婚礼策划公司服务流程管理手册

婚礼策划公司服务流程管理手册前言本手册旨在规范婚礼策划服务的全流程，确保每一对新人都能享受到专业、贴心、高效的婚礼筹备体验。我们深信，一场成功的婚礼不仅是流程的完美执行，更是情感的细腻表达与记忆的精心雕琢。全体团队成员应深刻理解并严格遵循本手册所阐述的服务理念与操作规范，以专业素养与真诚服务，为新人打造独一无二的婚礼盛典。一、初步接洽与需求探索阶段1.1客户触点与咨询引导*多渠道响应：确保对来自官网、社交媒体、线下活动、口碑推荐等各渠道的客户咨询信息，在一个工作日内给予专业、热情的初步回应。*首次沟通：通过电话、线上聊天工具或面对面（初步）进行。核心目标是了解新人的婚期意向、初步预算范围、婚礼类型偏好（如中式、西式、户外、主题等）以及他们对婚礼的初步设想。同时，简要介绍公司服务特色、过往成功案例风格，并约定更深入的面谈时间。*信息记录：详细记录新人基本信息、联系方式、初步需求及关注点，建立初步客户档案。1.2深度面谈与需求挖掘*环境营造：提供舒适、私密的咨询环境，准备好公司宣传册、案例集锦、不同风格婚礼图片/视频资料。*需求访谈：策划师需运用专业的提问技巧，引导新人分享他们的爱情故事、生活品味、兴趣爱好、对婚礼的期待与顾虑。重点关注：*新人及双方家庭的核心诉求与禁忌。*对婚礼氛围的偏好（浪漫、温馨、活泼、庄重、个性化等）。*对婚礼关键环节的设想（如仪式流程、特殊环节、音乐选择等）。*预算的详细构成与优先级。*重要宾客信息及特殊安排需求。*专业建议：基于新人的初步想法和预算范围，结合行业经验，提供初步的可行性分析和方向性建议，帮助新人梳理思路，明确策划方向。*服务介绍：清晰介绍公司不同服务套餐的内容、包含与不含项目、收费标准及增值服务，确保新人充分理解。1.3初步方案框架与合作意向确认*意向客户评估：根据面谈情况，判断双方合作的契合度。对于明确意向的客户，可提供初步的婚礼策划框架思路（非完整方案）。*预算初步规划：协助新人对婚礼各项主要开支进行初步的预算分配建议，使其对婚礼投入有更清晰的概念。*合作协议洽谈：在新人表达明确合作意向后，提供详细的服务合同。清晰列明服务内容、服务周期、双方权责、付款方式、退款政策等关键条款，并耐心解答新人疑问。*合同签订：双方就合同条款达成一致后，签署正式服务合同，并收取约定的首期策划服务费。二、深度策划与方案构建阶段2.1新人深度访谈与灵感采集*“爱情故事”访谈：策划师需与新人进行至少一次深入的“爱情故事”访谈，挖掘他们感情历程中的重要节点、共同记忆、特殊符号等，这些都可能成为婚礼主题与细节设计的灵感来源。*风格偏好细化：通过图片参考、场景描述等方式，进一步明确新人对婚礼色彩、装饰风格、灯光氛围、音乐风格等视觉与听觉元素的偏好。*家庭因素考量：了解双方家庭的文化背景、宗教信仰（如有）、重要长辈的期望与建议，确保婚礼方案兼顾新人意愿与家庭和谐。2.2婚礼方案创意设计与预算细化*主题概念提炼：基于新人的爱情故事、偏好及预算，策划师团队进行头脑风暴，提炼出独特且贴切的婚礼主题概念。*方案内容构建：*婚礼流程设计：详细规划从迎亲、签到、仪式（含誓言、交换戒指、拥吻、感恩父母等环节）、婚宴（含致辞、互动游戏、敬酒等环节）到送客的完整流程，明确各环节时长与衔接。*视觉设计方案：包括婚礼主视觉（Logo、主KV）、色彩搭配、花艺设计方案、场地布置效果图（主舞台、签到区、合影区、通道等）、桌花设计、灯光舞美方案等。*氛围营造方案：音乐选曲建议（仪式音乐、背景音乐、入场音乐等）、香氛（如有）、特殊环节创意（如沙画、视频、惊喜表演等）。*预算精准分配：根据确定的方案内容，制定详细的预算清单，将总预算精确分配到场地、布置、花艺、四大金刚（司仪、摄影、摄像、化妆）、服装、餐饮、交通、杂项等各个项目，并提供相应的供应商选择建议及价格区间参考。2.3方案沟通、修改与最终确认*方案提案会：策划师向新人进行正式的方案提案，清晰、生动地阐述婚礼主题、流程设计、视觉效果、预算构成等核心内容。*意见收集与修订：认真听取新人及家人的反馈意见，对方案进行针对性的调整与优化。此过程可能需要多次沟通与修改，直至新人完全满意。*最终方案确认：方案修改完善后，由新人签字确认。此确认方案将作为后续执行工作的唯一依据。同时，根据最终方案，确认并收取相应阶段的策划服务费用。三、供应商整合与细节执行阶段3.1核心供应商筛选与推荐*供应商库管理：建立并定期更新优质、可靠的供应商资源库（包括但不限于场地、摄影、摄像、司仪、化妆师、花艺师、灯光音响、搭建商、甜品、婚车等）。*精准推荐：根据新人的预算、方案风格及个性化需求，从供应商库中筛选2-3家最匹配的供应商供新人选择，并提供客观的背景介绍、作品展示及合作评价。