行政后勤管理标准化手册

行政后勤管理标准化手册第一章办公环境管理规范一、适用范围本规范适用于公司总部及各分支机构的办公区域（包括办公室、会议室、走廊、茶水间、卫生间等公共区域）的环境维护、安全管理及日常巡查工作，旨在营造整洁、有序、安全的办公环境。二、工作流程（一）日常巡查与维护巡查频次：后勤专员*每日上班前30分钟对各办公区域进行全面巡查，重点检查地面清洁、设施完好、物品摆放等情况；每周五下午组织一次深度巡查，包括消防设施、绿植养护、门窗开关等。问题记录：发觉环境问题（如地面污渍、照明故障、绿植枯萎等），立即填写《办公环境问题整改记录表》（表1-1），明确问题区域、问题描述、整改责任人及完成时限。整改跟进：后勤专员*根据记录表跟踪整改进度，保证问题在24小时内解决；复杂问题（如设施损坏需维修）需联系物业或专业供应商，并协调相关部门配合。（二）定期清洁管理清洁标准：地面：无纸屑、污渍、积水，光洁无划痕；桌面：物品摆放整齐，无灰尘、水渍；卫生间：无异味、无污垢，洗手液、纸巾等物资充足；会议室：桌椅归位，白板擦净，设备关闭。清洁频次：每日下班后由保洁人员进行全面清洁；茶水间、卫生间每2小时巡查并清洁一次。（三）环境优化与提升绿植养护：后勤专员*每月检查绿植生长状况，及时更换枯萎植株，根据季节调整绿植种类（如春秋季增加绿萝、吊兰，冬季增加富贵竹）。氛围营造：根据节日或公司活动需求，在公共区域适当布置（如节日海报、绿植装饰），布置方案需提前3个工作日报行政经理*审批。三、表单模板表1-1办公环境问题整改记录表序号巡查日期问题区域问题描述整改责任人完成时限整改情况（√/×）复查人12023-10-083楼茶水间饮水机漏水保洁员*2023-10-08√后勤专员*22023-10-082楼会议室A照明灯不亮物业维修*2023-10-09□后勤专员*四、注意事项巡查时需注意安全，避免触碰电源、消防设施等危险设备；发觉消防通道堵塞、消防器材缺失等安全隐患，立即上报行政经理*并采取临时防护措施。保洁用品需分类存放（如清洁剂、消毒液单独存放），避免混用造成污染。员工个人物品需摆放至工位指定区域，公共区域不得堆放私人物品，保持通道畅通。第二章办公物资管理规范一、适用范围本规范适用于公司各类办公物资（包括文具、耗材、劳保用品、清洁用品等）的需求提报、采购、入库、领用、盘点及报废管理，旨在保障办公物资供应充足、使用高效、账实相符。二、工作流程（一）需求提报与审批月度需求提报：各部门每月25日前填写《办公物资需求申请表》（表2-1），列明物资名称、规格、数量、用途，经部门负责人*审核后提交至后勤部。紧急需求处理：突发性物资需求（如会议急需物料），可通过OA系统提交紧急申请，经行政经理审批后，由后勤专员协调采购，事后2个工作日内补办书面手续。（二）采购与入库采购执行：后勤专员*根据审批后的需求申请，通过合格供应商采购（单价超过500元的需签订采购合同），保证物资质量符合标准。入库验收：物资到货后，后勤专员*与申请人共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量，合格后填写《物资入库登记表》（表2-2），登记入库信息；不合格物资当场拒收，并联系供应商退换货。（三）领用与归还领用流程：员工领用物资需填写《物资领用登记表》（表2-3），注明领用部门、物资名称、数量、领用人，部门负责人审批后领取；贵重物资（如投影仪、相机）需经行政经理审批，并在领用后3个工作日内归还。以旧换新：部分物资（如硒鼓、墨盒）实行以旧换新，领用时需交回旧物资，由后勤专员*登记回收。（四）盘点与核销月度盘点：后勤专员每月末对库存物资进行盘点，核对账实是否一致，填写《物资盘点表》（表2-4），差异部分需说明原因并报行政经理审批。报废处理：过期、损坏无法使用的物资，由后勤专员填写《物资报废申请表》（表2-5），经行政经理审批后，按公司规定流程处置（如交由专业机构回收），严禁私自丢弃或变卖。三、表单模板表2-1办公物资需求申请表部门需求日期物资名称规格单位需求数量用途申请人部门负责人*销售部2023-10-08A4纸80g包20日常打印张*李*表2-2物资入库登记表入库日期物资名称规格单位数量供应商验收人经手人2023-10-09签字笔0.5mm支50文具公司*后勤专员*王*表2-3物资领用登记表领用日期部门物资名称规格单位数量领用人审批人2023-10-10行政部订书机标准个1赵*行政经理*四、注意事项采购需优先选择定点供应商，保证价格合理、质量可靠；单价超过1000元的采购需签订书面合同，明确双方权利义务。