村卫生所中医药采购制度

PAGE村卫生所中医药采购制度一、总则1.目的为加强村卫生所中医药采购管理，规范采购行为，确保所采购的中医药材及相关产品质量合格、价格合理、供应及时，满足村民中医药服务需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本村卫生所所有中医药材、中药饮片、中成药、中医药诊疗设备及相关耗材的采购活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、医疗卫生行业标准以及药品采购相关规定。质量优先原则：优先采购质量可靠、疗效确切、安全性高的中医药产品。公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等参与机会，不得有歧视行为。效益合理原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理1.采购计划制定村卫生所应根据日常诊疗服务需求、中医药业务发展规划以及库存状况，定期制定中医药采购计划。采购计划应明确采购品种、规格、数量、预计采购时间等内容。采购计划的制定需综合考虑季节特点、疾病谱变化以及村民的中医药需求趋势，确保采购的中医药产品能够满足临床实际需要。2.预算编制依据采购计划，结合市场价格信息，编制中医药采购预算。采购预算应涵盖所有采购项目的预计费用，确保资金安排合理。在预算编制过程中，要充分考虑价格波动因素，预留一定的弹性空间，以应对市场变化。同时，要严格控制不合理的采购支出，提高资金使用效率。3.计划与预算调整如遇特殊情况，如突发公共卫生事件、疾病流行趋势改变等，导致原采购计划和预算需要调整的，应及时进行评估和调整。调整后的采购计划和预算需经村卫生所负责人审核批准，并报上级主管部门备案。三、供应商管理1.供应商选择标准具有合法的经营资质，包括药品生产许可证、药品经营许可证等相关证照，并年检合格。具备良好的商业信誉，无不良记录，在质量、价格、售后服务等方面有良好口碑。所供应的中医药产品质量符合国家相关标准和规定，能够提供产品质量合格证明文件。具备较强的供应能力，能够保证及时、稳定的供货，满足村卫生所的采购需求。能够提供合理的价格，在保证质量的前提下，价格具有市场竞争力。2.供应商筛选与评估建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业基本情况、产品目录、价格体系、售后服务承诺等。定期对供应商进行筛选和评估，评估内容包括产品质量、供应能力、价格水平、售后服务等方面。可通过实地考察、查阅资料、客户反馈等方式进行评估。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作与沟通与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、售后服务等内容。定期与供应商进行沟通，了解产品供应情况、质量状况以及市场动态等信息。对于供应商提出的问题和建议，及时进行反馈和处理，保持良好的合作关系。四、采购流程1.采购申请村卫生所各科室根据实际工作需要，填写中医药采购申请表，详细注明采购品种、规格、数量、用途等信息。采购申请表经科室负责人签字确认后，提交至村卫生所药房负责人。2.审核与批准药房负责人对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性、库存情况以及预算安排等。审核通过后，将采购申请表提交至村卫生所负责人审批。村卫生所负责人根据实际情况进行审批，批准后方可进入采购环节。3.采购实施根据批准的采购申请，采购人员按照既定的供应商选择标准，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。采购人员与供应商签订采购合同或采购订单，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。在采购过程中，采购人员要严格按照合同约定进行操作，及时跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。4.验收与入库中医药产品到货后，村卫生所应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、包装等是否符合合同要求。验收合格的产品，由仓库管理人员办理入库手续，填写入库单，注明产品名称、规格、数量、入库日期等信息。验收不合格的产品，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续，并做好记录。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购产品的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款符合法律法规和本制度要求。审核通过后，由村卫生所负责人或授权代表签字盖章，并加盖村卫生所公章。