建筑装修材料采购及进场管理方案

建筑装修材料采购及进场管理方案一、总则（一）目的与意义为规范建筑装修项目中材料采购及进场管理流程，确保材料质量符合设计及规范要求，有效控制项目成本，保障施工进度，降低管理风险，特制定本方案。本方案旨在为项目材料管理提供系统性指导，促进各相关部门协同工作，提升项目整体管理水平。（二）适用范围本方案适用于各类新建、改建、扩建的建筑装修工程项目，涵盖从材料计划、采购、运输、进场验收、仓储保管至出库使用的全过程管理。项目各相关部门及参与单位均应遵照执行。（三）基本原则1.质量为本，严控标准：坚持材料质量是工程质量的基础，严格执行国家、行业及地方相关标准规范，确保采购材料符合设计图纸及合同约定要求。2.成本优化，经济合理：在保证质量的前提下，通过市场调研、比价议价、集中采购等方式，力求实现材料采购成本的最优化，提高项目经济效益。3.进度保障，及时供应：根据施工进度计划，科学合理地组织材料采购与进场，确保材料供应的及时性与连续性，避免因材料短缺影响施工进度。4.规范有序，权责清晰：建立健全材料管理各环节的规章制度，明确各部门及相关人员的职责权限，确保管理过程规范有序，责任落实到人。5.合规合法，廉洁自律：采购过程严格遵守国家法律法规及公司相关规定，坚持公开、公平、公正原则，杜绝不正当竞争及腐败行为。二、组织机构与职责（一）组织机构设置为确保材料采购及进场管理工作的顺利开展，成立项目材料管理领导小组，由项目经理任组长，项目副经理、总工程师任副组长，成员包括采购部、工程部、质量安全部、造价合约部、财务部及施工班组负责人。（二）主要职责分工1.材料管理领导小组：负责审定材料采购计划、供应商选择策略、重大采购合同，协调解决材料管理中的重大问题。2.采购部：负责材料市场调研、供应商考察与评估、采购计划的具体实施、采购合同的洽谈与签订、材料的催交与运输协调。3.工程部：根据施工图纸及进度计划，提出详细的材料需用计划；负责材料进场后的现场堆放、二次搬运协调；参与材料进场验收。4.质量安全部：负责制定材料质量验收标准；组织或参与材料进场检验、试验工作；对不合格材料的处理进行监督。5.造价合约部：负责审核材料采购预算；参与主要材料的询价与比价；对采购合同的经济性进行审核。6.财务部：负责材料采购资金的筹措与支付；参与采购合同的财务条款审核。7.施工班组：根据施工任务提出具体材料领用需求；参与所领用材料的外观质量初验；负责材料在使用过程中的合理损耗控制与保管。三、材料采购管理（一）采购计划编制与审批1.需求提出：工程部根据施工组织设计、施工进度计划及设计图纸，编制详细的《材料需用计划》，明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、需用时间等信息，并附相关技术参数或样品要求。2.计划汇总与审核：采购部对各部门提出的材料需用计划进行汇总、梳理，结合库存情况（如有），编制《项目材料采购总计划》及《月度/批次材料采购计划》，报造价合约部审核其经济性，报项目经理审批。3.计划调整：因设计变更、施工进度调整等原因需调整采购计划时，由原需求部门提出变更申请，按原审批流程报批后执行。（二）供应商管理1.供应商选择：优先选择具有良好信誉、生产能力强、质量保障体系完善、价格合理且有类似项目供货经验的供应商。对于重要或大宗材料，应通过招标、竞争性谈判或询价等方式确定供应商。2.供应商考察：对拟合作的主要供应商，采购部应组织相关部门进行实地考察，了解其生产规模、工艺水平、质量控制、履约能力及售后服务等情况，并形成《供应商考察报告》。3.供应商评价与动态管理：建立供应商信息库，对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行定期评价，实行优胜劣汰的动态管理机制。