物资需分类存放（如文具区、耗材区、劳保区），标注清晰，便于查找；易燃、易爆物资需单独存放并远离火源。严禁虚报、冒领物资，严禁将办公物资挪作私用；发觉违规行为，按公司规定处理。第三章固定资产管理规范一、适用范围本规范适用于公司各类固定资产（包括办公设备、家具、电器、通讯设备等）的新增登记、日常维护、调拨转移、报废处置管理，旨在规范固定资产管理流程，防止资产流失。二、工作流程（一）新增登记资产验收：新增资产到货后，使用部门与后勤专员*共同验收，核对资产名称、型号、数量、金额等信息，保证与采购合同一致。贴标建档：验收合格后，后勤专员*为资产粘贴“资产标签”（包含资产编号、名称、使用部门、责任人等信息），并在《固定资产台账》（表3-1）中登记详细信息，同步录入资产管理系统。（二）日常维护维护责任：资产使用人为日常维护责任人，负责资产清洁、简单故障排除；后勤专员*每季度对资产进行全面检查（如电脑功能、打印机状态），发觉问题及时处理。维修管理：资产发生故障时，使用人填写《固定资产维修申请表》（表3-2），经部门负责人审批后提交后勤部；后勤专员联系专业维修人员维修，维修费用需在申请表中列明并报行政经理*审批。（三）调拨转移内部调拨：因工作需要调拨资产时，调入部门填写《固定资产调拨申请表》（表3-3），经调出部门负责人、行政经理审批后，后勤专员*更新资产台账及管理系统信息，保证账实一致。员工离职：员工离职时，需将所使用资产交还后勤部，后勤专员检查资产完好情况，确认无误后在离职清单中签字，人力资源部方可办理离职手续。（四）报废处置报废条件：资产达到使用年限（如电脑5年、办公桌8年）、损坏无法修复或技术淘汰，可申请报废。报废流程：使用部门填写《固定资产报废申请表》（表3-4），经后勤专员核查、行政经理审批后，按公司规定处置（如公开拍卖、交由回收公司处置），处置收入需上交财务部。三、表单模板表3-1固定资产台账资产编号资产名称型号规格参数单位数量金额（元）购买日期使用部门责任人状态GD2023001笔记本电脑ThinkPadX1i7/16G/512G台185002023-01-15销售部张*在用表3-2固定资产维修申请表申请日期资产名称资产编号故障描述申请人部门负责人*预估费用（元）维修单位完成时限2023-10-10打印机GD2023005卡纸、打印模糊李*销售部*200维修公司*2023-10-12四、注意事项资产标签不得随意撕毁、涂改，如需更换需经后勤专员*确认；资产转移时，标签需同步更新。严禁私自拆卸、改装固定资产，严禁将公司资产带离工作场所（因公外出需经部门负责人*审批）。固定资产盘点每年至少进行一次，保证账、物、卡一致；盘点差异需查明原因，并追究相关人员责任。第四章会务服务管理规范一、适用范围本规范适用于公司各类会议（包括部门例会、项目研讨会、客户洽谈会、大型会议等）的会前准备、会中服务、会后整理工作，旨在保障会议顺利进行，提升会议体验。二、工作流程（一）会前准备会议信息确认：会议组织者提前3个工作日填写《会议服务需求表》（表4-1），明确会议名称、时间、地点、参会人数、会议议程、设备需求（如投影仪、麦克风、白板）等，提交至后勤部。场地与设备准备：后勤专员*根据需求预定会议室，检查场地卫生、桌椅摆放、灯光、空调等；调试设备（如投影仪、音响、视频会议系统），保证正常运行；准备会议物料（如名牌、议程、纸笔、饮用水、茶歇等），按参会人数摆放到位。（二）会中服务签到引导：参会人员到场时，后勤专员*引导至签到处签到，发放会议资料；重要会议需核对参会人员身份，引导至指定座位。现场保障：会议期间，后勤专员*全程在场，及时处理突发情况（如设备故障、物料不足），保证会议顺利进行。（三）会后整理场地复原：会议结束后，后勤专员*清理场地（如回收垃圾、整理桌椅、关闭设备），恢复原状。资料归档：将会议资料（如议程、签到表、会议纪要）整理归档，重要资料需扫描存档；设备、物料清点入库，填写《会议物料使用清单》（表4-2）。