企业档案管理与信息保密规范（标准版）

企业档案管理与信息保密规范（标准版）第1章总则1.1适用范围本标准适用于企业档案管理与信息保密工作的全过程，包括档案的收集、整理、保管、调阅、使用、销毁等环节。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，本标准明确了企业档案管理与信息保密工作的法律依据与实施要求。本标准适用于各类企业，包括但不限于国有企业、民营企业、外资企业及事业单位。本标准旨在规范企业档案管理行为，防止信息泄露，保障企业商业秘密与国家机密的安全。本标准适用于企业内部档案管理人员及涉及档案管理的业务部门，包括但不限于档案室、信息中心、业务部门等。1.2管理原则企业档案管理应遵循“安全第一、规范有序、便捷高效、依法合规”的管理原则。档案管理应坚持“统一领导、分级负责、责任到人、全程管控”的管理机制。档案管理应以“分类管理、科学分类、便于检索”为原则，确保档案的完整性和可追溯性。档案管理应以“保密为本、安全为要”为指导思想，确保档案信息在使用过程中不被非法获取或泄露。档案管理应结合企业信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。1.3保密责任企业档案管理人员应承担档案信息的保密责任，确保档案信息在管理过程中不被非法获取或泄露。档案管理人员应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密规定，履行保密义务。企业应建立保密责任制度，明确各级人员在档案保密工作中的职责与义务。企业应定期开展保密教育培训，提高员工的保密意识与保密能力。企业应建立保密责任追究机制，对违反保密规定的行为进行严肃处理。1.4保密义务企业应确保档案信息的保密性，防止档案信息在存储、传输、使用过程中被非法获取或泄露。企业应建立档案信息分类分级管理制度，确保不同级别信息的保密等级与保护措施相匹配。企业应建立档案信息访问权限管理制度，确保只有授权人员才能访问特定档案信息。企业应定期对档案信息进行安全审查，及时发现并消除潜在的保密风险。企业应建立档案信息销毁机制，确保销毁的档案信息无法被恢复或重新利用。第2章档案管理规范2.1档案分类与编号档案分类应依据《档案分类法》（GB/T15014-1994）进行，按档案内容、载体形式、使用部门等维度进行科学分类，确保档案的系统性与可检索性。档案编号应遵循《档案管理术语》（GB/T18822-2002）规定，采用“档号”结构，通常包括档案门类、年度、序号等要素，确保编号唯一且便于检索。档案分类与编号需结合企业实际业务流程，如制造业企业可按“生产流程、产品类别、部门归属”进行分类，编号可采用“企字+年份+序号”格式。根据《企业档案管理规范》（GB/T13855-2017），档案分类应定期更新，确保分类体系与业务发展同步，避免信息滞后。档案编号应统一由档案管理部门负责，确保编号规范、无重复，同时记录编号变更历史，便于追溯与管理。2.2档案存储与保管档案存储应遵循《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）要求，档案库房应保持恒温恒湿，温湿度控制在14-24℃、40-60%RH之间，防止档案霉变或老化。档案存储应采用防磁、防潮、防尘的专用柜架，档案载体应定期除尘、检查，确保档案安全。档案保管期限分为定期保管、长期保管和永久保管三类，根据《档案法》（2021年修订）规定，企业档案应按“保管期限”分类存放，定期鉴定销毁。档案存储应建立“档案存储台账”，记录存放位置、责任人、保管期限、检查记录等信息，确保档案管理可追溯。档案存储环境应定期检测，如温湿度、空气质量等，确保符合《档案馆技术管理规范》（GB/T18823-2002）要求，避免档案损毁。2.3档案借阅与调阅档案借阅应遵循《档案法》（2021年修订）规定，借阅需填写《档案借阅登记表》，并注明借阅人、借阅事由、借阅期限等信息。借阅档案应由专人负责，借阅人需出示有效身份证明，借阅后应及时归还，不得私自复制或外传。档案调阅应按照《档案调阅管理规范》（GB/T18824-2002）执行，调阅前需经档案管理部门审批，调阅人应如实填写调阅登记表。档案调阅应严格控制访问权限，采用“权限分级”管理，确保敏感档案仅限授权人员调阅。档案调阅后应及时归档，确保调阅过程可追溯，避免档案丢失或信息泄露。2.4档案销毁与处置档案销毁应遵循《档案法》（2021年修订）规定，销毁前需进行鉴定评估，确保销毁内容符合国家保密要求。档案销毁应由档案管理部门统一组织，销毁方式包括物理销毁（如粉碎、焚烧）或电子销毁（如删除、格式化）。档案销毁应建立“销毁台账”，记录销毁时间、销毁方式、责任人、销毁单位等信息，确保销毁过程可追溯。