资材部管理制度

资材部管理制度一、总则资材管理是企业运营的核心环节之一，直接关系到生产的连续性、成本控制及整体运营效率。为规范资材部各项工作流程，明确各岗位职责，确保物资供应的及时性、准确性与经济性，特制定本制度。本制度适用于公司资材部所有人员及相关业务活动，全体成员须严格遵守，协同执行。本制度的制定，旨在建立一个权责清晰、流程顺畅、管理规范、高效低耗的资材管理体系，以支持公司整体战略目标的实现。资材部的一切工作均应遵循“服务生产、保障供应、控制成本、优化库存”的基本原则。二、组织架构与岗位职责资材部在公司统一领导下开展工作，根据业务需要设置相应的职能模块与岗位。各岗位人员应明确自身职责，恪尽职守，确保各项工作有序开展。（一）部门负责人全面负责资材部的日常管理工作，制定部门工作计划与目标，并组织实施；审批重要的采购计划、供应商选择及合同签订；协调部门与公司其他部门及外部供应商的关系；负责部门团队建设与人员管理，确保部门高效运作。对资材管理的整体效果负主要责任。（二）计划与调度岗负责根据生产计划、销售预测及库存状况，编制物资需求计划；跟踪物资需求计划的执行情况，协调解决计划执行过程中的问题；负责物料的调度与统筹，确保生产物料的及时供应，避免因缺料影响生产进度。（三）采购执行岗根据审批后的采购计划，执行具体的采购操作；负责供应商的询价、比价、议价工作，选择合格的供应商；签订采购合同，并跟踪合同的履行，确保物资按时、按质、按量到货；负责采购过程中的异常情况处理，如短货、质量问题等。（四）仓储管理岗负责物资的入库验收、存储保管、出库发放等工作；对库存物资进行定期盘点，确保账实相符；负责仓库的安全管理，包括防火、防潮、防盗等，保证物资完好无损；优化库存布局，提高仓库空间利用率和作业效率。（五）供应商管理岗（如设置）负责供应商的开发、评估、认证与日常管理；建立和维护供应商档案，定期对供应商进行绩效评估；组织与核心供应商的战略合作，推动供应链优化；处理与供应商之间的质量异议及合作纠纷。三、物资计划管理物资计划是资材管理的龙头，科学合理的计划是保障供应、控制库存的前提。（一）计划编制依据物资需求计划的编制应以公司年度经营计划、生产大纲、销售订单、技术部门提供的物料清单（BOM）、以及现有库存水平和合理的安全库存量为主要依据。各相关部门应及时提供准确的基础数据。（二）计划编制与审批流程计划与调度岗应会同相关部门，根据上述依据，定期（如月度、周度）编制物资需求计划，明确物资的品名、规格型号、数量、质量要求、需求日期等。计划编制完成后，须按规定权限逐级报批。对于大宗、贵重或关键物资的采购计划，应报部门负责人及公司分管领导审批。（三）计划的执行与调整经批准的物资需求计划是采购和仓储工作的指令性文件。资材部应严格按照计划执行。如因市场变化、生产调整或设计变更等原因导致计划需要调整，应由需求部门提出书面申请，按原审批流程进行调整。计划与调度岗需及时跟踪计划执行进度，并向相关部门反馈。四、采购管理采购管理是控制成本、保证物资质量的关键环节，应遵循“质优价廉、及时高效、廉洁规范”的原则。（一）供应商选择与管理采购执行岗（或供应商管理岗）应通过多种渠道寻找潜在供应商，并对其资质、生产能力、质量体系、商业信誉、价格水平及售后服务等进行综合评估。优先选择那些信誉良好、性价比高、具有长期合作潜力的供应商。建立合格供应商名录，并实行动态管理。（二）采购方式确定根据采购物资的特性、金额大小及市场情况，合理选择采购方式。常用的采购方式包括询价采购、比价采购、招标采购等。对于小额、常规物资，可采用询价或比价方式；对于大额、重要或战略物资，应考虑采用招标采购，以确保采购过程的公开、公平、公正。（三）采购合同管理所有采购业务均应尽可能签订书面采购合同。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、付款方式、验收标准、违约责任等主要条款。合同签订前须进行法律及商务评审，确保合同的合法性和严谨性。（四）采购过程控制采购人员应严格按照采购合同执行采购，密切跟踪订单进展，及时与供应商沟通，确保物资按期到货。对于重要物资的生产过程，必要时可进行上门监造或抽查。采购过程中应坚决杜绝收受回扣、以次充好等不良行为。五、仓储管理仓储管理是物资流转的中间环节，旨在确保物资的安全、完整和有效利用。（一）入库管理物资到货后，仓储管理岗应会同质量检验部门（如需要），根据采购合同、送货单及相关质量标准，对物资的数量、规格型号、外观质量、相关证件（如合格证、检验报告）等进行严格验收。验收合格后方可办理入库手续，登记入账，并对物资进行合理标识。不合格物资应隔离存放，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（二）在库管理物资入库后，应根据其物理化学性质、包装情况等，分区、分类、分架存放，做到“三清”（数量清、规格清、标识清）、“两齐”（库容整齐、堆码整齐）、“四号定位”（库号、区号、架号、位号）。对于有特殊存储要求的物资（如危险品、冷藏品），必须按其特性采取相应的防护措施。定期对库存物资进行检查、保养和维护，防止变质、损坏或流失。（三）出库管理物资出库应严格按照审批后的领料单或出库单执行。仓储管理岗需认真核对领料单位、物资名称、规格型号、数量等信息，确认无误后方可发料。遵循“先进先出”（FIFO）的原则，以减少物资积压和损耗。对于贵重物资或关键备件的出库，应履行更严格的审批手续。（四）库存盘点与分析仓储管理岗应定期（如每月、每季度）对库存物资进行全面盘点，确保账、卡、物三者相符。对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按规定程序上报处理。同时，应对库存结构进行分析，识别呆滞料、积压料，提出处理建议，优化库存水平。六、信息管理与保密资材部在工作过程中会产生和接触大量商业信息，如供应商信息、采购价格、库存数据等，这些信息均属于公司商业秘密。（一）信息记录与传递各项业务活动均应做好详细的记录，如采购订单、合同、入库单、出库单、盘点表等，并确保记录的真实、准确、完整。相关信息应按照规定的流程在内部及时传递，确保信息畅通。（二）信息系统应用积极推广和使用专业的ERP或资材管理信息系统，实现物资计划、采购、仓储等业务的信息化管理，提高工作效率和数据准确性。相关人员应熟练掌握系统操作，并按规定及时录入和更新数据。（三）保密要求资材部所有人员均有责任和义务保守公司的商业秘密。严禁向外部无关人员泄露公司的采购策略、供应商信息、采购价格、库存数量等敏感信息。未经授权，不得擅自复制、传播或对外提供相关业务资料。七、监督与考核为确保本制度的有效执行，应建立健全监督与考核机制。（一）日常监督检查部门负责人及相关岗位管理人员应定期或不定期对各项资材管理制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）绩效考核将资材管理的各项关键指标（如计划准确率、采购及时率、物资合格率、库存周转率、仓储损耗率等）纳入部门及相关岗位人员的绩效考核体系，对表现优秀者给予表彰和奖励，对违反制度、造成损失或不良影响者，视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分。（三）持续改进