煤职业卫生档案管理制度

PAGE煤职业卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生档案的建立、管理和使用，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各生产经营单位在职业卫生管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）职责分工1.安全管理部门负责职业卫生档案管理制度的制定、修订和监督实施；组织协调职业卫生档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作；定期对职业卫生档案进行审核和评估，提出改进意见和建议。2.各部门及生产经营单位负责本部门、本单位职业卫生档案资料的收集、整理和初步分类，并及时移交安全管理部门；配合安全管理部门做好职业卫生档案的管理工作，按照制度要求提供相关资料和信息。3.档案管理人员负责职业卫生档案的具体整理、归档、保管和查阅服务工作，确保档案资料的完整、准确和安全；严格遵守档案管理规定，保守档案机密，防止档案丢失、损坏和泄露。二、职业卫生档案的内容（一）建设项目职业卫生“三同时”档案1.建设项目立项文件包括项目可行性研究报告、环境影响评价报告及其批复文件等，明确项目建设的必要性、可行性以及对职业卫生的初步评估。2.职业卫生预评价报告委托具有相应资质的职业卫生技术服务机构编制的建设项目职业卫生预评价报告，对项目可能产生的职业病危害因素进行识别、分析和评价，提出预防和控制措施建议。3.职业卫生专篇在建设项目初步设计阶段，编制的职业卫生专篇，详细阐述项目的工艺流程、设备布局、职业病防护设施设计等内容，确保职业病防治措施与主体工程同时设计。4.职业卫生防护设施设计审查意见建设项目职业卫生防护设施设计经卫生行政部门审查后出具的审查意见，明确设计是否符合职业卫生要求，对不符合要求的提出整改意见。5.职业卫生防护设施施工资料包括施工图纸、施工记录、设备采购合同及清单等，记录职业卫生防护设施的施工过程和设备采购情况，确保设施建设符合设计要求。6.职业卫生防护设施竣工验收报告建设项目竣工后，由建设单位组织编制的职业卫生防护设施竣工验收报告，对设施的建设、运行效果进行验收评价，验收合格后方可投入生产或使用。（二）职业病危害因素检测与评价档案1.职业病危害因素定期检测报告委托具有相应资质的职业卫生技术服务机构按照国家规定的检测周期，对工作场所职业病危害因素进行检测，并出具的检测报告。报告内容包括检测项目、检测结果、评价结论等，明确工作场所职业病危害因素的种类、浓度或强度是否符合国家职业卫生标准。2.职业病危害现状评价报告定期委托职业卫生技术服务机构对公司职业病危害现状进行全面评价，分析公司职业病防治措施的落实情况、职业病危害因素的控制效果以及存在的问题，并提出改进建议。评价报告应作为公司职业卫生管理决策的重要依据。（三）职业健康监护档案1.员工职业健康检查表员工上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查表，记录员工的基本信息、职业史、既往史、体检项目及结果等内容，及时发现员工的职业健康问题。2.职业健康监护档案为每位员工建立的职业健康监护档案，包括员工职业健康检查表、职业病诊断证明书、复查意见书、健康体检结果汇总分析等资料，动态跟踪员工的职业健康状况。3.职业健康监护评价报告定期对公司职业健康监护工作进行总结和评价，分析职业健康监护工作中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善职业健康监护工作。（四）职业病诊断与鉴定档案1.职业病诊断申请书员工或其家属提出职业病诊断申请时填写的申请书，详细说明员工的职业史、接触职业病危害因素情况、临床表现等信息。2.职业病诊断证明书职业病诊断机构根据相关资料和检查结果出具的职业病诊断证明书，明确员工是否患有职业病及职业病的种类、程度等。3.职业病鉴定申请书员工或用人单位对职业病诊断结果有异议时，向职业病鉴定机构提出的鉴定申请，申请书应包括申请鉴定的理由、依据等内容。4.职业病鉴定资料职业病鉴定过程中提交的各类资料，如职业病诊断证明书、职业健康监护档案、职业病危害因素检测报告等，以及鉴定机构的鉴定意见和结论。（五）职业卫生管理档案1.职业卫生管理制度公司制定的各项职业卫生管理制度，包括职业卫生责任制、职业卫生培训制度、职业卫生检查制度、职业危害事故应急救援预案等，明确职业卫生管理的各项要求和措施。2.职业卫生管理机构及人员资料公司职业卫生管理机构的设置文件、人员配备情况及职责分工，确保职业卫生管理工作有专人负责。3.职业卫生培训记录员工职业卫生培训计划、培训教材、培训记录及考核成绩等资料，记录员工接受职业卫生培训的情况，提高员工的职业卫生意识和自我保护能力。4.职业卫生检查记录职业卫生日常检查、专项检查、季节性检查等记录，详细记录检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及整改情况，及时发现和消除职业卫生隐患。5.职业危害事故应急救援演练记录职业危害事故应急救援预案演练计划、演练方案、演练过程记录及总结评估报告等，检验应急救援预案的可行性和有效性，提高应对职业危害事故的能力。6.职业卫生费用台账记录公司用于职业卫生管理的各项费用支出情况，包括职业病防治设施建设、设备购置、检测评价、培训教育、应急救援等费用，确保职业卫生费用专款专用。三、职业卫生档案的建立（一）档案资料的收集1.各部门及生产经营单位应按照职责分工，负责收集本部门、本单位在职业卫生管理活动中形成的各类原始资料，确保资料的真实性和完整性。2.资料收集应及时、准确，不得遗漏重要信息。对于外来文件，如职业卫生技术服务机构出具的检测报告、评价报告等，应在收到后及时归档。（二）档案资料的整理1.安全管理部门负责对收集到的职业卫生档案资料进行统一整理，按照档案内容的分类要求，对资料进行分类、编号、编目。2.整理过程中，应剔除重复、无效的资料，对资料进行排序、装订，确保资料的整齐、规范。对于电子文档，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和使用。（三）档案资料的归档1.整理后的职业卫生档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备中，并设立档案台账，记录档案的名称、编号、归档时间、保管期限等信息。2.档案管理人员应定期对档案台账进行核对和更新，确保档案资料的存放位置准确无误。同时，应建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录。四、职业卫生档案的保管（一）保管场所职业卫生档案应存放在专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。档案保管场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案资料的安全。（二）保管期限1.建设项目职业卫生“三同时”档案、职业病危害因素检测与评价档案、职业病诊断与鉴定档案等应长期保存。2.职业健康监护档案应保存至员工离职后10年。3.职业卫生管理档案中的职业卫生管理制度、职业卫生管理机构及人员资料等应长期保存；职业卫生培训记录、职业卫生检查记录、职业危害事故应急救援演练记录等应保存3年；职业卫生费用台账应保存5年。（三）档案的维护1.档案管理人员应定期对职业卫生档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。同时，应及时更新档案管理软件，确保电子档案的正常使用。五、职业卫生档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅职业卫生档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司安全管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案资料的安全和保密。（二）查阅登记档案管理人员应建立职业卫生档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案资料，如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。（三）归还与注销查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在查阅登记记录上签字确认。档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，确保档案资料完整无损。对于因工作需要临时借阅的档案资料，借阅期限届满后，借阅人员应及时归还，档案管理人员应及时注销借阅登记记录。六、职业卫生档案的销毁（一）销毁条件职业卫生档案保管期满后，经安全管理部门审核，确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应按照相关法律法规的要求进行妥善处理，不得擅自销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《职业卫生档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附档案清单。2.安全管理部门对销毁申请进行审核，签署审核意见。审核通过后，报公司主管领导批准。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监