销售业务合同标准化签订流程

销售业务合同标准化签订流程工具指南一、适用业务场景本流程适用于企业销售部门与外部客户签订各类产品销售或服务合同时的标准操作，涵盖新客户开发合作、老客户续签合同、订单金额分级（常规合同、大额合同）等场景。无论是线下实体交易还是线上服务交付，均可通过此流程保证合同签订的规范性、合规性及高效性，降低合同履约风险，保障双方合法权益。二、标准化签订操作步骤步骤一：业务需求发起与客户信息收集需求发起：销售代表根据客户沟通结果，确认合作意向（产品型号、服务内容、数量、初步价格等），填写《合同需求申请表》，注明客户基本信息、合作需求明细及特殊要求（如交付周期、定制化需求等）。客户信息核实：收集客户主体资格证明材料，包括：企业客户：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、如为授权签署需提供《授权委托书》（注明授权范围、期限）；个人客户：证件号码复印件、联系方式及地址确认书。注：客户信息需与证件原件一致，避免虚假或过期信息导致的合同风险。步骤二：合同文本起草模板选择：根据业务类型（如产品销售合同、服务合同、框架协议+订单附件等），选择公司标准合同模板（由法务部统一制定），不得使用非标模板或客户提供的模板（除非法务部审核通过）。条款填写：严格按照客户需求及公司政策填写核心条款，保证以下信息准确无误：合同主体：甲方（公司全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）、乙方（客户全称、证件编号、地址、联系方式）；标的物/服务内容：产品名称、型号规格、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；价格与支付：单价、总价（大写+小写）、币种、付款方式（如预付款比例、到款期限、账户信息）；交付与验收：交付时间、地点、运输方式、验收流程及标准；违约责任：明确违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）；其他约定：保密条款、知识产权、合同生效条件、份数等。内部预审：起草完成后，销售代表需自行核对条款逻辑性、数据准确性，保证无遗漏或矛盾。步骤三：内部多级审核合同需通过以下环节审核，每环节审核人需在《合同审批表》签署意见并记录时间：销售主管审核：重点审核业务条款合理性，包括价格是否符合销售政策、交付周期是否可行、客户需求是否满足等；法务部审核：重点审核法律条款合规性，包括主体资格、权利义务对等性、违约责任合法性、争议解决方式等，对法律风险点提出修改意见；财务部审核：重点审核财务条款，包括付款方式与公司现金流匹配、开票信息（如税率、类型）准确、应收账款风险控制等；总经理/授权领导审批：对最终合同版本进行审批，确认合同内容符合公司战略及利益，审批通过后进入下一环节。注：审核不通过时，由销售代表根据意见修改后重新提交，直至全部环节审核通过。步骤四：客户确认与沟通合同发送：将审核通过后的合同文本（加盖公司骑缝章的PDF版本）通过邮件、官方签约平台等方式发送给客户联系人，注明“请确认合同条款，如有异议请于X个工作日内反馈”。客户反馈处理：客户无异议：确认签署人信息（姓名、职务、联系方式），约定签署方式（电子签/纸质签）；客户提出修改：对修改条款进行评估，如需调整内部政策，需重新启动内部审核流程；如仅文字表述优化，可在法务部确认后直接修改，无需重新审核。签署授权确认：如客户为授权签署，需要求其提供《授权委托书》原件或扫描件，核实授权范围与签署内容一致。步骤五：合同签署与盖章签署方式选择：电子签：通过公司合作的电子签约平台（如e签宝、法大大）发起流程，合同文本，添加客户签署方信息，客户通过短信完成签署，系统自动带电子签章的合同；纸质签：由销售代表领取公司盖章版合同（一式X份，根据份数需求确定），与客户当面签署或邮寄签署（需客户寄回原件），保证双方签字/盖章清晰、完整（骑缝章必须覆盖合同页缝）。盖章规范：公司公章需加盖在合同首页、尾页及签署页，骑缝章需覆盖所有合同页面，保证拆分后无法篡改；公章由行政部统一保管，签署前需填写《用印申请表》，经审批后方可盖章。步骤六：合同归档与履行跟踪归档管理：电子签合同：由行政部在签约平台归档，同步至公司OA系统，命名规则为“合同编号-客户名称-签订日期”；纸质签合同：销售代表在收到客户签署原件后，3个工作日内提交行政部，行政部完成扫描、编号、存档（电子+纸质原件），更新《合同台账》（包含合同编号、双方信息、签订日期、金额、履行状态、归档日期等）。履行跟踪：销售部门根据合同约定履行交付/服务义务，财务部门跟进收款情况，定期（如每月末）向销售主管反馈合同履行进度，对逾期未履行或未收款的情况及时预警并处理。三、常用模板参考表1：合同需求申请表申请部门销售部申请人*客户名称*有限公司统一社会信用代码*客户联系人*联系方式*合同标的产品名称：型号服务内容：*数量/服务规模*预计金额元（大写：）交付时间年月*日前客户特殊需求（如定制化要求、交付地点等）附件清单□报价单□需求确认函□客户资质材料□其他：*申请日期年月*日销售主管意见签字：*日期：*表2：合同审批表合同编号XS2024001合同名称产品销售合同申请人*客户名称*有限公司审核环节审核意见审核人审核日期销售主管业务条款合理，同意提交法务审核*年月*日法务部法律条款合规，无重大风险*年月*日财务部付款方式符合政策，开票信息准确*年月*日总经理审批最终版本审批通过，同意签署*年月*日四、关键事项提示客户主体风险：签约前务必核实客户主体资格，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约，企业客户需查验营业执照有效期及经营范围，个人客户需核对证件号码有效性。条款严谨性：合同条款需明确、具体，避免使用“大概”“尽快”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等核心内容需量化或可执行，防止后续争议。修改流程控制：客户提出的合同修改，无论大小均需记录在案并重新审核（仅文字表述优化除外），未经审核直接签署可能导致条款无效或公司利益受损。签署权限管理：客户签署人需为法定代表人或持有有效《授权委托书》的授权代表，签署前需核对授权范围（如是否包含签署本合同、是否在授权期限内），越权签署可