销售合同管理与审批标准化流程

销售合同管理与审批标准化流程工具指南一、适用范围与业务场景本标准化流程适用于各类企业销售部门与相关协作部门（如法务、财务、运营等）在处理销售合同全生命周期管理时的规范操作，具体业务场景包括但不限于：新客户合作：首次与客户签订销售合同，需明确合作条款、权利义务及风险控制；常规订单续签：基于历史合作对合同条款进行常规更新或金额调整；合同条款变更：因市场需求、政策调整或客户需求变化，需对已生效合同的标的、价格、交付方式等核心条款进行修改；合同终止与清算：合作结束或因违约需提前终止合同时规范结算与责任划分流程。通过标准化流程，可统一合同管理口径，提升审批效率，降低法律与财务风险，保证销售业务合规有序开展。二、标准化操作流程详解步骤1：合同需求发起与起草操作主体：销售经理/销售专员*操作内容：销售人员根据客户需求与谈判结果，填写《合同需求申请表》（见表1），明确客户信息、合同类型、标的物/服务内容、合同金额、交付周期、付款方式等核心要素；将需求申请表提交至部门负责人*审核，确认业务需求合理性与可行性；审核通过后，由销售专员或法务专员根据企业标准合同模板起草合同文本，保证条款符合法律法规及企业内部制度（如付款方式需符合财务政策、违约责任需明确量化等）。输出文件：《合同需求申请表》（初稿）、合同草案（含修订记录）。步骤2：内部多级审批操作主体：销售部门、法务合规部、财务部、管理层*操作内容：销售部门初审：销售经理*审核合同条款与业务需求一致性，重点关注标的物描述、价格体系、交付节点是否与谈判结果一致，签署审批意见；法务合规审核：法务专员*审核合同合法性、合规性及风险点，包括主体资格（客户营业执照、授权委托书等）、条款歧义、知识产权、争议解决方式等，对风险条款提出修改建议并跟踪落实；财务审核：财务审核*重点核查合同金额与报价政策一致性、付款条件（如预付款比例、账期）是否符合财务管理制度、开票信息与税务处理合规性，保证资金安全与账务可追溯；管理层终审：根据合同金额或重要性，由对应层级管理层（如销售总监、分管副总）审批，重大合同（如金额超万元或战略客户合作）需提交总经理审批。输出文件：《合同审批表》（各环节审批意见完整记录）、合同修订版（最终版）。步骤3：客户沟通与确认操作主体：销售专员、客户对接人操作内容：销售专员*将内部审批通过的合同文本（最终版）正式提交至客户，明确说明合同条款及企业要求；与客户对接人*逐条确认条款，针对客户提出的修改意见，需内部重新履行审批流程（如涉及金额、核心条款变更）；双方就合同条款达成一致后，客户需在合同文本上加盖公章（或合同专用章）并由授权代表签字，确认回传。输出文件：客户签字盖章的合同原件（扫描件+复印件）、客户资质文件（营业执照、授权委托书等复印件）。步骤4：合同签署与用印管理操作主体：行政部、销售专员操作内容：销售专员将客户确认的合同原件提交至行政部，申请加盖企业公章（或合同专用章）；行政部*核验合同审批流程完整性、签字盖章规范性，确认无误后加盖公章，并签署《用印登记表》；签署完成的合同，原件由行政部统一归档，销售专员留存复印件或扫描件作为业务执行依据，同时将签署完成的合同扫描件同步至财务部、法务部备案。输出文件：加盖企业公章的合同原件、《用印登记表》。步骤5：合同执行与跟踪操作主体：销售专员、交付团队、财务专员*操作内容：销售专员*根据合同约定，协调内部资源启动交付流程（如生产、物流等），保证标的物/服务按时交付；交付团队完成交付后，需获取客户签收确认单（如送货单、验收报告），并同步至销售专员；财务专员*根据合同约定开具发票（如预付款到开后开具全额发票，尾款到开后补开差额发票），并跟踪收款进度，超期未收款及时反馈至销售部门催收；销售专员*定期更新《合同执行跟踪表》（见表4），记录交付、收款、验收等关键节点状态，保证合同履行过程可追溯。输出文件：客户签收确认单、发票记录、《合同执行跟踪表》。步骤6：合同变更与终止管理操作主体：销售专员、法务专员、财务专员*操作内容：合同变更：因业务需要变更合同时由销售专员*填写《合同变更申请表》（见表3），说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响，重新履行内部审批流程（参照步骤2），审批通过后与客户签订《合同补充协议》，并同步更新归档；合同终止：因违约或合作结束需终止合同时销售专员*需收集终止依据（如客户违约证明、双方协商函等），提交《合同终止申请表》，经法务、财务审核后，与客户确认结算条款（如未履行部分的退款、违约金支付等），签署《合同终止协议》，完成终止后的款项清算与资料归档。输出文件：《合同变更申请表》《合同补充协议》《合同终止申请表》《合同终止协议》。步骤7：合同归档与复盘操作主体：行政部*、销售部门、法务部操作内容：行政部*在合同签署/变更/终止完成后10个工作日内，将合同正本、审批文件、客户资质、补充协议、终止协议等资料整理成册，按“客户名称+合同编号+年份”编号归档，电子版同步至企业档案管理系统；销售部门每季度对合同执行情况进行复盘，分析履约率、回款及时率、客户满意度等指标，针对高频问题（如条款歧义、审批延误）提出优化建议，持续完善合同模板与管理流程。输出文件：合同档案（纸质+电子）、《合同执行复盘报告》。三、关键环节配套表单表1：合同需求申请表合同编号客户名称客户统一社会信用代码合同类型（□购销□服务□合作等）标的物/服务名称规格型号/服务内容数量单价（元）合同总金额（元）交付地点交付周期付款方式（□预付%□分期□货到付款等）需求说明（客户特殊要求、风险点等）需求发起人*部门*联系方式*申请日期*部门负责人审批意见*：签字：*日期：*表2：合同审批表合同编号客户名称合同金额（元）审批环节审批人*审批意见审批日期*销售初审法务审核财务审核管理层终审备注（条款修改说明、风险提示等）表3：合同变更申请表原合同编号原客户名称变更原因（□需求调整□政策变化□其他______）变更内容明细（条款原内容vs修改后内容）对合同金额/履行期限的影响附件（客户确认的变更函、补充协议草案等）申请人*部门*申请日期*审批流程（参照原合同审批要求）表4：合同执行跟踪表合同编号客户名称标的物/服务合同金额（元）关键节点计划完成时间实际完成时间负责人*状态（□进行中□已完成□异常）异常说明签署预付款到账交付验收尾款到账四、执行要点与风险提示核心执行要点职责明确：销售部门负责需求发起与客户对接，法务负责合规审核，财务负责资金与税务风险，行政负责归档与用印，各部门需在规定时限内完成审批（一般不超过3个工作日）；条款标准化：优先使用企业标准合同模板，非标条款需经法务专项审核，避免口头约定或模糊表述（如“尽快”“约”等）；时效管理：合同需求发起至客户确认周期原则上不超过15个工作日（重大合同除外），超期需提交《延期说明》并报备部门负责人；跨部门协作：建立合同管理沟通群，同步审批进度与执行状态，保证信息传递及时准确；用印规范：严禁在空白合同或未审批文件上用印，用印前需核验《合同审批表》与合同文本一致性。常见风险与防控条款歧义风险：核心条款（如标的、价格、违约责任）需量化描述，避免“按市场价格”“承担相应责任”等模糊表述，重要条款可增加“定义”章节明确术语含义；客户资质风险：首次合作客户需核验营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署），保证签约主体合法有效；