三、表单模板表4-1会议服务需求表会议名称会议日期会议时间地点参会人数议程设备需求物料需求申请人联系方式第三季度销售总结会2023-10-1514:00-16:001楼大会议室50总结汇报、颁奖投影仪、麦克风、音响名牌、议程、饮用水、茶歇行政部*表4-2会议物料使用清单会议名称物料名称单位应领数量实领数量剩余数量使用情况经手人日期第三季度销售总结会矿泉水瓶50482正常使用后勤专员*2023-10-15四、注意事项重要会议（如客户洽谈会、董事会）需提前1天进行场地和设备调试，保证万无一失。会议资料需严格保密，不得随意泄露；会后及时清理会议现场，避免遗留敏感信息。茶歇需根据会议时长和参会人员需求准备（如上午会议提供咖啡、点心，下午会议提供水果、茶水），保证食品新鲜、卫生。第五章公务车辆管理规范一、适用范围本规范适用于公司公务车辆（包括轿车、SUV、商务车等）的调度、使用、维护、费用管理，旨在保障公务出行安全、高效，降低车辆使用成本。二、工作流程（一）用车申请与审批申请流程：员工因公需用车时，提前1个工作日填写《公务用车申请表》（表5-1），注明用车事由、时间、地点、乘车人数、所需车型，经部门负责人*审核后提交至后勤部。紧急用车：突发性公务用车（如紧急客户接待、应急处理），可通过电话申请，经行政经理*审批后派车，事后2个工作日内补办申请手续。（二）车辆调度与派车调度原则：后勤专员*根据“先急后缓、先远后近、合并用车”的原则调度车辆，优先保障重要公务和长途用车。派车通知：审批通过后，后勤专员*通知司机出车，告知用车时间、地点、行程安排；司机需提前10分钟到指定地点等候。（三）车辆使用与归还行驶要求：司机需遵守交通规则，安全驾驶，不得擅自改变行程、搭载无关人员；用车结束后，司机填写《车辆行驶记录表》（表5-2），注明行驶里程、加油量、停车费等信息。车辆归还：车辆使用完毕后，司机需将车辆停回指定地点，检查车况（如油量、车窗、锁具），确认无误后向后勤专员*报备。（四）维护与费用管理日常维护：司机每日出车前检查车辆状况（如轮胎、刹车、油量），发觉问题及时上报；车辆每行驶5000公里或3个月需进行常规保养，由后勤专员联系4S店保养，保养费用需在《车辆保养申请表》（表5-3）中列明并报行政经理审批。费用结算：车辆费用（如油费、过路费、停车费、保养费）需凭正规票据报销，司机填写《车辆费用报销单》（表5-4），经后勤专员、行政经理审批后交财务部。三、表单模板表5-1公务用车申请表申请人部门用车日期用车时间用车事由乘车人数所需车型起点地点终点地点部门负责人*张*销售部2023-10-1009:00-12:00客户拜访3轿车公司客户A所在地李*表5-2车辆行驶记录表日期车牌号司机起点地点终点地点行驶里程（km）加油量（L）油耗（L/100km）停车费（元）备注2023-10-10京A5王*公司客户A所在地5051020无四、注意事项司机需持有有效驾驶证，驾龄3年以上；严禁酒后驾车、疲劳驾驶，违者按公司规定处理。车辆钥匙由后勤专员*统一保管，司机凭《公务用车申请表》领取；车辆不得外借或私用。车辆停放需遵守公司规定，在指定区域停放；长时间不用时需锁好门窗，切断电源。第六章后勤档案管理规范一、适用范围本规范适用于行政后勤工作中形成的各类文件资料（包括管理制度、合同、表单、记录等）的收集、分类、整理、归档、借阅及销毁管理，旨在保证档案资料完整、安全、可追溯。二、工作流程（一）档案收集与分类收集范围：后勤部在工作中形成的所有文件资料，包括但不限于：管理制度类：行政后勤各类规范、流程；合同协议类：采购合同、维修合同、租赁合同；表单记录类：各类申请表、登记表、盘点表；其他资料：供应商资质、设备说明书、培训记录等。分类整理：后勤专员*每月对收集的资料进行分类，按“年度-类别-月份”编号（如“2023-办公环境-01”），编制《档案分类目录》（表6-1）。（二）归档与保管归档时间：资料需在次月5日前完成归档，纸质资料装入档案袋，标注档案编号、名称、日期；电子资料同步存入档案管理系统，保证纸质与电子档案一致。保管要求：档案柜需上锁，由后勤专员*专人保管；档案室需保持干燥、通风、防火、防潮，定期检查档案状况，防止损坏、丢失。（三）借阅与使用借阅流程：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》（表6-2），经部门负责人、行政经理审批后，由后勤专员提供档案；借阅期限不