企业行政公文撰写与审核模板

企业行政公文撰写与审核标准化指南一、适用范围与典型应用场景本指南适用于企业内部各类行政公文的规范化撰写与审核，涵盖日常管理、人事任免、制度发布、工作部署、会议纪要、请示报告等常见场景。例如：制度类：《公司考勤管理办法（2024版）》《办公设备使用管理规定》通知类：《关于召开2024年度工作总结大会的通知》《关于五一放假安排的通知》人事类：《关于任命为市场部经理的通知》《关于同志职务调整的请示》报告类：《关于Q3行政费用支出情况的报告》《关于新办公楼装修进度汇报》二、公文撰写与审核标准化流程（一）公文起草阶段明确发文目的与核心内容发文前需确认公文背景（如政策要求、管理需求、问题解决等）、需传达的核心信息及期望达成的效果。例：发布考勤管理办法需明确“规范员工出勤行为、保障工作效率”的目的，细化迟到早退、请假流程等核心条款。收集基础信息与素材根据公文类型收集相关数据、制度依据、领导指示、部门意见等素材，保证内容真实、依据充分。例：人事任免类公文需收集候选人简历、考核结果、分管领导意见等；费用报告需附原始凭证明细表。选择公文模板与结构按公文类型选择对应模板（见“三、通用公文模板结构”），规范标题、主送机关、附件等要素逻辑顺序：通知类：发文事由→具体事项→执行要求→联系人及联系方式请示类：背景与现状→请示事项→理由与依据→建议方案报告类：工作概述→具体内容（数据、进展、问题）→总结与建议（二）初审环节责任主体：起草部门负责人或指定初审人。审核重点：内容完整性：是否包含核心要素，数据、日期、人名等关键信息是否准确；政策合规性：是否符合国家法律法规、公司现有制度及管理要求；格式规范性：标题是否简洁、主送机关是否明确、附件是否齐全等。处理方式：符合要求：签字确认后进入复核环节；存在问题：提出修改意见，退回起草部门调整（明确修改时限，一般不超过2个工作日）。（三）复核环节责任主体：行政部专员或指定复核岗。审核重点：文字规范性：错别字、标点符号、语法错误，语句是否通顺简洁；格式统一性：字体字号（如标题二号小标宋、三号仿宋GB2312）、行距（一般固定值28磅）、页码等是否符合公司公文格式标准；流程合规性：是否需附会议纪要、签批单等前置文件，审批流程是否完整。处理方式：通过后提交审定；不通过：列出具体修改项（如“附件1表格数据需与财务系统核对一致”），退回起草部门。（四）审定环节责任主体：公司分管领导或总经理（根据公文重要性确定）。审核重点：内容决策性：请示事项是否可行、制度条款是否合理、部署工作是否可落地；风险评估：是否可能引发管理风险、法律风险或员工争议；与公司战略一致性：是否符合年度工作目标及管理导向。处理方式：批准：签署审定意见，同意印发；驳回：提出调整方向（如“需补充员工意见征集环节”），退回相关部门重新起草。（五）印发与归档印发：行政部根据审定稿加盖公司公章，按份数要求打印、分发（需登记分发台账，电子版同步存档至公司OA系统）。归档：公文印发后3个工作日内，由行政部将纸质版（含审定稿、修改记录）、电子版整理归档，保存期限不少于3年（重要制度类不少于5年）。三、通用公文模板结构（一）通用公文模板（以“通知”为例）[公司全称]文件××办发〔2024〕×号★关于××的通知公司各部门、全体员工：为××（目的/依据），根据××（政策/会议决议），现将有关事项通知一、××（具体事项一）××（细则，如时间、地点、参与人员）××（操作要求）二、××（具体事项二）……三、执行要求请各部门于××年××月××日前完成××工作；联系人：*，联系方式：××××（内部短号）。特此通知。××××（公司公章）××年××月××日（二）审核流程记录表环节审核人审核意见审核时间备注（如修改次数）起草*（部门主管）内容完整，需补充附件数据2024-××-××初稿初审*（部门经理）政策依据准确，同意提交复核2024-××-××-复核*（行政专员）第3条“截止日期”需明确具体年月日2024-××-××1次修改审定*（分管副总）同意印发，执行要求需增加“抄送人力资源部”2024-××-××-四、关键操作提示与常见问题规避（一）格式规范要点公文编号：“××办发〔2024〕×号”中，“××办”为发文部门简称（如“行政办”），“2024”为年份，“×号”为顺序号（每年从1开始编号）；字体与排版：标题居中、二号小标宋；主送机关顶格、三号仿宋；首行缩进2字符、三号仿宋；一级标题三号黑体（如“一、”），二级标题三号楷体（如“（一）”）；附件说明：下空一行左空2字符标注“附件：1.××××”，附件名称后不加标点。（二）内容撰写原则客观准确：避免使用“大概”“可能”等模糊表述，数据需注明来源（如“据财务部统计，Q3行政费用同比下降12%”）；简洁明了：每段集中说明一个事项，避免长篇大论（如通知类一般不超过1000字）；权责清晰：明确执行部门、完成时限及责任人（如“由人力资源部负责组织培训，各部门员工需于×月×日前完成报名”）。（三）审核常见问题规避信息遗漏：涉及费用、时间、人员等关键信息时，需交叉核对原始资料，避免笔误；政策冲突：新制度需与公司现有制度比对，保证无矛盾（如考勤办法与加班管理制度需一致）；流程倒置：需前置征求意见的公文（如涉及员工利益的制度），应先征集各部门及员工代表意见，再提交审核。（四）特殊情况处理紧急公文：可简