第一次公司质量管理体系审核会议记录

第一次公司质量管理体系审核会议记录会议基本信息*会议名称：公司质量管理体系第一次内部审核启动与策划会议*会议时间：XXXX年X月X日上午X点X分-X点X分*会议地点：公司会议室A*主持人：王某某（管理者代表）*记录人：李某某（品控部专员）*参会人员：*高层领导：张某某（总经理）*审核组：王某某（组长）、赵某某（技术部）、刘某某（生产部）、李某某（品控部，兼记录）*各部门代表：研发部（陈某某）、采购部（杨某某）、销售部（黄某某）、人力资源部（吴某某）、行政部（郑某某）、财务部（孙某某）*缺席人员：无*会议主题：公司首次质量管理体系内部审核启动与策划会议议程1.主持人开场，阐述本次审核的目的、意义及重要性2.明确审核依据、范围及总体目标3.介绍审核计划与时间安排4.审核组成员及职责分工说明5.各部门需配合事项及准备工作要求6.内部沟通机制与问题反馈渠道说明7.答疑与交流8.总经理总结讲话会议内容与决议一、开场与审核目的、范围阐述主持人王某某首先感谢各位参会人员的准时出席。他指出，本次会议是公司自导入新版质量管理体系以来的首次内部审核启动会。开展内部审核是确保公司质量管理体系有效运行、持续改进的关键环节，旨在通过系统性的检查，验证各部门质量管理活动是否符合体系文件规定及ISO9001标准要求，及时发现并纠正存在的问题，为即将到来的外部监督审核（或认证审核）做好充分准备，并最终提升公司整体管理水平和产品/服务质量。王某某进一步明确了本次审核的依据主要包括：*ISO9001:XXXX标准（注：此处可根据实际情况填写具体版本，如ISO9001:2015）*公司《质量手册》、相关程序文件及作业指导书*适用的法律法规及客户合同要求（如适用）审核范围初步定为：覆盖公司所有与质量管理体系相关的部门及过程，包括但不限于：管理职责、资源管理、产品实现过程（含设计开发、采购、生产/服务提供、仓储物流等）、测量分析与改进等。具体部门涉及：研发部、采购部、生产部、品控部、销售部、人力资源部、行政部及财务部的相关接口流程。二、审核计划与时间表介绍品控部李某某代表审核组介绍了《第一次质量管理体系内部审核初步计划》。计划主要包括：1.审核阶段划分：*文件审核阶段（预备阶段）：计划于X月X日-X月X日进行，审核组将对各部门主要的体系文件、作业指导书、记录表单等进行初步审查，确保文件的充分性、适宜性和协调性。*现场审核阶段：计划于X月X日-X月X日进行，审核组将深入各部门现场，通过交谈、查阅记录、观察实际操作等方式，验证体系文件的执行情况和实际运行效果。2.审核时间安排：现场审核将按部门进行，每个部门的审核时间初步定为X小时至X天不等（具体时间分配将在后续详细审核检查表中明确，并提前与各部门沟通确认）。3.首次会议与末次会议：现场审核开始前将召开首次会议，明确审核具体安排和要求；现场审核结束后召开末次会议，通报审核发现。王某某强调，此计划为初步安排，各部门在接到具体审核通知后，如有特殊情况需提前与审核组沟通协调，以便灵活调整，但总体时间节点不变。三、审核组成员与职责分工主持人王某某宣布了本次审核组的组成及初步分工：*审核组长：王某某（管理者代表），负责审核的整体策划、组织、协调，审核过程的控制，以及审核报告的批准。同时负责审核“管理职责”、“持续改进”等条款及相关高层管理活动。*审核员：*赵某某（技术部经理）：主要负责研发部、生产技术相关过程的审核。*刘某某（生产部主管）：主要负责生产部、仓储物流过程的审核。*李某某（品控部专员）：主要负责品控部、采购部相关过程的审核，并兼任审核组秘书，负责记录、资料整理及联络工作。王某某要求审核组成员严格遵守审核纪律，保持客观公正，以事实为依据，确保审核的有效性。审核组内部将建立每日碰头会机制，交流审核进展，讨论发现的问题。