合同管理标准化流程及范本参考

合同管理标准化流程及范本参考一、适用主体与业务范围本标准化流程适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）在对外开展业务过程中，合同的起草、评审、签署、履行、变更及归档等全流程管理。涵盖的业务场景包括但不限于：采购与销售合同、服务合作合同、租赁合同、技术开发合同、劳动合同（需结合劳动法专项规定）等经济类合同，旨在规范合同管理行为，防范法律风险，保障单位合法权益。二、标准化操作流程详解（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息需求发起与对接业务部门根据实际业务需求（如采购物资、委托服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、交付期限、预算金额、核心诉求等关键信息。需求部门与合同相对方（以下简称“对方”）进行初步接洽，确认合作意向，收集对方主体资格信息（如营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证对方具备合法签约主体资格。资料归档与初审需求部门将《合同需求申请表》、对方主体资格证明文件、合作背景资料等整理成册，提交至法务部门（或合同管理部门，下同）进行初步审核，重点核查对方资质是否与业务匹配、是否存在法律限制（如失信被执行人、经营异常名录等）。（二）合同起草阶段：规范条款与核心内容模板选择与定制优先使用单位制定的标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），根据业务具体需求调整条款，避免直接套用非模板合同。无标准化模板时，由法务部门牵头，联合业务部门、财务部门共同起草合同，保证条款完整、权责清晰。核心条款编制合须包含以下法定必备条款，并根据业务性质补充特殊条款：当事人信息：单位全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表姓名及联系方式；对方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表姓名及联系方式（授权委托书需作为合同附件）。标的描述：明确标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（可引用国家标准、行业标准或双方约定标准）。权利义务：双方在合同履行中的主要职责（如交付义务、验收标准、付款方式、保密义务等）。履行期限与方式：明确合同起始/终止时间、履行地点、进度安排（如分期交付节点）。价款及支付：合同金额、计价方式、币种、支付条件（如验收合格后30日内付款）、支付账户（须为单位对公账户）。违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不合格、逾期付款等）对应的违约金计算方式、赔偿范围及争议解决条款（如约定仲裁或诉讼管辖法院/仲裁机构）。合同解除与终止：约定解除条件（如不可抗力、根本违约）、终止后的清算条款（如资料返还、款项结算）。其他约定：如不可抗力条款、争议解决方式（建议优先选择单位所在地法院或仲裁机构）、法律适用（_________法律）等。（三）合同评审阶段：多部门协同与风险把控评审组织与分工法务部门牵头组织评审，参与部门包括业务需求部门、财务部门、审计部门（如需）、分管领导等，根据合同复杂程度可邀请外部法律顾问参与。各部门职责：业务部门：审核标的、数量、质量、交付期限等业务条款的可行性；财务部门：审核价款、支付方式、税费承担、发票类型等财务条款的合规性；法务部门：审核条款合法性、完整性、公平性，防范法律风险（如格式条款无效、管辖约定不明等）；分管领导：从单位战略、成本效益角度进行最终审批。评审流程与反馈法务部门将合同草案及评审资料分发给各评审部门，明确反馈时限（一般为2-3个工作日）。评审部门提出修改意见后，由业务部门汇总并与对方协商调整，形成《合同评审意见表》（含修改说明及最终确认版本）。涉及重大事项（如金额超预算、核心条款变更）需提交单位决策机构（如总经理办公会、董事会）审议通过的，需履行相应决策程序。（四）合同签署阶段：形式合规与效力确认签署主体与授权合同由单位法定代表人或其授权代表签署。授权代表需持有法定代表人签署的《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限，避免越权签署。对方签署人须为法定代表人或持有有效授权委托书的授权代表，核实其身份及授权文件真实性。签署形式与用印合同一式多份（通常至少一式三份，单位留存两份，对方一份），正副本内容一致，具有同等法律效力。加盖单位公章或合同专用章（不得以部门章、财务章替代），骑缝章需覆盖所有合同页面，防止拆分篡改。签署过程全程留痕，可通过签署登记表、签署现场影像资料等方式记录，保证签署行为可追溯。（五）合同履行阶段：跟踪监控与风险预警履行跟踪与记录业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如交付时间、验收结果、付款节点等），定期向法务部门及分管领导汇报。对方履行义务时，业务部门需严格核对是否符合合同约定（如质量验收、数量确认），留存验收单、付款凭证、发票等书面材料。风险预警与应对履行过程中出现对方违约（如逾期交付、质量不达标）或不可抗力（如自然灾害、政策变化）时，业务部门应在24小时内书面报告法务部门及分管领导，启动应急响应机制（如发函催告、协商变更或解除合同、追究违约责任等）。（六）合同变更与解除阶段：程序规范与书面确认变更流程合同履行需变更（如标的物调整、期限延长、金额增减等）时，由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议作为合同附件，与原合同具有同等效力。补充协议需履行原合同评审、签署流程，重大变更需重新履行决策程序。解除流程符合合同约定或法定解除条件的，由守约方向对方发出《合同解除通知书》，明确解除事由、依据及后续处理方案（如已履行部分的结算、损失赔偿等）。双方协商解除合同的，需签订《合同解除协议》，约定权利义务终止及清算事宜。（七）合同归档阶段：分类存储与信息管理资料整理与归档合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、补充协议、评审意见表、签署授权委托书、履行过程中的验收单、付款凭证、往来函件等全套资料整理成册，提交至档案管理部门。档案管理部门按照“一合同一档”原则编号归档，建立电子台账，便于查询追溯。保管期限与销毁合同保管期限一般为合同履行终止后10年（涉及诉讼、仲裁的，保存至案件终结）；法律法规或行业另有规定的，从其规定。超过保管期限且无保存价值的合同，经档案管理部门、法务部门及分管领导审批后，按规定程序销毁，并做好销毁记录。三、常用管理表单模板表1：合同需求申请表申请部门申请日期合同名称需求人联系方式对方单位业务背景与需求描述（可附页）：合同标的、数量、质量要求：履行期限、地点：预算金额及资金来源：业务部门负责人意见：签字：日期：法务部门初审意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：表2：合同评审意见表合同名称合同编号评审部门评审环节□起草阶段□变更阶段□其他评审意见（可附页）：1.业务条款可行性：2.财务条款合规性：3.法律风险提示：评审人签字：日期：部门负责人意见：签字：日期：表3：合同履行跟踪表合同名称合同编号履行阶段□履行中□已完成业务部门负责人联系方式履行节点计划实际履行情况是否存在风险应对措施示例：2024年6月30日前交付已交付2024年6月28日否-示例：2024年7月15日前验收验收中，对方反馈3项问题是已发函要求对方7月20日前整改更新日期：记录人：表4：合同变更申请表原合同名称原合同编号变更类型□条款变更□金额变更□期限延长申请部门申请人联系方式变更原因及具体内容：对方意见（可附对方确认函）：法务部门评审意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：四、关键风险提示与执行要点主体资格风险签约前务必核查对方营业执照、资质证书（如行业许可证）、授权委托书等文件，保证其真实有效，避免与分公司、分支机构或无授权主体签约（除非加盖总公司公章并明确连带责任）。条款完整性风险合同不得遗漏法定必备条款（如当事人信息、标的、违约责任等），避免使用“按惯例”“另行约定”等模糊表述，关键条款（如质量标准、争议解决）需明确具体，防止履行争议。审批流程风险严禁“先签后批”或绕过评审流程签署合同，重大合同（如金额超单位规定限额、涉及核心业务）必须履行决策程序，保证审批链条完整可追溯。履行监控风险业务部门需定期跟踪合同履行进度