档案目录格式规范

档案目录格式规范一、前言档案目录作为档案管理与利用的关键工具，其规范性直接影响档案检索的效率与准确性，亦是档案信息化建设的重要基础。为确保档案资源的系统性、可识别性与可追溯性，促进信息共享与业务协同，特制定本规范。本规范旨在为各类档案目录的编制提供统一指导，适用于机关、企事业单位及各类组织的档案管理工作。二、基本原则（一）客观性原则目录信息应忠实反映档案的实际情况，内容准确无误，避免主观臆断或模糊表述。档案的题名、责任者、日期等核心要素需与档案原件保持一致。（二）系统性原则目录编制应遵循档案形成的自然规律与内在联系，保持档案之间的有机衔接。不同层级、不同类型的档案目录应形成统一体系，便于整体管理与宏观查阅。（三）规范性原则目录的项目设置、著录规则、编排顺序及格式表达等应符合本规范要求，力求统一、标准，确保目录的严肃性与权威性。（四）易用性原则目录应简洁明了，易于理解和使用。检索标识应清晰醒目，著录文字应规范易懂，便于各类用户快速定位所需档案信息。（五）扩展性原则在满足当前档案管理需求的基础上，目录格式应具备一定的灵活性与扩展性，以适应未来档案管理模式的发展和新技术应用的要求。三、目录基本结构与内容规范档案目录通常包含案卷级目录与文件级目录两个主要层级。根据管理需求，可酌情增设全宗目录、分类目录等。（一）案卷级目录案卷级目录用以揭示一组具有有机联系的文件集合（即案卷）的基本信息。其核心著录项目包括：1.案卷号：赋予案卷的唯一顺序编号，应反映案卷在全宗内或分类体系中的位置。编号规则应统一，便于排序与查找。2.案卷题名：对卷内文件内容的准确概括与精炼表述。应包含制发单位、问题、文种等核心要素，如“XX公司关于2023年度人事调动的通知与批复”。3.责任者：案卷内文件的形成单位或个人。若为多个责任者，可选择主要责任者，并注明“等”。4.起止日期：案卷内文件形成的最早日期与最晚日期。日期表述应采用规范的年月日格式。5.保管期限：根据档案价值划定的保管期限，如永久、定期（长期、短期）等，需与档案保管期限表一致。6.卷内文件数量：卷内包含的文件总份数，以“件”或“页”为单位，需注明单位。7.备注：用以记录案卷需要说明的特殊情况，如缺损、复制件、密级等。若无需说明，此项可空置或标注“无”。（二）文件级目录文件级目录是对案卷内每份文件的详细著录，是精准检索的基础。其核心著录项目包括：1.顺序号/件号：文件在所属案卷内的排列顺序号，通常从“1”开始依次编排。2.文件题名/标题：文件的正式名称，应完整、准确。若无标题或标题不规范，应根据文件内容拟写或补充，并在备注中说明。3.责任者：文件的形成单位或个人，著录要求同案卷级目录。4.文号/编号：文件制发机关赋予的发文编号，如“X办发〔2023〕X号”。若无文号，此项可空置。5.日期：文件的成文日期或收文日期，以文件标注日期为准，采用规范的年月日格式。6.所在页码：文件在案卷中的起始页码和终止页码，便于快速定位。7.备注：记录文件的特殊状态，如附件数量、是否为原件、修改情况等。四、目录编排与格式要求（一）整体编排1.层级关系：案卷级目录与文件级目录应明确对应，文件级目录通常紧随其所属案卷级目录之后，或通过索引方式关联。2.排序规则：目录应按照一定逻辑顺序排列，如年度、组织机构、问题、文号、时间等，排序依据需在目录说明中注明。（二）项目格式1.项目名称：应采用规范、统一的名称，如“案卷号”、“文件题名”等，避免使用俗称或简称。2.信息表达：*文字：应使用规范汉字，避免错别字、异体字（除特定历史文献外）。*数字：日期、数量、编号等数字的表达应统一，日期采用“YYYY年MM月DD日”格式（如“2023年05月10日”），数量使用阿拉伯数字。*标点符号：应准确、规范使用标点符号，保持一致性。3.表格形式：目录推荐采用表格形式编制，清晰列示各著录项目。表格应设置合理的列宽，确保内容完整显示。表头应明确各列对应的项目名称。4.字体与字号：为保证可读性，目录编制应选用清晰易辨的字体（如宋体、仿宋）和适当字号，正文与标题字号应有区分。一般而言，标题字号略大于正文。5.行距与间距：行间距、段间距应设置合理，避免过密或过疏，以视觉舒适为宜。（三）目录封面与备考表（可选）1.目录封面：若为装订成册的纸质目录，封面应包含目录名称（如“XX单位XX年度文书档案案卷目录”）、编制单位、编制日期等信息。2.备考表：置于目录末尾，用于说明目录编制、修改、补充等情况，包括编制人、审核人、编制日期及其他需要说明的事项。五、编制与管理建议1.统一性：同一单位或系统内，档案目录的格式规范应保持一致，确保信息交流无障碍。2.准确性：著录过程中应认真核对档案原件，确保目录信息与档案内容相符。3.完整性：目录项目应尽可能完整，避免关键信息缺失，以满足不同利用需求。4.规范化工具：鼓励使用专业的档案管理软件或办公自动化工具进行目录编制，以提高效率并确保格式统一。对于电子目录，应注意数据格式的标准化与兼容性。5.动态更新：档案目录应根据档案的增减、变动情况及时更新，保持其时效性与准确性。6.备份与保管：电子目录应定期备份，防止数据丢失；纸质目录应妥善保管，防止污损、霉变。六、结语