财务管理报销申请审批流程模板

日常报销申请审批流程模板一、适用范围与常见报销类型本流程适用于公司内部员工因工作需要发生的日常费用报销，涵盖以下常见场景：办公费用：办公用品采购、打印复印、通讯费、办公设备维护等；差旅费用：因公出差的交通费（城际交通、市内交通）、住宿费、伙食补贴等；业务相关费用：客户接待（需注明业务背景）、外部合作活动组织、培训场地及资料费等；其他工作支出：经部门负责人认可的其他与工作直接相关的合理费用。二、报销流程详细操作步骤1.费用发生与材料准备员工在费用发生前，如涉及大额支出（如单笔超过5000元），需提前向部门负责人提交《费用预申请说明》，明确用途、预算及必要性，经审批后方可执行；费用发生后，及时收集合规凭证（如采购明细单、行程单、费用清单等），保证凭证真实、完整，且注明业务事由（如“XX项目办公用品采购”“XX地区客户沟通差旅”等）。2.填写《日常报销申请表》登录公司财务系统或纸质版《日常报销申请表》，逐项填写以下信息：申请人基本信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；报销明细：费用发生日期、具体事项、金额、对应的凭证类型及数量；费用归属：如涉及具体项目，需填写项目编号及名称；备注说明：补充费用发生的背景、必要性等关键信息。保证表格内容清晰、无涂改，金额大小写一致（如“￥1,200.00”需填写为“人民币壹仟贰佰元整”）。3.提交申请与附件整理将填写完整的《日常报销申请表》与合规凭证一并整理，凭证需按时间顺序排列，并在每份凭证右上角标注对应的报销事项序号；通过公司OA系统或指定邮箱提交电子版材料（含申请表扫描件及凭证照片），同时将纸质版材料（申请表原件及凭证复印件）提交至部门负责人处。4.部门负责人审批部门负责人（如*经理）在收到申请后2个工作日内完成审批，重点审核：费用是否与部门工作计划相关，是否符合预算；报销事由是否真实、合理，是否存在重复申报；附件是否齐全、信息是否与申请表一致。审批通过后，在《日常报销申请表》“部门审批意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。5.财务部门审核财务专员（如*会计）在收到审批通过的申请后3个工作日内完成审核，重点核对：凭证是否符合财务制度（如是否有公章、是否为合规票据、抬头是否为公司全称）；金额计算是否准确，报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、交通补贴标准等）；项目归属是否准确，是否存在跨项目混报情况。审核通过后，在“财务审核意见”栏签字；若发觉问题，联系申请人补充材料或调整报销金额。6.分管领导审批（根据金额分级）报销金额在5000元（含）以下：由部门负责人审批后，财务审核通过即可进入支付流程；报销金额在5000-20000元（含）：需经财务审核后，提交分管领导（如*总监）审批，重点审核费用的大额合理性及战略匹配度；报销金额超过20000元：需经分管领导审批后，提交总经理最终审批。7.财务支付与归档审批全部通过后，财务部门在5个工作日内完成支付（优先选择银行转账，如需现金报销需提前申请）；支付完成后，财务专员将《日常报销申请表》、凭证原件及审批记录统一归档，保存期限不少于5年；申请人可通过财务系统查询支付进度，如有疑问可联系财务部门（联系人：老师，内线分机号：）。三、日常报销申请表模板报销单号申请日期年月日申请人信息姓名所属部门工号*工号*部门*工号联系方式内线：*/手机：*费用归属项目项目名称：*项目编号：*报销明细序号费用发生日期事项说明12023-10-08办公用品采购（笔记本、文件夹）22023-10-10市内交通费（地铁、打车）32023-10-12培训资料印刷费报销总金额人民币（大写）：壹仟零伍拾伍元整小写￥1,055.00附件清单名称数量页码合规票据3份1-3费用明细说明1份4审批意见部门负责人：签字：日期：年月日财务审核：签字：日期：年月日分管领导（如需）：签字：日期：年月日总经理（如需）：签字：日期：年月日申请人签字财务支付确认支付方式：□转账□现金支付日期：年月日四、操作要点与合规提醒时限要求：费用应在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期需提交《逾期报销说明》，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理；凭证规范：所有需报销的凭证需注明业务事由，避免使用模糊表述（如“办公费”“杂费”等），大额支出（单笔≥3000元）需附合同或供应商报价单；审批权限：严格按照金额分级审批，不得越级审批或代签，审批人需对审批内容的真实性、合理性负责；禁止行为：严禁虚构费用、拆分报销（将大额费用拆分为小额以规避审批）、重复报销同一笔费用，一经发觉将按公司规定处理；沟通反馈：如对报销流程或凭证要求有疑问，可提前咨询财务部门，避免因材料不全