*协助洽谈：在新人与供应商的沟通洽谈过程中，提供必要的专业支持与建议，协助新人争取合理权益，确保服务内容与价格符合预期。3.2合同管理与进度把控*合同审核与签订指导：指导新人与各供应商签订正式服务合同，提醒新人注意合同条款的完整性与明确性，必要时提供专业审核意见。*执行时间表制定：制定详细的婚礼筹备执行时间表（Timeline），明确各供应商的服务内容、交付物、时间节点及我方对接人。*定期进度追踪：策划师需定期与各供应商及新人沟通，跟踪各项筹备工作的进展情况，确保所有环节按计划推进，及时发现并解决潜在问题。3.3婚礼前细节确认与应急预案*物料采购与制作跟进：对婚礼所需的定制物料（如请柬、席位卡、伴手礼、签到簿等）的设计、制作、采购进度进行全程跟进，确保质量与交付时间。*最终细节确认会：婚礼前1-2周，组织新人、核心供应商（司仪、摄影、摄像、化妆、场地负责人等）召开最终协调会。*再次确认婚礼流程、各环节时间节点、人员分工。*确认摄影摄像拍摄重点、化妆造型细节、司仪串词风格与内容。*确认场地布置最终效果图、灯光音响流程、餐饮服务细节。*确认新人及伴郎伴娘当天的着装、物品准备清单。*应急预案制定：针对可能出现的突发状况（如天气突变、设备故障、重要人员临时变动、物品遗失等），制定详细的应急预案，并明确责任人与处理流程。*婚礼物品清单核查：协助新人梳理并核查婚礼当天所需携带的重要物品（戒指、誓言卡、信物、红包、证件等）。四、婚礼盛典执行与现场调控阶段4.1婚礼当天场地布置与验收*提前到场：策划团队及主要负责人需在约定时间（通常为婚礼正式开始前4-6小时）抵达婚礼场地。*搭建督导：对场地布置、花艺摆放、灯光音响调试、舞台搭建、指示系统等各项现场搭建工作进行全程监督与指导，确保与设计方案一致，符合质量要求。*细节检查：对所有装饰细节、物料摆放、设备运行状况进行逐一检查，确保无遗漏、无差错。*最终验收：布置完成后，策划师进行整体验收，确保达到预期效果。4.2各岗位人员协调与流程推进*团队分工与晨会：婚礼当天，策划团队内部召开简短晨会，明确各成员职责分工（如总协调、仪式督导、迎宾引导、新娘秘书、后勤保障等）。*供应商到场确认与安排：确认各供应商（摄影、摄像、化妆、司仪、灯光音响师等）按时到场，并安排其工作区域与准备事宜。*新人与伴郎伴娘对接：与新人及伴郎伴娘团队保持密切沟通，提醒时间节点，协助整理着装，安抚紧张情绪。*流程精准执行：*迎宾阶段：引导宾客签到、入座，维持现场秩序，解答宾客疑问。*仪式阶段：作为总导演，通过手势、耳麦等方式，精准把控仪式各环节的衔接、音乐配合、灯光变化，确保仪式流畅、庄重、感人。*婚宴阶段：协调司仪把控婚宴节奏，确保敬酒环节有序进行，处理现场可能出现的临时需求或小状况。*突发状况处理：若出现应急预案中预设的情况或其他突发问题，现场负责人需迅速启动预案，果断决策，妥善处理，确保婚礼整体不受重大影响。4.3新人贴身服务与宾客体验关怀*新人专属秘书服务：指定专人（如新娘秘书）全程陪伴新人，负责保管新人的贵重物品，协助补妆、更换衣物，提供饮水、餐点，确保新人在忙碌的婚礼中得到必要的休息与照料。*宾客体验优化：关注宾客的感受，确保指引清晰、座位安排合理、餐饮服务及时。对有特殊需求的宾客（如老人、儿童、残障人士）给予特别关照。五、婚礼收尾与价值延伸阶段5.1婚礼现场撤场与物品回收*撤场协调：婚礼仪式及婚宴结束后，协调各供应商按约定时间有序进行撤场工作，确保场地恢复原状，无物品遗漏。*新人私人物品交接：将婚礼过程中收集到的新人私人物品（如誓言卡、信物、未拆封的红包、重要礼品等）清点后，安全、完整地交还给新人或其指定委托人。*公司物品回收：回收公司提供的可重复使用道具、设备、装饰等物品，进行清洁、整理、入库。5.2后期服务与客户关系维护*结算与尾款处理：婚礼结束后，与新人及各供应商进行最终的费用核算与结算，处理尾款支付事宜，提供清晰的费用明细。*影像资料交付跟进：跟进摄影、摄像团队的后期制作进度，确保新人按时收到婚礼照片、视频等影像资料。*客户满意度回访：婚礼后1-2周内，对新人进行电话或线上回访，了解其对婚礼整体效果及服务过程的满意度，收集反馈意见与建议，以便持续改进服务质量。*感谢与祝福：向新人发送感谢函及新婚祝福，赠送纪念小礼物（如有）。*案例授权与口碑传播：在获得新人许可后，将婚礼案例进行整理，用于公司宣传。鼓励并引导满意客户进行口碑分享。六、服务保障与持续改进*团队专业培训：定期组织内部培训，提升策划师的专业技能、沟通能力、创意能力及应急处理能力。*供应商评估与优化：建立供应商合作评估机制，定期对供应商的服务质量、配合度、性价比进行评估，优化供应商库。