卫生院两票制存放制度

PAGE卫生院两票制存放制度一、总则1.目的为加强卫生院药品采购管理，规范药品“两票制”票据及相关资料的存放，确保药品采购渠道合法、票据真实有效、可追溯，保障医疗用药安全，依据国家药品管理相关法律法规及“两票制”政策要求，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有药品采购活动中涉及“两票制”票据及相关资料的存放管理。3.定义“两票制”是指药品生产企业到流通企业开一次发票，流通企业到医疗机构开一次发票。本制度所涉及的存放资料包括药品生产企业提供的随货同行单（票）、发票、药品质量检验报告等，以及流通企业开具的发票、配送清单等。二、职责分工1.采购部门负责药品采购过程中“两票制”票据及相关资料的收集、初步审核，并及时移交至专门的存放管理部门。确保所采购药品的“两票”信息与采购合同一致，票据内容完整、真实、有效。2.财务部门负责对“两票制”票据进行财务审核，确保票据符合财务制度及税务规定。协助存放管理部门对票据进行分类整理，并在财务核算时确保相关票据作为合法有效的记账凭证。3.专门存放管理部门设立专门的档案存放区域，负责“两票制”票据及相关资料的统一存放、保管、查阅和销毁等工作。建立完善的存放管理制度，确保资料存放安全、有序，便于查询和追溯。4.质量控制部门负责对“两票制”票据中涉及的药品质量检验报告等资料进行审核，确保所采购药品质量符合相关标准。协助存放管理部门对质量相关资料进行分类存放，以便在需要时进行查阅和追溯。三、票据及资料收集1.随货同行单（票）药品生产企业应按照药品配送要求，提供加盖企业公章原印章的随货同行单（票），随货同行单（票）应包括药品通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、发货日期等内容，并与药品实物相符。采购部门在药品到货验收时，应仔细核对随货同行单（票）信息，确保准确无误后进行签收。2.药品生产企业发票药品生产企业开具的发票应为增值税专用发票，发票内容应清晰、准确，包括药品名称、规格、数量、金额、税率、税额等信息，且与随货同行单（票）和采购合同一致。发票应加盖企业发票专用章原印章，采购部门在收到发票后，应进行认真审核，确保发票的真实性和合法性。3.药品质量检验报告药品生产企业应提供每批次药品的质量检验报告，质量检验报告应由具备资质的药品检验机构出具，报告内容应涵盖药品的各项质量指标检验结果。采购部门在收集药品时，应同时收集质量检验报告，并移交至质量控制部门进行审核。质量控制部门审核通过后，将报告移交至专门存放管理部门进行存放。4.流通企业发票及配送清单流通企业开具的发票应为增值税专用发票，发票内容应符合税务规定，并与药品采购金额、品种、数量等一致。同时，流通企业应提供加盖企业公章原印章的配送清单，配送清单应详细记录药品的配送情况，包括药品名称、规格、数量、收货单位、发货日期、运输方式等信息。采购部门在收到流通企业发票及配送清单后，进行审核并移交至专门存放管理部门。四、存放要求1.存放地点设立专门的档案存放库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保存放环境安全可靠。库房应划分不同的区域，分别存放药品生产企业相关资料、流通企业相关资料以及不同时间段的票据资料等，便于分类管理和查找。2.存放方式采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存放。纸质档案应按照年份、月份、类别进行分类装订成册，每册应编制目录，注明所含票据及资料的名称、日期、页码等信息。电子档案应按照相同的分类方式进行存储，建立电子索引，便于快速查询。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.标识管理对存放的每册纸质档案和每个电子文件夹应进行清晰标识，注明年份、月份、药品类别、供应商名称等信息。在档案存放架上应设置明显的标识牌，标明不同区域存放的资料类别，以便于快速定位和查找。五、查阅管理1.查阅权限卫生院内部因工作需要查阅“两票制”票据及相关资料的人员，应经过相应的审批流程。采购部门、财务部门、质量控制部门等相关人员因业务工作需要查阅的，由部门负责人审批；其他人员因特殊原因需要查阅的，应经分管领导审批。2.查阅流程查阅人员应填写《“两票制”票据及资料查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经审批通过后，查阅人员方可到专门存放管理部门进行查阅。查阅过程中，存放管理人员应在场监督，确保查阅人员按照规定查阅，不得擅自涂改、抽取、复制或损坏资料。查阅结束后，查阅人员应在《查阅登记表》上签字确认查阅情况。3.查阅记录专门存放管理部门应建立《“两票制”票据及资料查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的、审批情况等信息。查阅记录应妥善保存，以备日后查询和追溯。六、保管期限1.药品生产企业资料药品生产企业提供的随货同行单（票）、发票、质量检验报告等资料，应自药品采购入库之日起至少保存5年。2.流通企业资料流通企业开具的发票、配送清单等资料，应自药品采购入库之日起至少保存3年。3.特殊情况处理对于涉及药品质量问题、纠纷或其他特殊情况的“两票制”票据及相关资料，应按照法律法规要求延长保管期限，直至问题处理完毕。七、销毁管理1.销毁条件超过保管期限的“两票制”票据及相关资料，经专门存放管理部门负责人审核，确认不再具有保存价值后，可进行销毁处理。2.销毁流程专门存放管理部门应制定《“两票制”票据及资料销毁申请表》，详细列出拟销毁资料的名称、年份、数量、销毁原因等信息。申请表经分管领导审批通过后，由专门存放管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁方式采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式进行销毁，确保资料无法恢复和再利用。对于电子档案，应进行彻底删除，并进行数据覆盖处理，防止数据泄露。八、监督检查1.定期检查卫生院应定期对“两票制”票据及相关资料的存放管理情况进行检查，检查内容包括存放环境、资料完整性、查阅登记、保管期限等方面。检查周期为每季度一次，由专门存放管理部门牵头，采购部门、财务部门、质量控制部门等相关人员参与。2.专项检查针对药品采购重点环节、重大药品质量问题或群众举报等情况，应及时开展专项检查，对“两票制”票据及相关资料进行全面审查，确保制度执行到位。3.问题整改对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确