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按时、按质、按量供应产品，村卫生所应按时支付货款。在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应及时沟通协商解决。协商不成的，可通过法律途径解决。3.合同变更与终止如因市场变化、政策调整等原因需要变更采购合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。采购合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，双方应按照合同约定办理相关手续，并做好结算和清理工作。六、采购价格管理1.价格调研定期开展中医药市场价格调研，了解各类中医药产品的价格动态和市场行情。调研方式可包括收集市场报价、参加药品采购交易会、与供应商沟通等。分析价格调研数据，掌握不同品牌、规格、产地的中医药产品价格差异，为采购决策提供参考依据。2.价格谈判在采购过程中，对于金额较大或价格波动较大的中医药产品，应与供应商进行价格谈判。谈判过程中，要充分了解供应商的成本构成、利润空间等信息，争取合理的采购价格。价格谈判应遵循公平公正、互利共赢的原则，通过协商达成双方都能接受的价格条款。3.价格监督与控制建立采购价格监督机制，定期对采购价格进行审核和评估。如发现采购价格过高或不合理，应及时与供应商沟通协商，调整价格。加强对采购人员的培训和管理，提高其价格谈判能力和成本控制意识，确保采购价格合理、经济。七、采购验收管理1.验收人员与职责村卫生所应成立采购验收小组，成员包括药房负责人、仓库管理人员、临床医生等相关人员。验收小组负责对采购的中医药产品进行验收工作，确保所采购产品符合质量要求和合同约定。2.验收标准与方法依据国家药品标准、中医药行业标准以及采购合同约定，制定详细的验收标准。验收标准应涵盖产品的外观、性状、规格、数量、质量检验报告等方面。验收方法可采用感官检查、抽样检验、核对质量证明文件等方式。对于中药饮片，要重点检查其炮制方法、色泽、气味、含水量等是否符合标准。3.验收记录与处理验收过程中，验收人员应做好验收记录，详细记录验收时间、产品名称规格、数量、质量状况、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。如验收不合格，验收小组应及时出具验收报告，明确不合格原因，并将验收报告提交至村卫生所负责人。村卫生所负责人应根据验收报告，及时与供应商联系，办理退货、换货或索赔等手续。八、采购付款管理1.付款流程采购的中医药产品验收合格并入库后，由仓库管理人员根据入库单填写付款申请单，注明采购产品名称、规格数量、金额、供应商名称等信息。付款申请单经药房负责人审核、村卫生所负责人审批后，提交至财务部门。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式可包括支票、转账、汇款等。2.付款审核财务部门在办理付款手续前，应对付款申请进行严格审核。审核内容包括采购合同约定、验收情况、发票真实性等。如发现付款申请存在问题，如合同未履行完毕、验收不合格、发票不符合要求等，应及时与相关部门沟通核实，待问题解决后再办理付款手续。3.付款记录与档案管理财务部门应做好付款记录，详细记录每笔采购的付款时间、金额、付款方式、供应商名称等信息。付款记录应定期进行整理和归档，以备查询。采购付款相关的合同、发票、验收报告等资料应作为财务档案妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购计划、采购申请、采购合同、采购订单、验收报告、付款记录、供应商资料等与采购活动相关的所有文件和资料。采购档案应确保内容完整、真实、准确，能够反映采购活动的全过程。2.档案整理与归档采购活动结束后，采购人员应及时将相关文件和资料进行整理，按照类别和时间顺序进行归档。档案整理应规范有序，便于查阅和管理。同时，应建立档案索引，方便快速查找所需资料。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。档案保管期限应符合国家有关规定，一般为[X]年。如因工作需要查阅采购档案，应履行相应的审批手续。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并做好查阅记录。十、监督与考核1.内部监督村卫生所应建立内部监督机制，定期对中医药采购活动进行检查和监督。监督内容包括采购流程执行情况、合同履行情况、产品质量验收情况、采购价格合理性等。设立举报信箱和举报电话，鼓励全体员工对采购活动中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。2.考核评价制定采购工作考核评价指标体系，对采购人员的工作业绩、工作质量、廉洁自律等方面进行考核评价。考核评价结果与采购人员的绩效奖金、晋升等挂钩，