办公用品申请及领用管理制度

办公用品申请及领用管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司办公用品的采购、保管、领用及核算流程，加强成本控制，提高办公效率，确保各项办公活动有序开展，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工的办公用品管理活动。凡公司内部涉及办公用品的申请、审批、采购、入库、领用、分发、盘点及报废等环节，均须遵守本制度规定。第三条定义本制度所称办公用品，是指为满足日常办公需要而购置的各类消耗品、低值易耗品及办公设备配件等，具体范围包括但不限于书写工具、纸张、文件夹、办公文具、电脑耗材、清洁用品等。第四条管理原则办公用品管理遵循"统一采购、按需申领、严控成本、高效便捷、杜绝浪费"的原则，旨在实现资源合理配置，降低行政运营成本，提升整体管理水平。第二章管理职责第五条行政部职责行政部作为办公用品的归口管理部门，主要职责包括：1.制定和完善办公用品管理制度及相关流程；2.统筹办公用品的采购计划、供应商选择与评估；3.负责办公用品的集中采购、质量验收、登记入库及库存管理；4.监督各部门办公用品的领用、使用情况，定期进行盘点与核算；5.推广节能环保型办公用品，倡导节约使用。第六条各部门职责各部门作为办公用品的使用单位，应履行以下职责：1.指定专人（可由部门内勤或负责人兼任）负责本部门办公用品的需求统计、申请提报及领用分发工作；2.教育本部门员工树立节约意识，合理使用办公用品，杜绝浪费和私用现象；3.配合行政部进行办公用品的盘点与核查工作。第七条财务部职责财务部负责办公用品采购资金的审核与支付，监督采购费用的合规性，并协助行政部进行成本核算与分析。第三章办公用品的申请与审批第八条常规申请各部门应于每月固定日期前（具体日期由行政部另行通知），根据实际工作需要，由部门指定人员填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至行政部。行政部汇总各部门需求，结合库存情况，编制月度采购计划。第九条临时申请因临时或紧急工作需要，超出月度常规申请范围的办公用品，可进行临时申请。申请人须填写《办公用品临时申请表》，详细注明物品名称、规格、数量及紧急程度，经部门负责人签字后，报行政部审批。行政部根据实际情况，统筹安排采购或从库存中调剂。第十条审批权限1.各部门月度常规领用申请，由部门负责人审批，行政部负责人复核。2.单项或单次金额较大的临时采购申请，须报请公司分管领导审批。3.行政部应建立清晰的审批流程指引，确保申请与审批环节规范有序。第四章办公用品的采购与入库第十一条采购原则办公用品采购应遵循"质优价廉、经济适用、货比三家"的原则，优先选择性价比高、信誉良好的供应商。对于长期合作的供应商，可考虑签订框架协议，以获取更优采购条件。第十二条采购实施行政部根据审批通过的采购计划或临时申请，安排专人负责采购。大额或批量采购可采用询价、比价等方式，确保采购过程公开透明。采购人员须严格遵守公司财务制度及采购纪律。第十三条验收与入库办公用品到货后，行政部库管人员（或指定专人）应对照采购订单及实物，核对物品名称、规格、数量、质量及外包装情况，确认无误后，在送货单上签字验收。验收合格的物品，应及时登记《办公用品库存台账》，办理入库手续，明确存放位置，确保账物相符。对不合格或不符合要求的物品，应拒绝接收并及时与供应商联系退换货。第五章办公用品的领用与分发第十四条领用方式办公用品领用采取"定时定点、按需领用"的方式。行政部可设定每周固定的领用时间窗口，各部门指定人员凭经审批的《办公用品领用申请表》到库房领取。第十五条领用规范1.领用人应核对领用物品的名称、规格、数量，确认无误后在《办公用品领用登记册》上签字。2.个人常用办公用品（如笔、笔记本等）实行以旧换新制度，鼓励节约使用。3.部门共用或大件办公用品，领用时需注明用途，由部门负责人统筹分配。4.严禁领用与工作无关的办公用品，禁止多领、冒领。第十六条分发管理对于一些通用型、消耗量大的办公用品，行政部可根据实际情况，定期向各部门分发一定基数的备用量，由部门指定人员负责保管和二次分发，并做好部门内部领用登记。第六章办公用品的库存管理第十七条台账管理行政部应建立健全办公用品库存台账，详细记录物品的入库、出库、结存等信息，做到日清月结，确保账实相符。台账应包含物品名称、规格型号、单位、单价、数量、供应商、入库日期、领用部门及领用人等关键信息。第十八条库存盘点行政部每月应对办公用品进行一次常规盘点，每季度进行一次全面盘点。盘点时需认真核对实物与台账记录，对盘盈、盘亏情况要查明原因，及时处理，并将盘点结果上报公司领导。通过盘点，及时掌握库存动态，优化库存结构，避免积压或短缺。第十九条存放要求办公用品库房应保持整洁、干燥、通风，物品摆放有序，分类清晰，便于存取和盘点。对于易碎、贵重或有特殊存放要求的物品，应采取相应的防护措施。第七章办公用品的使用与节约第二十条使用规范员工应爱护办公用品，按照物品的正常用途合理使用，避免人为损坏或浪费。提倡双面使用纸张，减少一次性用品的消耗，鼓励使用可重复利用的办公物品。第二十一条节约倡导各部门应加强对员工的节约意识教育，行政部可通过张贴提示、宣传报道等方式，营造"节约光荣、浪费可耻"的办公氛围。对在节约办公用品方面表现突出的部门或个人，公司可给予适当表彰或奖励。第八章监督与责任第二十二条监督检查行政部负责对本制度的执行情况进行日常监督与检查，定期或不定期抽查各部门办公用品的领用、使用及管理情况，对发现的问题及时提出整改意见。第二十三条责任追究对于违反本制度规定，造成办公用品浪费、损坏、丢失或利用职务之便谋取私利的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚或行政处分。第九章附则第二十