采购与供应商管理数据库模型

适用业务场景本数据库模型适用于企业采购部门对供应商全生命周期管理及采购业务流程的标准化管控，具体包括：多部门协同的采购需求提报与审批、供应商资质审核与分级管理、采购订单与跟踪、合同履约监控、供应商绩效评估等场景。尤其适用于需要规范化管理供应商资源、优化采购成本、控制供应链风险的中大型企业，或希望通过数字化手段提升采购效率与透明度的组织。系统操作流程指引一、基础信息配置（初始化阶段）部门与人员权限设置在系统中录入企业组织架构信息，包括采购部、需求部门（如生产部、研发部）、财务部等，并明确各部门角色（如采购专员、需求申请员、审批负责人等）。为不同角色分配系统操作权限，例如需求申请员仅可提交采购需求，采购专员可订单，财务部可关联合同与付款流程。物料与供应商类别定义录入企业常用物料信息，包括物料编码、名称、规格型号、计量单位、所属类别（如原材料、办公用品、设备等），支持多级分类便于检索。定义供应商类型（如战略供应商、普通供应商、备选供应商等），并设置各类供应商的准入标准（如注册资本、行业资质、合作年限等）。二、供应商信息管理（全生命周期流程）供应商准入与注册供应商通过系统提交注册资料（包括营业执照、资质证书、联系人信息、银行账户等），由采购专员初步审核资料完整性。审核通过后，系统自动唯一供应商编码，供应商信息进入“待评估”状态；资料不完整则退回并注明缺失项。供应商现场评估与分级采购部组织相关部门（如质量部、技术部）对供应商进行现场评估，从生产能力、质量控制体系、供货稳定性等维度打分。评估结果录入系统，结合供应商类型自动划分等级（如A级战略供应商、B级合格供应商、C级限制供应商），并记录评估日期与参与人员（如评估人：*经理）。供应商信息动态更新定期（如每季度）通过系统向供应商发送信息更新提醒，要求补充或更新资质证书、联系人变更等数据。对即将到期的资质证书（如ISO认证），系统自动预警提示采购专员跟进续期，保证供应商资质有效。三、采购需求与订单管理（业务执行流程）采购需求发起与审批需求部门在系统中填写《采购需求申请表》，注明物料信息、需求数量、预计到货日期、用途说明及预算金额，提交至部门负责人审批。系统根据预设审批流程（如需求金额≤1万元由部门审批，＞1万元需采购部总监审批）自动流转，审批进度实时反馈给申请人。采购订单与下达采购专员根据审批通过的需求，在系统中选择合格供应商（优先匹配A级供应商），《采购订单》，明确订单编号、物料明细、单价、总金额、交货地点、验收标准等。订单经采购部负责人审批后，系统自动向供应商发送订单通知（支持在线确认），同步更新订单状态为“已下达”。订单执行与跟踪供应商发货后，在系统中填写发货信息（如物流单号、发货时间），采购专员可实时查看订单进度。需求部门收到货物后，在系统中完成入库验收，录入实际数量、质量验收结果，订单状态自动更新为“已完成”或“异常”（如数量不符、质量问题）。四、合同与绩效管理（管控与优化流程）采购合同管理对于金额较大或长期合作的采购，需在系统中关联《采购合同》，录入合同编号、供应商信息、订单明细、付款条款、违约责任等，并合同扫描件。合同生效后，系统设置关键节点提醒（如付款截止日期、合同到期日），保证履约过程可控。供应商绩效评估每季度/年度，系统根据供应商的历史合作数据自动绩效评分，维度包括：质量评分：验收合格率、退货率（由质量部数据导入）；交期评分：准时交货率、延期次数（由订单数据自动统计）；服务评分：响应速度、问题解决效率（由需求部门评价录入）；价格评分：市场价格对比、成本优化贡献（由财务部数据导入）。绩效结果自动划分等级（如优秀、良好、合格、不合格），并触发相应管理动作（如优秀供应商优先分配订单，不合格供应商启动淘汰流程）。核心数据表结构设计1.供应商基本信息表字段名字段类型说明supplier_VARCHAR(20)供应商唯一编码（主键）supplier_nameVARCHAR(50)供应商全称supplier_typeVARCHAR(20)供应商类型（战略/普通/备选）contact_personVARCHAR(30)联系人姓名phoneVARCHAR(15)联系方式（仅用于系统内通讯）addressVARCHAR(100)注册地址license_noVARCHAR(30)营业执照编号qualificationTEXT资质证书列表（JSON格式存储证书名称及有效期）levelVARCHAR(10)供应商等级（A/B/C级）statusVARCHAR(10)状态（启用/冻结/淘汰）create_timeDATETIME创建时间update_userVARCHAR(20)最后更新人（如*专员）2.采购需求申请表字段名字段类型说明demand_idVARCHAR(20)需求编号（主键）dept_idVARCHAR(20)申请部门IDapplicantVARCHAR(20)申请人（如*主管）apply_dateDATE申请日期material_VARCHAR(20)物料编码material_nameVARCHAR(50)物料名称specVARCHAR(50)规格型号demand_qtyINT需求数量expected_dateDATE预计到货日期purposeTEXT用途说明budget_amountDECIMAL(10,2)预算金额（元）approval_statusVARCHAR(10)审批状态（待审批/已通过/已驳回）approverVARCHAR(20)审批人（如*经理）approve_timeDATETIME审批时间3.采购订单表字段名字段类型说明order_idVARCHAR(20)订单编号（主键）supplier_VARCHAR(20)供应商编码（外键）demand_idVARCHAR(20)关联需求编号order_dateDATE订单日期material_infoTEXT物料明细（JSON格式存储物料编码、名称、数量、单价）total_amountDECIMAL(10,2)订单总金额（元）delivery_dateDATE交货日期delivery_placeVARCHAR(100)交货地点order_statusVARCHAR(10)订单状态（已下达/已发货/已完成/异常）creatorVARCHAR(20)创建人（如*采购专员）create_timeDATETIME创建时间4.供应商绩效评分表字段名字段类型说明score_idVARCHAR(20)评分编号（主键）supplier_VARCHAR(20)供应商编码（外键）score_cycleVARCHAR(10)评分周期（2024-Q1）quality_scoreDECIMAL(3,1)质量评分（0-10分）delivery_scoreDECIMAL(3,1)交期评分（0-10分）service_scoreDECIMAL(3,1)服务评分（0-10分）price_scoreDECIMAL(3,1)价格评分（0-10分）total_scoreDECIMAL(3,1总分（自动计算）evaluatorVARCHAR(20)评估人（如*采购经理）evaluate_dateDATE评估日期使用与管理要点数据准确性保障供应商信息、物料信息等基础数据需指定专人维护（如采购专员），变更时需通过审批流程，避免随意修改导致数据混乱。采购需求、订单等业务数据需与实际业务一致，验收环节需严格核对数量与质量，保证系统数据与实物一致。权限与流程合规严格执行角色权限分离，例如需求部门不可修改已审批的订单，财务部仅可查看合同与付款数据，防止越权操作。所有审批流程需留痕，系统记录操作人、操作时间、审批意见，保证采购过程可追溯，符合企业内控要求。数据安全与维护定期（如每