档案处置应结合企业信息化建设，电子档案可采用“云存储”或“归档系统”进行管理，确保数据安全与可查性。档案销毁后应进行复原性检查，确保销毁过程合法合规，避免因销毁不当导致档案信息泄露或管理混乱。第3章信息保密管理规范3.1保密信息范围保密信息是指涉及企业核心利益、商业秘密、个人隐私、国家安全等敏感内容，包括但不限于客户资料、技术资料、财务数据、供应链信息、知识产权等。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），保密信息应界定为对组织运营、竞争优势、社会秩序或国家安全具有重要影响的信息。保密信息的范围需依据企业实际情况和行业特性进行界定，通常包括涉密项目、关键业务数据、敏感交易记录、内部决策文件等。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立保密信息清单，并定期更新。保密信息的分类应遵循“最小化原则”，即仅对必要人员和必要用途进行保护，避免信息过载或泄露风险。根据《数据安全管理办法》（国家网信办2021年发布），企业应根据信息敏感度和使用场景进行分级管理。保密信息的界定需结合法律法规和行业标准，如《中华人民共和国保守国家秘密法》《个人信息保护法》等，确保信息分类符合法律要求。保密信息的范围应通过制度文件明确，如《保密信息管理办法》，并纳入企业信息安全管理体系中，确保信息分类与管理流程一致。3.2保密信息处理流程保密信息的处理应遵循“谁产生、谁负责”原则，明确信息、流转、使用、销毁等全生命周期的管理责任。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019），信息处理应遵循分类分级管理，确保信息处理过程可控。保密信息的处理需通过审批流程，涉及敏感信息时，应经过信息主管或授权人员审批。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），保密信息的处理需符合国家保密法规，确保信息流转合规。保密信息的处理应采用加密、脱敏、访问控制等技术手段，防止信息泄露。根据《信息安全技术信息加密技术规范》（GB/T39786-2021），企业应根据信息敏感程度选择合适的加密算法，确保信息在传输和存储过程中的安全性。保密信息的处理应建立记录和审计机制，确保信息处理的可追溯性。根据《数据安全管理办法》（国家网信办2021年发布），企业应定期对信息处理流程进行审计，确保符合保密要求。保密信息的处理应遵循“最小权限原则”，即仅授权人员访问相关信息，确保信息处理过程中的安全可控。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立权限管理制度，确保信息访问的合法性与安全性。3.3保密信息传递与存储保密信息的传递应通过加密通信渠道进行，如加密邮件、专用传输通道等，确保信息在传输过程中的机密性。根据《信息安全技术通信加密技术规范》（GB/T39787-2021），企业应采用国密算法（如SM4）进行信息加密，确保信息传输安全。保密信息的存储应采用安全存储技术，如加密存储、访问控制、多因素认证等，确保信息在存储过程中的安全性。根据《信息安全技术信息安全技术规范》（GB/T22239-2019），企业应建立安全存储体系，防止信息被非法访问或篡改。保密信息的存储应遵循“物理不可否认”原则，确保信息存储过程的不可篡改性。根据《信息安全技术信息存储安全规范》（GB/T39788-2018），企业应采用数字签名、区块链等技术确保信息存储的完整性与可追溯性。保密信息的存储应建立严格的访问控制机制，确保只有授权人员可访问相关信息。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保信息访问的权限可控。保密信息的存储应定期进行安全评估，确保存储系统符合国家信息安全标准。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应定期进行安全检查和漏洞修复，确保信息存储的安全性。3.4保密信息访问权限保密信息的访问权限应根据岗位职责和信息敏感度进行分级管理，确保不同岗位人员仅能访问与其职责相关的保密信息。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立权限分级制度，确保信息访问的合规性。保密信息的访问权限应通过权限管理系统进行控制，如基于角色的访问控制（RBAC）或基于属性的访问控制（ABAC），确保信息访问的合法性与安全性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应采用权限管理技术，确保信息访问的可控性。