四、各部门需配合事项与准备工作要求为确保审核工作顺利高效进行，王某某对各部门提出以下配合要求：1.指定接口人：各部门需指定一名熟悉本部门业务流程的负责人作为审核对接人，负责审核期间的联络、资料提供和陪同。请于X月X日前将接口人名单报至品控部李某某处。2.文件资料准备：各部门需提前整理好与本部门质量活动相关的体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书等）、记录表单（如生产记录、检验记录、培训记录、设备维护记录、客户反馈处理记录等），确保其完整、清晰、易于查阅。特别注意文件的现行有效性版本。3.现场准备：确保生产现场、办公区域整洁有序，相关的作业指导文件、质量标识等清晰规范。4.人员安排：提前协调好接受访谈的人员，确保相关岗位人员在审核时段内能够在岗并配合审核。5.积极心态：希望各部门以积极、开放的心态对待本次审核，将审核视为一次自我检查、发现改进机会的过程，而非简单的“挑错”。对于审核中发现的问题，要勇于面对，积极整改。五、内部沟通机制与问题反馈渠道王某某指出，审核过程中，审核组将与各部门接口人保持密切沟通。如部门对审核发现有异议或疑问，可当场提出，或向审核组长反映。审核组内部将对所有发现进行充分讨论和验证。同时，公司设立临时问题反馈邮箱：[体系审核专用邮箱地址，此处省略]，各部门在审核准备及实施过程中遇到的任何问题或困难，均可通过此邮箱向审核组反馈。六、答疑与交流在答疑环节，各部门代表就审核准备工作中的一些具体问题进行了提问：*采购部杨某某：问：“我们部门的供应商管理相关记录较多，是否需要全部打印出来？”答：李某某回应，无需全部打印，审核员会根据审核检查表的指引查阅关键记录，请确保电子版或纸质版记录易于检索即可。*销售部黄某某：问：“客户反馈处理记录，包括邮件往来是否需要整理？”答：王某某回应，是的，所有与客户沟通、投诉处理、满意度调查相关的记录都属于审核范围，应妥善整理。*人力资源部吴某某：问：“培训记录方面，除了签到表，培训效果评估的证据是否需要提供？”答：赵某某回应，是的，培训的有效性评价证据（如考核结果、实操评估等）是审核关注点之一，请一并准备。审核组对提出的问题均进行了耐心解答和记录。七、总经理总结讲话总经理张某某对本次审核会议的召开表示肯定，并作总结讲话。张总强调：1.高度重视，全员参与：各部门负责人必须高度重视此次首次内部审核，将其作为提升部门管理水平的契机。要求各部门全体员工积极配合，不得以任何理由推诿或拒绝。2.实事求是，暴露问题：审核的目的是发现问题、解决问题，进而提升管理。希望各部门在审核过程中实事求是，不回避问题，不掩盖矛盾。对于审核发现的不符合项，要认真分析原因，制定有效的纠正和预防措施。3.注重实效，持续改进：质量管理体系的建立和运行不是为了应付审核，而是为了提升公司整体竞争力。要以此次审核为起点，将体系要求真正融入日常工作，形成常态化的自我检查和持续改进机制。4.资源保障：公司将为审核工作提供必要的资源支持，确保审核工作顺利进行。张总最后要求各部门严格按照会议部署，认真做好各项准备工作，确保首次内部审核取得圆满成功，为公司质量管理体系的有效运行和持续优化奠定坚实基础。会议总结主持人王某某感谢张总的指示和各部门的积极参与。他表示，本次会议明确了首次内部审核的目标、计划、分工和要求，为审核工作的顺利开展奠定了基础。审核组将尽快完成详细审核检查表的编制，并提前下发至各相关部门。希望各部门按照会议要求，指定接口人，积极行动起来，认真做好各项准备工作。后续行动计划序号行动事项负责人完成时限备注:---:---------------------------:-----------:-----------:-------------------1各部门报送审核接口人名单各部门负