合同审批流程标准操作手册

合同审批流程标准操作手册一、适用范围与业务场景本手册适用于公司各类对外合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。当公司需与外部主体（如供应商、客户、合作方等）设立、变更或终止权利义务关系时，均需严格按照本流程执行审批，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效规避经营风险。二、审批流程详细步骤（一）合同发起与资料准备发起人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）。操作内容：（1）根据合作需求，拟定合同初稿，内容应包括但不限于：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物名称/服务内容、规格型号、数量等）、权利义务条款（履行期限、地点、方式、验收标准等）、价款及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件等）、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心要素。（2）准备附件材料：如合作方资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证等）、技术协议、报价单、项目立项审批表（如需）、过往合作记录等，保证附件与合同内容一致。（3）通过公司OA系统或指定审批平台，创建“合同审批”流程，合同初稿及附件材料，填写《合同审批申请表》（模板见第三章）。（二）部门负责人审核审核人：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监等）。审核要点：（1）合同内容是否符合部门业务目标和公司战略规划；（2）合作方选择是否符合公司采购/销售管理规定（如招投标、比价流程是否合规）；（3）价款、支付方式等商业条款是否合理，是否符合市场行情及公司成本控制要求；（4）业务风险是否可控（如履约能力、违约条款是否明确）。操作结果：审核通过后，在审批流程中签署意见，流转至下一环节；审核不通过的，需注明具体修改意见，退回业务部门重新修订。（三）法务部门审核审核人：法务专员/法务部门负责人。审核要点：（1）合同主体是否具备合法签约资格（如合作方营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容等）；（2）合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；（3）权利义务是否对等，是否存在显失公平或排除对方主要权利的条款；（4）违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖约定）是否明确、合法；（5）是否存在法律漏洞或潜在法律风险（如知识产权归属、保密条款等）。操作结果：审核通过后，签署意见；审核不通过的，提出具体法律修改建议，退回业务部门调整，直至法律风险消除。（四）财务部门审核审核人：财务专员/财务部门负责人。审核要点：（1）合同价款、税费计算是否准确，是否符合公司财务制度；（2）支付方式、付款节点是否与公司资金计划匹配，是否存在大额预付款风险；（3）发票类型、开具要求是否符合税务规定（如增值税专用发票的取得条件）；（4）合同涉及的财务处理（如收入确认、成本归集）是否符合会计准则；（5）保证金、质保金等约定是否合理，是否与公司财务风险管控要求一致。操作结果：审核通过后，签署意见；审核不通过的，提出财务修改意见（如调整付款比例、补充发票条款等），退回业务部门修订。（五）分管领导/总经理审批审批人：根据合同金额及重要性，由分管副总、总经理或董事会授权人审批（具体权限划分参照公司《合同管理办法》）。审批要点：（1）合同内容是否符合公司整体经营方向和重大利益；（2）审批流程是否完整，各环节审核意见是否落实；（3）重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务或战略合作）需评估对公司战略、财务状况、声誉的潜在影响。操作结果：审批通过后，签署最终意见，审批流程结束；审批不通过的，注明原因，终止合同审批或退回重新协商。（六）用印管理执行人：行政部/综合管理部用印专员。操作内容：（1）业务部门凭审批通过的合同审批流程及最终版纸质合同，到行政部申请用印；（2）用印专员核对合同内容与审批流程是否一致，检查合同文本是否完整（如有附件需注明“附件同具法律效力”），确认无误后加盖公司合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；（3）用印后，在《用印登记表》中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息。（七）合同签署与分发签署人：法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》）。操作内容：（1）双方协商确定签署地点、时间，由授权代表签字并加盖公章/合同章；（2）合同签署后，原件至少一式两份，双方各执一份（如需多份，明确份数及分发对象）；（3）业务部门将合同原件扫描存档，并将纸质合同移交至档案管理部门归档。（八）合同履行与归档责任部门：业务部门负责合同履行跟踪，档案管理部门负责合同归档。操作内容：（1）业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并跟踪对方履约情况，发觉问题及时上报；（2）合同履行完毕后，业务部门收集验收证明、付款凭证等履约材料，与合同原件一并移交档案管理部门；（3）档案管理部门按《公司档案管理规定》对合同进行分类、编号、登记，保证合同档案完整、可追溯。三、常用模板参考（一）合同审批申请表项目内容合同名称例如：“项目采购合同”“产品销售合同”合同编号按公司编号规则填写（如“CG-2024-X”“XS-2024-X”）合同主体甲方（公司全称）、乙方（合作方全称、统一社会信用代码）合作标的简述合同主要内容（如“采购设备10台”“提供技术服务”）合同金额大写、小写，币种履行期限起止时间附件清单1.合作方营业执照复印件2.技术协议3.报价单（共X页）业务部门意见负责人签字：__________日期：__________法务部门意见审核人签字：__________日期：__________财务部门意见审核人签字：__________日期：__________分管领导意见签字：__________日期：__________总经理审批签字：__________日期：__________（二）合同台账登记表合同编号合同名称签约主体签约日期履行期限合同金额履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）归档日期备注CG-2024-001采购合同甲方：公司乙方：供应商2024–2024–至2024–￥,X.00已完成2024–验收合格………四、关键操作提醒（一）合同起草注意事项合同内容应真实、准确，禁止虚构合作主体或篡改关键条款；涉及金额、数量、时间等数字信息，需同时使用大小写，避免歧义；技术术语、专业词汇应与行业标准一致，必要时附定义说明；合同附件需与标注一致，并在中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。（二）审核环节常见问题处理资料不完整：若附件材料缺失（如合作方资质过期），需补充完整后方可进入下一环节；条款冲突：如商业条款与法律条款矛盾，以法律条款为准，由业务部门与法务部门共同修订；紧急审批：特殊情况需加快流程的，需经分管领导批准后，可同步进行多环节审核（如业务审核与法务审核并行），但需保证审核质量。（三）用印与归档风险防控严禁在未审批或审批未通过的合同文本上用印，严禁携带公章外出用印（特殊情况需总经理批准并派专人陪同）；合同原件需妥善保管，遗失或损毁需及时向行政部及分管领导报告，并采取补救措施；电子合同签署需使用符合《电子签名法》规定的第三方平台，保证签署身份真实及合同内容不可篡改。（四）合同履行监控业务部门需建立合同履行跟踪表，