保密信息的访问权限应定期审查和更新，确保权限配置与实际业务需求一致。根据《数据安全管理办法》（国家网信办2021年发布），企业应建立权限管理机制，定期进行权限审计，确保权限配置的合规性。保密信息的访问权限应记录在案，确保信息访问的可追溯性。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019），企业应建立访问日志，确保信息访问过程的可追溯性。保密信息的访问权限应通过培训和制度约束，确保员工严格遵守保密规定。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应定期开展保密培训，确保员工了解保密信息的管理要求，提升信息安全管理能力。第4章保密培训与教育4.1培训内容与频率保密培训内容应涵盖法律法规、信息安全、数据保护、岗位职责、保密风险识别及应对措施等核心领域，确保员工全面了解保密工作的基本要求。根据《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》要求，培训频率应至少每季度一次，重要岗位或涉及敏感信息的人员应增加培训频次，如每半年一次。培训内容需结合企业实际业务，针对不同岗位制定差异化培训计划，如档案管理人员需重点培训档案分类、调阅及保密流程，涉密人员需强化密码管理与信息分类意识。培训应采用“理论+案例+实操”相结合的方式，通过案例分析增强员工保密意识，提升应对实际工作场景的能力。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应建立培训考核机制，确保培训效果可量化，如通过笔试、实操考核或保密意识测评等方式评估培训成效。4.2培训方式与组织培训方式应多样化，包括集中授课、在线学习、现场演练、情景模拟、专家讲座等，以适应不同员工的学习习惯与需求。企业应设立专门的保密培训管理部门，由信息主管或合规负责人牵头，统筹培训计划的制定与实施。培训应纳入员工入职培训体系，新员工上岗前必须完成基础保密培训，且每年需接受至少一次系统性培训。培训可结合企业内部资源，如邀请外部专家、内部保密骨干进行授课，或利用企业内部档案管理系统的培训平台进行线上学习。培训需记录培训过程，包括培训时间、地点、参与人员、培训内容及考核结果，形成培训档案，作为员工绩效评估和岗位调整的参考依据。4.3培训考核与效果评估培训考核应覆盖理论知识与实际操作，考核内容应结合《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》及国家相关法律法规要求。考核方式可采用笔试、口试、实操测评、保密意识问卷等多种形式，确保考核全面性与公平性。培训效果评估应通过定期反馈、员工满意度调查、保密事件发生率等指标进行，评估结果应作为培训改进与后续培训计划制定的重要依据。根据《信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007），企业应建立培训效果评估机制，定期分析培训数据，优化培训内容与方式。培训考核结果应纳入员工年度绩效考核体系，未通过考核的员工需进行补训或调整岗位，确保培训效果落到实处。第5章保密检查与监督5.1检查内容与方法保密检查应依据《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》及相关法律法规，涵盖档案实体安全、电子档案存储、信息访问权限、保密制度执行、保密风险防控等方面。检查方法包括定期自查、专项审计、第三方评估、信息系统日志分析、档案室巡查等，确保覆盖档案全生命周期管理。检查内容应结合档案分类、保管条件、防潮防尘、防火防盗等物理安全措施，以及电子档案的加密、权限控制、备份与恢复机制。保密检查需采用标准化检查清单，结合信息化系统数据进行比对分析，确保检查结果客观、可追溯。检查结果应形成书面报告，明确问题类型、发生频率、影响范围及改进建议，并作为后续整改依据。5.2检查频率与责任部门保密检查应按季度进行，重大保密事件或涉及敏感信息的档案应实行专项检查，确保及时发现和整改风险。检查由档案管理部门牵头，相关部门配合，如信息管理部门、技术部门、安全管理部门等共同参与。检查结果需在检查完成后3个工作日内反馈至责任部门，并在10个工作日内完成整改闭环管理。对于涉及核心机密的档案，检查频率应提高至每月一次，由保密委员会牵头组织专项检查。检查记录应存档备查，确保检查过程可追溯、结果可验证。5.3检查结果处理与改进检查发现的问题应分类处理，包括一般性问题、重大隐患、违规行为等，确保问题整改到位。对于存在保密风险的档案，应立即采取封存、转移、销毁等措施，防止信息泄露。