公司制度化费用支出审查批准操作规范

公司制度化费用支出审查批准操作规范一、适用范围与支出类型本规范适用于公司各部门、全体员工因工作需要发生的各项费用支出，涵盖以下主要类型：日常运营类：办公用品采购、通讯费、交通费、差旅费（含市内交通、住宿、餐饮）、物业水电费等；业务执行类：市场推广活动、客户接待、项目协作、会议组织、培训开展等；资产购置类：办公设备、工具耗材、专业软件等固定资产及低值易耗品采购；其他专项类：经公司批准的特定项目支出、应急支出等。二、标准化操作流程指引（一）第一步：费用申请发起发起条件：费用支出需符合公司年度/季度预算，未纳入预算的支出需提前提交预算调整申请并获批。操作要求：申请人登录公司OA系统或填写《费用支出审批表》（模板见第三部分），逐项填写费用信息（类型、用途、金额、明细、预算科目等）；附件材料需完整，包括但不限于：费用明细清单（如采购物品名称、规格、数量、单价）、相关合同/协议（如供应商报价单、合作约定）、活动方案（如市场推广计划）、预算批复文件等；涉及多人共同参与的支出（如团队差旅、项目协作），需明确费用分摊方式或牵头申请人。（二）第二步：部门负责人初审审核重点：费用支出的必要性：是否符合部门工作计划，是否为合理业务需求；预算符合性：是否在部门预算额度内，超预算部分是否已说明调整原因；附件完整性：是否提供所需证明材料，信息是否真实准确。操作要求：部门负责人在收到申请后1个工作日内完成审核，在OA系统或审批表“部门意见”栏签署“同意”“补充材料后同意”或“不同意”的明确意见；若“补充材料后同意”，需注明需补充的具体内容（如“需补充供应商资质证明”），申请人补充后重新提交审核。（三）第三步：财务部门合规审查审查重点：政策合规性：是否符合公司《费用管理制度》及相关行业规定（如差旅费标准、招待费限额）；金额准确性：费用计算是否正确，明细金额是否与附件一致；票据合规性：若涉及后续报销，需提前审核票据类型（如增值税专用发票/普通发票）是否符合财务要求（模板需为合规票据，且与业务内容匹配）。操作要求：财务专员在收到申请后1个工作日内完成审查，在“财务意见”栏签署意见，对不符合要求的注明修改建议；对于大额支出（如单笔≥5万元）或复杂业务（如跨部门项目支出），需由财务经理复核并签署意见。（四）第四步：分管领导审批审批权限：分管领导根据费用金额及业务类型行使审批权，具体权限日常运营类、业务执行类：单笔金额≤2万元，由部门分管领导审批；资产购置类、专项类：单笔金额≤5万元，由部门分管领导审批；超出上述金额标准的，需提交总经理审批。操作要求：分管领导重点审核费用支出的合理性、与部门目标的关联性及资源投入产出效益；在“分管领导意见”栏签署“同意”或“不同意”，不同意时需简要说明理由，退回申请人调整。（五）第五步：总经理审批（超权限事项）适用范围：超过分管领导审批权限的支出（如单笔金额＞2万元的日常运营类、＞5万元的资产购置类等）；涉及公司重大战略或跨部门协同的专项支出（如年度市场推广计划、大型设备采购等）。操作要求：总经理在收到申请后2个工作日内完成审批，重点关注费用支出的战略匹配性及整体预算影响；审批结果通过OA系统反馈，同意的进入下一环节，不同意的由财务部门通知申请人并说明原因。（六）第六步：财务复核与支付执行复核内容：审批流程完整性：各环节审批人意见是否明确，签字/审批流程是否完整；信息一致性：申请信息、附件材料、审批意见三者是否一致（如金额、用途、收款方信息等）。操作要求：财务部门在完成复核后，根据审批结果办理支付手续：对公转账：需核对收款方账户信息（名称、账号、开户行）与申请材料一致，通过公司银行账户划款；现金支付：仅适用于小额零星支出（如≤1000元的市内交通费），由申请人填写《借款单》（需附审批通过的《费用支出审批表》），出纳审核后支付现金；支付完成后，在“支付状态”栏标注“已支付”，并同步更新预算执行台账。（七）第七步：资料归档归档范围：审批通过的《费用支出审批表》、附件材料（合同、明细清单、活动方案等）、支付凭证（银行回单、借款单等）、费用报销单（若涉及后续报销）。归档要求：财务部门每月汇总所有费用支出资料，按部门、时间顺序分类整理，电子档存储于公司共享服务器，纸质档装订成册后移交档案室；资料保存期限不少于3年，期满后按公司档案管理规定销毁。三、费用支出审批表（模板）基本信息申请人（姓名）所属部门（部门名称）申请日期年月*日费用类型□日常运营类□业务执行类□资产购置类□其他专项类费用用途（详细说明，如“2024年Q3部门办公用品采购”“项目客户接待”）预算科目（如“行政办公费-办公用品”“市场推广费-活动执行”）申请金额（元）（大写：；小写：）支付方式□对公转账□现金支付□其他（请注明：**）收款方信息（若需）名称：*；账号：；开户行：*费用明细序号项目名称规格/型号单位数量单价（元）小计（元）备注（如供应商、用途说明）123合计金额**附件清单序号附件名称份数类型（□电子档□纸质档）123审批流程审核环节审核人意见（□同意□补充材料后同意□不同意，说明理由：**）签字/日期部门初审部门负责人（姓名）年月*日财务合规审查财务专员（姓名）年月*日财务经理（若需）（姓名）年月*日分管领导审批分管领导（姓名）年月*日总经理审批（若需）总经理（姓名）年月*日财务复核与支付财务主管（姓名）支付状态：□已支付□待支付（说明：**）年月*日四、执行要点与风险提示预算控制优先：所有费用支出须以预算为依据，无预算或超预算支出需提前履行预算调整程序，严禁无计划支出。材料真实完整：申请人需对提交材料的真实性、准确性负责，严禁虚构业务、虚报金额或伪造附件，违者将按公司规定处理。审批时限要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核（部门负责人1个工作日、财务1个工作日、分管领导/总经理根据复杂程度1-2个工作日），避免因流程延误影响业务开展。紧急支出处理：因突发情况需紧急支出的（如设备故障维修、应急客户接待），申请人需先通过电话/即时通讯工具向部门分管领导及财务部门报备，说明紧急原因，后续1个工作日内补办书面审批手续。权限清晰明确：