医疗机构行政岗位职责权责说明书

医疗机构行政岗位职责权责说明书前言本说明书旨在明确医疗机构行政岗位的核心职责与相应权限，为行政工作的规范化、高效化开展提供依据，确保医疗机构整体运营的顺畅与稳定。它不仅是岗位招聘、人员配置、绩效评估的基准，也是行政人员明晰自身定位、履行岗位职责、实现职业发展的指南。各行政岗位人员应充分理解并严格遵照执行。一、行政部主任/院长办公室主任岗位概述行政部主任/院长办公室主任是医疗机构行政管理体系的核心枢纽，肩负着统筹规划、协调内外、承上启下的重要职责，直接对机构最高管理层负责，确保行政系统高效、有序运转，为医疗业务的顺利开展提供坚实的行政保障。核心工作职责1.行政管理体系建设与优化：负责制定、修订和完善医疗机构各项行政管理制度、流程及工作标准，并监督执行，持续提升行政管理效率与质量。2.综合协调与事务处理：统筹协调机构内部各科室、各部门之间的工作关系，确保信息畅通、协作顺畅；处理各类重要行政事务，协助管理层解决突发或复杂问题。3.会议组织与文书管理：负责机构重要会议（如院务会、办公会等）的组织筹备、记录纪要及决议督办工作；规范机构各类公文、档案、印章的管理，确保文书流转的规范与安全。4.行政预算与资源管理：参与编制行政部门年度预算，控制行政费用支出；合理调配行政资源，包括办公用房、车辆、通讯等，确保资源有效利用。5.后勤保障统筹：监督并协调后勤服务工作，如物业维护、安全保卫、环境保洁、餐饮服务等，为员工和患者创造安全、舒适的工作与就医环境。6.团队建设与人员管理：负责行政部门团队的建设、培训、绩效考核与日常管理，提升团队整体素质与业务能力。7.对外联络与公共关系：代表机构或协助管理层进行必要的对外联络、接待及公共关系维护工作，树立机构良好形象。8.领导交办的其他工作：高效完成上级领导临时交办的其他重要行政任务。主要工作权限1.制度制定与修订建议权：有权根据实际运作情况，向管理层提出行政管理制度、流程的制定、修订及废止建议。2.行政事务协调权：对机构内部各部门间的行政工作冲突或协作问题，有权进行协调和仲裁。3.资源调配建议权：根据工作需要和预算情况，对行政资源的分配和使用有建议权。4.下属人员管理权：对本部门下属人员具有招聘提名、培训、考核、奖惩及岗位调整的建议权或决定权（根据机构授权）。5.行政费用审核权：对职责范围内的行政费用支出有审核权。6.信息知情权：有权了解机构运营管理相关的各类信息，以便开展协调与服务工作。任职基本要求通常要求具备相关管理专业背景，多年医疗机构行政管理经验，熟悉医疗行业政策法规，具备出色的组织协调能力、沟通表达能力、分析判断能力及较强的文字功底。二、行政专员/行政助理岗位概述行政专员/行政助理是行政管理工作的具体执行者，在行政部主任的领导下，负责日常行政事务的处理、信息传递、后勤支持等工作，是确保行政工作高效运转不可或缺的力量。核心工作职责1.日常办公事务处理：负责接听、转接电话，接待来访人员；收发机构各类文件、报刊、邮件，并进行登记、分发、传递；协助管理办公用印。2.文书处理与档案管理：协助起草、打印、复印、装订各类文件、报告、通知等；负责行政类档案、资料的收集、整理、归档、保管和借阅。3.会议与活动支持：协助组织安排各类会议，负责会议室预订、布置、设备调试、材料准备、会议记录等；参与机构各类活动的后勤保障工作。4.办公用品管理：负责办公用品的申购、采购（小额）、验收、登记、发放、盘点及管理，确保办公用品的充足与合理使用。5.固定资产与设备管理：协助对机构固定资产、办公设备进行登记、维护、盘点及报废处理等日常管理工作。6.差旅与接待服务：协助办理员工出差的机票、酒店预订等事宜；参与或负责一般访客的接待服务工作。7.信息传达与反馈：及时、准确地传达上级指示、通知及各类信息，并收集相关反馈。8.协助其他行政工作：完成上级交办的其他日常行政辅助性工作。主要工作权限1.办公用品申领与分发权：根据规定流程，有权对办公用品进行申领、验收和按标准分发给各部门。2.信息传递权：有权代表行政部门向下属或相关部门传递经批准的通知、信息。3.档案借阅管理权：按照档案管理规定，对行政档案的借阅进行登记和管理。4.工作建议权：对日常行政工作中存在的问题和改进措施，有权向上级提出建议。任职基本要求通常要求具备大专及以上学历，行政管理或相关专业优先，具备良好的沟通协调能力、细致认真的工作态度、熟练的办公软件操作技能及一定的文字处理能力。三、采购与资产管理专员（行政序列）岗位概述采购与资产管理专员（行政序列）主要负责医疗机构行政类物资、设备的采购组织与管理，以及机构固定资产（尤其是非医疗设备类）的全生命周期管理，确保采购合规高效，资产安全完整。核心工作职责1.采购计划与执行：根据各部门需求及库存情况，协助制定行政类物资、设备的采购计划；负责或协助执行采购流程，包括市场调研、供应商筛选、询比价、合同拟定与执行、物资验收等。2.供应商管理：建立和维护合格供应商名录，对供应商进行评估与管理，保持良好合作关系。3.固定资产管理：负责固定资产的入库登记、标签粘贴、台账建立与动态更新；定期组织或参与固定资产的清查盘点工作，确保账实相符。4.资产维护与处置：协助或组织固定资产的日常维护、维修工作；按照规定流程办理固定资产的调拨、报废、处置等手续。5.采购与资产档案管理：负责采购合同、订单、验收单、资产卡片等相关资料的收集、整理、归档。6.成本控制：在保证质量的前提下，努力控制采购成本，提高资金使用效益。主要工作权限1.供应商选择建议权：有权根据调研结果和评估标准，向领导提出供应商选择建议。2.采购流程执行权：有权在授权范围内，按照既定采购流程组织实施采购活动。3.资产清查与监督权：有权对机构固定资产的使用、维护情况进行监督和检查，组织清查盘点。4.资产处置建议权：对达到报废或处置条件的资产，有权提出处置建议。任职基本要求通常要求具备相关专业背景，了解采购管理、资产管理相关知识和流程，具备一定的市场调研能力、谈判能力和成本意识，工作严谨，责任心强。四、通用权责说明1.职业道德：所有行政岗位人员均需恪守职业道德，廉洁自律，严守机构机密，维护机构利益和声誉。2.协作配合：各岗位之间应密切协作，相互配合，形成工作合力，共同完成行政管理任务。3.学习提升：行政人员应主动学习相关政策法规、业务知识和管理技能，不断提升自身综合素质和履职能力。4.责任承担：对于因工作失职、渎职或违反规定造成的不良后果，相关岗位人员需承担相应责任。五、权责调整本岗位职责权责说明书将根据医疗机构发展战略、组织架构调整及实际工作需要进行适时修订和完善。修订工作由行政部牵头，征求相关部门意见后