检查结果需纳入年度保密工作考核，作为部门和个人绩效评价的重要依据。针对检查中发现的管理漏洞，应制定整改计划，明确责任人、整改时限及验收标准。检查后应组织专题会议，分析问题根源，完善制度流程，提升整体保密管理水平。第6章保密违规处理与责任追究6.1违规行为分类与处理根据《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》规定，保密违规行为主要分为泄密、窃取、篡改、伪造、泄露等五类。此类行为通常涉及信息的非法获取、传播或使用，可能造成企业核心数据或商业秘密的泄露。依据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），保密违规行为可进一步细分为内部泄露、外部泄露、数据滥用等类型，其中内部泄露占比约60%，外部泄露占比约30%，数据滥用占比约10%。企业应建立分级分类的违规行为识别机制，结合《保密法》及《企业档案管理规范》中的相关条款，对不同级别的违规行为采取差异化的处理措施，如警告、罚款、停职、降职、解除劳动合同等。对于情节严重、造成重大损失的违规行为，应依据《劳动合同法》及《企业内部纪律处分规定》进行严肃处理，必要时可移送司法机关追究刑事责任。保密违规处理需遵循“事前预防、事中控制、事后追责”的原则，结合企业档案管理流程中的关键节点，如档案调阅、归档、销毁等环节，设置相应的保密检查与审计机制。6.2违规责任认定与追究根据《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》及《保密法》规定，保密违规责任主体包括直接责任人、间接责任人及管理责任人，责任认定需结合违规行为的性质、后果、主观故意等因素综合判断。《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）中提到，责任认定应遵循“谁主管、谁负责”的原则，明确各层级管理人员的保密职责，确保责任到人、追责到位。企业应建立保密责任追究机制，包括责任认定、处理、考核、追责等环节，确保责任追究的程序合法、依据充分、处理公正。对于多次违规、情节恶劣或造成重大损失的人员，应依据《企业内部纪律处分规定》进行纪律处分，情节严重者可依法移送司法机关处理。保密违规责任追究应与企业内部绩效考核、岗位调整、薪酬调整等挂钩，形成“惩戒—教育—整改—问责”的闭环管理机制。6.3保密违规处理流程企业应建立保密违规处理流程，涵盖违规行为发现、报告、调查、认定、处理、复核、监督等环节，确保流程的规范性与可操作性。根据《企业档案管理与信息保密规范（标准版）》要求，违规行为发现后，应由档案管理人员或保密责任人第一时间上报，确保信息及时传递与处理。调查阶段应由独立的保密委员会或审计部门牵头，依据《保密法》及《企业内部审计规范》进行调查，确保调查过程客观、公正、透明。处理决定应依据《企业内部纪律处分规定》及《保密法》相关规定，明确处理措施、期限及申诉机制，确保处理决定合法、公正、有据。处理结果应书面通知当事人及相关部门，并纳入员工档案及绩效考核，形成“有责可追、有错必究”的管理机制。第7章附则7.1适用范围与解释权本标准适用于企业档案管理活动中涉及的档案收集、整理、保管、调阅、销毁等全过程，适用于各类组织机构及主体在信息保密方面的管理要求。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，本标准明确了档案管理的法律依据与技术规范，确保档案信息在合法合规的前提下进行管理。本标准的解释权归国家档案行政管理部门所有，任何单位或个人在执行本标准过程中如有疑问，应向相关主管部门咨询并遵循其指导。本标准的适用范围涵盖企业内部档案管理及外部合作单位档案信息的保密管理，确保档案信息在存储、传输、使用等环节中不被非法获取或泄露。本标准的修订与废止应遵循《标准化法》相关规定，由国家标准化管理委员会发布并实施，确保标准的时效性和适用性。7.2修订与废止本标准的修订应由相关主管部门组织专家评审，并经法定程序批准后实施，确保修订内容符合国家政策与技术发展趋势。本标准的废止需符合《标准化工作指南》中关于标准生命周期管理的要求，确保废止过程合法、有序，避免因标准失效导致管理混乱。本标准的修订与废止应记录在案，并作为企业档案管理的重要参考依据，确保档案管理工作的持续改进与规范运作。本标准的修订应结合企业实际管理需求，参考行业最佳实践与研究成果，确保内容科学、实用、可操作。本标准的实施与更新应定期评估，根据行业发展、技术进步及管理要求进行动态调整，确保其始终符合企业档案管理的实际需求。第8章附件8.1档案管理流程图档案管理流程图是企业实现档案规范化管理的重要工具，其内容包括档案的接收、分类、存储、调阅、归档、销毁等关