会议室及设备使用申请与登记模板

会议室及设备使用申请与登记模板一、适用范围与使用场景本模板适用于企事业单位、机关、社会组织等各类办公场所的会议室及配套设备（如投影仪、视频会议系统、麦克风、音响、白板等）的申请、使用登记与管理。具体使用场景包括但不限于：内部工作会议（部门例会、项目研讨会、季度总结会等）外部对接会议（客户洽谈、合作伙伴交流、政务接待等）培训与宣讲活动（员工培训、讲座、产品演示等）临时性小型活动（面试、小组讨论、应急会议等）二、申请与登记操作流程（一）申请发起明确需求：申请人需提前确认会议信息（会议主题、时间、预计时长、参会人数、所需设备类型及数量、是否需要茶水/横幅等配套服务）。选择申请方式：线上申请：通过企业OA系统、钉钉/飞书审批模块或指定线上表单提交申请（需填写基础信息并会议议程）。线下申请：至行政部前台领取《会议室及设备使用申请单》，手写填写完整信息后提交。填写申请信息：需包含申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、会议名称、会议时间（起止时间精确到分钟）、地点（如“3楼第一会议室”）、参会人数、设备需求（勾选所需设备，如“投影仪√、无线麦克风√”）、特殊要求（如“需要桌型调整为环形”“提前调试视频会议系统”）。（二）审批与资源确认部门负责人审批：申请人需将申请提交至直接上级（部门负责人）审核，重点确认会议必要性及时间合理性（如是否与部门其他工作冲突）。行政部统筹协调：行政部收到申请后，1个工作日内核查会议室及设备可用性：若资源空闲，审批通过并反馈申请人“申请已确认，请按时使用”；若资源冲突，主动联系申请人协商调整时间或更换会议室（如“原时间段已被占用，可调整为同日下午14:00-16:00，是否接受？”）。特殊需求审批：如需使用大型设备（如LED屏、专业音响）或超出常规使用时段（如周末、节假日），需额外提交至行政部负责人审批，确认资源保障后生效。（三）使用前准备信息登记：申请人凭审批通过的申请单（或线上审批截图），至行政部前台领取《会议室使用登记表》，填写实际使用信息（如参会人员名单、最终设备清单）。设备检查：使用前30分钟，申请人或指定人员与行政部共同检查会议室及设备状态：确认桌椅、空调、灯光等设施正常；测试投影仪、麦克风、视频会议系统等设备是否能正常运行（如麦克风是否有杂音、视频会议是否能登录账号）；如发觉问题，立即联系行政部或IT支持人员处理，避免影响会议正常召开。（四）使用中管理规范使用：会议期间，申请人需负责会议室及设备的合理使用，禁止随意搬动设备、在桌面乱写乱画、携带易燃易爆物品等。设备操作：如需使用复杂设备（如视频会议系统），需提前接受行政部操作培训，或由IT支持人员现场协助。秩序维护：提醒参会人员保持安静，爱护公共设施，会议结束后带走个人物品及垃圾。（五）使用后登记与归还设备确认：会议结束后，申请人需检查设备是否完好（如麦克风是否归位、投影仪是否关闭），并与行政部工作人员共同确认，在《会议室使用登记表》“设备归还情况”栏签字（如“投影仪正常、麦克风2支完好”）。信息反馈：如有设备损坏或故障，需在登记表中详细说明情况（如“麦克风电池仓损坏”“视频会议系统无法连接外网”），并配合行政部追溯原因。提交登记表：将填写完整的《会议室使用登记表》交还行政部前台，完成整个使用流程。三、会议室及设备使用登记表基础信息申请人姓名*所属部门联系方式会议名称申请日期使用日期使用时间至参会人数会议室地点□3楼第一会议室□5楼第二会议室□其他：______会议类型□内部会议□外部会议□培训□其他：______设备需求清单（请在所需设备后打“√”，数量填写具体数字）投影仪/幕布□不需要□需要（数量：______）无线麦克风□不需要□需要（数量：______）有线麦克风□不需要□需要（数量：______）视频会议系统□不需要□需要（型号：______）音响设备□不需要□需要（数量：______）白板/马克笔□不需要□需要（白板笔颜色：______）激光笔□不需要□需要（数量：______）其他设备审批流程部门负责人签字日期行政部审批意见□同意□调整时间：______□更换会议室：______签字：______日期：______使用记录实际使用时间至实际参会人数设备使用情况□正常□异常（异常说明：______）设备归还确认□完好□损坏（损坏情况：______）申请人签字：______行政部确认：______备注（如临时增减设备、会议取消等）四、使用与管理注意事项（一）申请时效要求工作日会议：需提前至少1个工作日提交申请，紧急会议（如突发事务需30分钟内召开）可电话联系行政部协调，事后需补填申请单。非工作日/节假日会议：需提前3个工作日提交申请，保证行政部安排专人支持。（二）设备使用规范设备仅限会议使用，禁止用于娱乐、私人活动等非工作场景。使用投影仪时，需提前关闭灯光以保证效果，但会议结束后需及时关闭设备并切断电源。视频会议系统账号由行政部统一管理，申请人需提前1个工作日申请账号权限，使用完毕后及时退出登录。（三）突发情况处理若会议临时取消或时间调整，需在原会议开始前2小时通知行政部，以便释放资源给其他申请人。使用过程中设备突发故障，立即联系行政部（电话：）或IT支持人员（紧急联系：），同时可临时启用备用设备（如自带笔记本电脑连接投影仪）。（四）责任与赔偿申请人需对会议期间会议室及设备的安全负全责，因人为损坏（如摔落麦克风、划伤投影仪幕布）需照价赔偿（赔偿标准参照公司《固定资产管理办法》）。严禁私自外借会议室设备或带离办公区域，违者将按公司规定处理。（五）环境维护会议结束后，需将桌椅恢复原位、清理垃圾（包括茶水杯、纸张等）、关闭灯光及空调，保持会议室整洁。禁止在会议室吸烟、使用明火或携带刺激性气味食物