（三）采购实施1.询价与比价：采购部根据审批后的采购计划，向合格供应商发出询价单，明确采购要求。收到报价后，进行横向比较，不仅比较价格，还应综合考虑质量、交货期、付款条件及售后服务等因素。2.合同签订：确定供应商后，采购部负责与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收方式、交货时间、交货地点、运输方式、包装要求、付款方式、违约责任及争议解决方式等。合同签订前须经法务部门（或指定人员）审核。3.订单跟踪：采购部应指定专人负责采购合同的执行跟踪，及时与供应商沟通，掌握生产进度、备货情况及运输信息，确保材料按期到货。（四）采购合同管理1.采购合同应统一编号、登记、归档管理。2.合同履行过程中，若发生变更、解除等情况，应签订书面补充协议，并按原审批程序报批。3.建立合同台账，定期对合同履约情况进行检查分析。四、材料进场管理（一）进场验收1.验收准备：材料进场前，工程部应提前清理场地，规划堆放区域，做好必要的防护措施。质量安全部准备好验收所需的工具、仪器及标准。2.进场检验：材料运抵现场后，采购部组织工程部、质量安全部、施工班组共同进行验收。*资料核查：核对材料出厂合格证、检验报告、产品说明书、装箱单等质量证明文件是否齐全、有效，且与实物相符。*外观检查：检查材料的包装是否完好，有无破损、受潮、变形等情况；材料的规格型号、品牌、颜色、尺寸等是否符合合同及设计要求。*数量清点：按合同约定的计量单位和方法清点实际到货数量。*抽样送检：对于国家规定或合同约定需进行抽样送检的材料，由质量安全部按规范要求进行取样，送具有相应资质的检测机构进行检验，检验合格后方可使用。3.验收记录：验收合格后，各方共同签署《材料进场验收单》，作为材料入库、付款的依据之一。验收不合格的材料，应立即标识隔离，由采购部负责联系供应商进行退换货或其他处理，并做好记录。（二）入库存储与保管1.入库登记：经验收合格的材料，应及时办理入库手续，建立材料台账，详细记录材料的进出库情况。2.分类存放：根据材料的性质、特点和保管要求，进行分类、分区存放。对有防潮、防晒、防火、防爆、防腐蚀等特殊要求的材料，应采取相应的防护措施。3.标识管理：所有入库材料均应进行清晰标识，标明材料名称、规格型号、数量、产地、入库日期、检验状态（合格、待检、不合格）等信息。4.仓储保管：定期对库存材料进行检查、盘点，确保账物相符。做好仓库的通风、防潮、防火、防盗工作，防止材料变质、损坏或丢失。对于易损、易碎材料，应采取特别的保护措施。5.先进先出：材料发放应遵循“先进先出”的原则，减少材料积压和变质风险。五、材料领用与使用管理（一）材料领用1.施工班组根据施工任务和进度，填写《材料领用单》，经班组长签字、工程部负责人审批后，到仓库办理领用手续。2.仓库管理员根据审批后的领用单发放材料，核对领用材料的名称、规格、数量，并由领用人签字确认。3.严格控制材料领用数量，超出合理损耗范围的领用，需说明原因并经项目经理批准。（二）使用监督1.施工班组在材料使用过程中，应严格按照施工规范和操作规程进行，确保材料合理使用，减少浪费。2.工程部和质量安全部应对材料使用情况进行监督检查，发现滥用、浪费或使用不合格材料的情况，应立即制止并追究相关人员责任。3.对于边角料、废料，应进行分类回收和再利用，无法再利用的应按环保要求进行处理。六、资料管理1.建立健全材料管理档案，包括采购计划、招标文件、投标文件、采购合同、供应商资料、材料质量证明文件、进场验收记录、检验试验报告、入库单、领用单、材料台账等。2.所有资料应真实、准确、完整，及时整理、归档，做到可追溯。3.资料保管应符合相关规定，确保其安全性和完整性，便于查阅。七、监督与改进1.项目材料管理领导小组定期或不定期对材料采购及进场管理工作的执行