的“加入会议”，系统自动跳转至会议界面，支持开启摄像头/麦克风、共享屏幕、录制会议（需提前开启录制权限）。线下会议：提前10分钟到达指定会议室，通过平台扫码签到（会议室门口张贴会议二维码），签到记录将同步至会议管理后台。会议纪要与日程同步会议结束后，“会议详情”-“编辑纪要”，填写会议结论、待办事项、负责人及截止时间（如“完成需求文档初稿-负责人：赵*-截止日期：2023-10-15”），“保存并同步至日程”，纪要内容将关联至会议日程，方便后续查阅。（三）项目协同：任务管理与进度跟踪场景说明：适用于项目组任务分配、进度跟踪、成果归档等场景，支持创建任务、分解子任务、设置负责人、更新进度、添加评论等功能，实时掌握项目动态。操作步骤：创建任务看板“任务”模块，选择“创建看板”，输入看板名称（如“官网改版项目”），选择项目成员（如“设计部-刘”“前端开发-陈”），“创建”，看板后默认包含“待办”“进行中”“已完成”三个列表。添加任务与分配负责人在“待办”列表“+添加任务”，填写任务名称（如“首页UI设计初稿”）、描述（设计要求、参考案例等）、优先级（高/中/低）、截止时间，“选择负责人”从成员列表中指定人员（如“设计部-刘*”），“确定”保存任务。更新任务进度与评论任务负责人完成后，将任务从“待办”拖拽至“进行中”，完成后拖拽至“已完成”；若需更新进度或反馈问题，任务卡片，在“评论”栏输入内容（如“初稿已完成，请前端同事确认”），相关成员（如“前端开发-陈*”），“发送”，评论内容将同步至任务详情。四、常用操作模板（一）会议纪要模板会议主题Q3产品迭代协调会会议时间2023年10月10日14:00-16:00参会人员张（产品经理）、李（研发负责人）、王*（运营负责人）会议地点线上会议室（会议号：56）会议结论1.确定Q3产品迭代优先级：用户登录优化>新功能开发；2.研发部需在10月20日前完成登录模块技术方案评审。待办事项1.完成用户登录需求文档初稿-负责人：赵-截止日期：2023-10-15；2.组织研发部技术方案评审会-负责人：李-截止日期：2023-10-20。归档资料需求文档初稿（附件1）、技术方案评审通知（附件2）（二）任务跟进表模板任务名称负责人所属看板优先级开始时间截止时间进度状态首页UI设计初稿刘*官网改版项目高2023-10-082023-10-1580%进行中登录模块开发陈*官网改版项目高2023-10-162023-10-2510%待办运营活动文案王*官网改版项目中2023-10-102023-10-1850%进行中（三）部门周报模板部门市场部填报人张*填报日期2023-10-13本周工作1.完成Q3活动方案初稿；2.对接设计部输出活动主视觉图；3.组织部门周会同步项目进度。下周计划1.优化活动方案细节；2.提交活动预算申请；3.启动活动预热宣传。需支持事项需财务部协助审批活动预算流程，预计10月16日提交申请。五、使用规范与安全须知（一）账号与权限管理账号注册与激活：新员工入职后，由行政部在平台后台开通账号，员工通过企业邮箱接收初始密码，首次登录需修改密码并绑定手机号（用于安全验证）；账号仅限本人使用，禁止转借他人。权限申请：若需使用高级功能（如创建跨部门群组、管理任务看板），需在“个人中心-权限管理”提交申请，经部门负责人及IT部审批后开通。（二）信息发布规范消息内容：发送消息需遵守企业规章制度，禁止发布与工作无关的内容（如广告、闲聊信息、未经公开的公司信息等）；涉及敏感信息（如财务数据、未公开项目计划）需加密发送，并指定接收人范围。文件管理：文件需命名规范（如“20231010-产品需求文档-v1.2”），避免使用特殊字符；重要文件建议存储至“文件中心-部门共享”分类，设置访问权限（仅本部门可见/指定人员可见）。（三）数据安全与隐私保护密码安全：密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位，每90天需更新一次；禁止使用与个人账号相同的密码，定期检查账号登录记录（“个人中心-安全日志”），发觉异常立即联系IT部。数据备份：平台自动存储聊天记录及文件数据（保留期限为1年），重要文件建议员工定期本地备份，避免因系统故障导致数据丢失；禁止私自导出、传播公司机密数据。六、维护支持与常见问题（一）系统维护维护时间：IT部每周日凌晨2:00-4:00进行系统维护（特殊情况除外），维护期间平台可能无法访问，请提前安排工作。更新通知：平台功能版本更新前，将通过“公告”模块及企业推送通知，员工需及时知晓更新内容，必要时参加操作培训。（二）常见问题解决登录失败：检查账号密码是否正确，确认网络连接正常；若忘记密码，“忘记密码”通过手机号验证重置，或联系IT部协助处理。消息收不到：检查是否开启消息通知（移动端：设置-通知管理；桌面端：右下角设置-消息提醒）；确认是否设置了免打扰，关闭免打扰后重新测试。文件失败：检查文件大小是否超过限制（500MB），确认网络稳定性；若文件名包含特殊字符（如空格、#），修改文件名后重新。（三）联系支持平台内支