行政管理流程与表单模板

通用行政管理流程与表单模板一、办公用品申领管理适用场景适用于公司日常办公所需物品（如文具、耗材、办公设备配件等）的申领、发放与管理，保证办公资源合理配置，避免浪费。操作流程指引需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品申领表》，注明申领物品名称、规格、数量及用途。部门审核：部门负责人对申领需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。行政采购：行政部汇总各部门申领需求，核对库存情况，对库存不足或需新采购的物品进行统一采购（紧急物品可优先处理）。领用登记：物品采购入库后，行政部通知申领人领用，申领人核对物品无误后在《办公用品领用登记表》签字确认。台账更新：行政部及时更新办公用品库存台账，保证账实相符，每月末进行库存盘点。模板表格：办公用品申领表申领日期申请人所属部门联系方式*某某行政部1235678序号物品名称规格型号单位1A4打印纸80g包2签字笔0.5mm黑色支审批栏部门负责人签字：______________日期：______行政专员签字：______________日期：______使用说明与注意事项申领人需提前1-2个工作日提交申请，紧急物品需注明“紧急”，由行政部优先协调。办公用品按需申领，禁止超量或与工作无关的申领，行政部有权对不合理需求驳回。库存充足时，直接从库存发放；需采购的物品，采购周期一般为3-5个工作日（特殊情况除外）。领用后物品需妥善保管，故意损坏或遗失需按公司规定赔偿。二、会议室使用申请适用场景适用于公司内部会议、客户洽谈、培训等活动所需的会议室预订，保证会议室资源合理分配，避免使用冲突。操作流程指引查询availability：申请人提前通过内部系统或行政部查询目标会议室的使用情况。提交申请：填写《会议室使用申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人数及所需设备（如投影仪、麦克风等）。部门审核：部门负责人对会议必要性进行审核，签字确认后提交行政部。行政协调：行政部核对会议室使用情况，确认无冲突后备案；若冲突，与申请人协商调整时间或更换会议室。使用与登记：会议前30分钟，申请人到行政部领取会议室钥匙或扫码开门；使用后清理会场，关闭设备，在《会议室使用登记表》中记录使用情况。模板表格：会议室使用申请表申请日期申请人所属部门联系方式*某某市场部9012会议信息会议名称部门季度工作总结会会议时间2023年10月20日14:00-16:00参会人数12人所需设备投影仪、麦克风、白板、矿泉水审批栏部门负责人签字：______________日期：______行政部签字：______________日期：______使用说明与注意事项会议室需提前至少1个工作日申请，大型会议（20人以上）需提前3个工作日申请。使用期间保持会场安静，禁止吸烟，禁止携带易燃易爆物品；设备使用前确认功能正常，使用后及时关闭。如需延长使用时间，需提前2小时向行政部申请，若临时取消会议，需提前4小时告知行政部以便释放资源。会后清理桌面，带走个人物品，保证会议室整洁；如有设备损坏或遗失，需照价赔偿。三、固定资产申领与管理适用场景适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）的新增、调拨、报废等管理，保证资产安全与高效使用。操作流程指引需求评估：部门因工作需要新增或调拨固定资产时，填写《固定资产申领/调拨表》，说明用途及必要性。部门审核：部门负责人审核需求，签字后提交行政部。行政复核：行政部对资产需求进行复核，确认是否符合配置标准，提交至财务部及分管领导审批。采购/调拨：审批通过后，行政部负责采购（新增）或协调内部调拨；采购资产需办理验收入库手续，填写《固定资产验收单》。领用与登记：资产到货后，申请人领取并签字确认，行政部在《固定资产台账》中登记资产编号、领用部门、领用人等信息。定期盘点：行政部每半年组织一次固定资产盘点，保证账实一致，盘盈、盘亏需查明原因并报领导审批。模板表格：固定资产申领表申请日期申请人所属部门联系方式*某某技术部1393456资产信息资产名称联想ThinkPad笔记本规格型号T14AMD锐龙版申领数量1台用途说明新员工入职开发使用审批栏部门负责人签字：______________日期：______行政部签字：______________日期：______分管领导签字：______________日期：______使用说明与注意事项固定资产需按公司配置标准申领，禁止超标准或非工作需要申领；资产编号需与实物对应，不得涂改或拆卸。员工离职或部门调拨时，需将固定资产交还行政部，办理交接手续，未办理交接者不得办理离职或调岗。资产使用过程中如需维修，由行政部统一联系售后，人为损坏维修费用由责任人承担。报废资产需填写《固定资产报废申请表》，经技术部鉴定、行政部审核、领导审批后，由行政部统一处理，严禁私自处置。四、员工差旅申请适用场景适用于员工因公出差（如客户拜访、项目考察、参加会议等）的交通、住宿、补贴等管理，规范差旅流程，控制成本。操作流程指引出差计划：员工填写《员工差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排及预算明细（交通、住宿、补贴等）。部门审核：部门负责人审核出差必要性及预算合理性，签字后提交行政部备案。行程确认：出差前，员工需确认交通及住宿安排，提前预订车票/机票（需选择经济舱或公共交通），住宿标准按公司规定执行。出差执行：出差期间遵守公司纪律，不得擅自延长出差时间或变更出差地点；如需变更，需提前向部门负责人及行政部报备。费用报销：出差返回后5个工作日内，员工整理差旅发票（需与申请行程一致），填写《差旅费用报销单》，附审批通过的《员工差旅申请表》，提交财务部审核报销。模板表格：员工差旅申请表申请日期申请人所属部门联系方式*某某销售部1377890出差信息出差事由与XX客户洽谈合作项目出差时间2023年11月1日-11月3日（共3天）出差地点上海市交通方式高铁二等座住宿标准400元/晚（含早餐）预算明细交通费约800元（往返）住宿费审批栏部门负责人签字：______________日期：______行政部签字：______________日期：______财务部签字：______________日期：______使用说明与注意事项差旅申请需提前3个工作日提交，紧急出差可先口头报备，事后2个工作日内补交申请。交通优先选择公共交通，特殊情况需乘坐飞机/高铁一等座需提前申请并经分管领导审批。住宿需选择正规酒店，超标部分由个人承担；出差补贴按实际出差天数计算，无需住宿的不发放住宿补贴。发票需真实、合法，抬头为公司全称，项目需填写“差旅费”，发票日期需与出差时间一致，否则不予报销。五、公司文件归档管理适用场景适用于公司各类行政文件（如制度、合同、会议纪要、通知公告等）的分类、整理、归档与检索，保证文件完整、安全、可追溯。操作流程指引文件分类：行政部根据文件性质（如行政类、人事类、财务类、合同类）进行分类，并制定统一的分类编码规则。整理核对：文件形成后，由经办人整理核对，保证内容完整、字迹清晰、手续齐全（如签字、盖章）。填写归档清单：经办人填写《文件归档清单》，注明文件名称、文号、形成部门、日期、密级、页数及经手人信息。移交归档：经办人将文件及归档清单提交至行政部，行政部核对无误后办理移交手续，在《文件归档登记表》中记录。保管与检索：行政部将文件存入档案柜或档案系统，按分类编码有序存放；员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人及行政部审批后借阅，借阅期限不超过3个工作日。模板表格：文件归档清单归档日期归档部门归档人联系方式行政部*某某1362345序号文件名称文号形成日期1公司考勤管理制度行政〔2023〕5号2023-09-012第三季度部门会议纪要会议纪202309152023-09-15移交栏行政部接收人签字：______________日期：______档案柜编号：A-01-02使用说明与注意事项文件需在形成后10个工作日内完成归档，涉密文件需单独存放，借