幼儿园信息档案管理制度

幼儿园信息档案管理制度一、总则为规范本园信息档案管理工作，确保各类档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及教育行政管理部门的要求，结合本园实际情况，特制定本制度。本制度适用于幼儿园各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理工作是幼儿园管理的重要组成部分，全体教职工均有保护档案的义务和责任。信息档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。二、管理机构与职责幼儿园成立档案管理工作小组，由园长任组长，分管副园长任副组长，成员包括各部门负责人及专职（或兼职）档案管理员。档案管理工作小组负责统筹、协调和监督全园档案管理工作。幼儿园办公室（或指定专门部门）为档案管理的日常工作机构，配备专职或兼职档案管理员，具体负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。档案管理员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。各部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，负责组织本部门人员按要求收集、整理应归档的文件材料，并及时向档案管理部门移交。三、档案的收集与归档幼儿园各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.幼儿园建设与发展类：幼儿园章程、规划、年度计划、总结、请示、批复、会议纪要、重要合同协议等。2.行政管理类：各类规章制度、人事任免、奖惩、评优评先、后勤保障、安全管理等方面的文件材料。3.保教工作类：教育教学计划、总结、教案、课件、幼儿成长档案、观察记录、家园联系材料、教研活动记录、成果等。4.卫生保健类：幼儿健康检查记录、预防接种记录、传染病防治、膳食营养、卫生消毒等相关材料。5.安全工作类：安全检查记录、应急预案、安全事故处理记录、安全教育活动材料等。6.财务类：符合规定的财务凭证、账簿、报表等（按财务制度规定执行）。7.人事类：教职工个人简历、学历学位证明、专业技术职务资格证明、聘用合同、考核、奖惩等材料（按人事管理规定执行）。8.声像与实物类：反映幼儿园重要活动、事件的照片、录音、录像、光盘、奖杯、奖牌、证书等。归档时间：各项工作中形成的文件材料，一般应在工作结束后或按学期、学年及时整理归档。年度总结、计划等应在次年第一季度内归档。归档要求：归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件材料应字迹清楚，符合归档规格，使用符合档案保管要求的书写材料和载体。电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的整理与保管档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法参照国家有关档案整理规则执行。档案应按照不同类别、年度、保管期限进行分类、编号、排列，并编制案卷目录、卷内目录等检索工具。档案保管应具备适宜的库房条件，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时修补、复制。电子档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，采取有效措施防止信息丢失、损坏和泄露。重要电子档案应进行多重备份，并异地存放。五、档案的保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：反映幼儿园主要历史面貌、具有长远利用价值的档案，如幼儿园章程、重要的会议纪要、年度计划总结、重要的奖惩决定、幼儿名册（存根）、基建图纸等。2.长期保管：具有较长时期利用价值的档案，保管期限一般为十至三十年。3.短期保管：在一定时期内有利用价值的档案，保管期限一般为五年以下。档案保管期限表由档案管理部门根据国家有关规定及幼儿园实际情况编制，并报上级主管部门备案。六、档案的利用档案利用是档案管理工作的目的之一。幼儿园应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。本园教职工因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人同意，档案管理员方可提供。查阅秘密以上级别的档案，须经园长批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经园长批准后，由档案管理员陪同查阅。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁私自复制、拍摄、抄录涉密档案内容。查阅档案一般在指定地点进行。确因工作需要借出档案的，须经分管档案工作的园领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出时间一般不超过一周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。复制档案须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。查（借）阅档案的情况，均应在《档案利用登记簿》上详细记录。七、档案的保密档案属于幼儿园的重要信息资源，档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。建立健全档案保密制度，对不同密级的档案采取相应的保密措施。严禁将档案带至公共场所或家中。未经批准，不得擅自将档案内容告知无关人员。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。八、档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，由档案管理员会同相关部门负责人进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应登记造册，报园长批准后，按规定程序予以销毁。档案销毁应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。九、档案的信息化管理幼儿园应积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁，应符合国家和行业有关电子文件管理的标准和规范。建立档案管理信息系统，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。定期对电子档案数据进行备份和检测，防止数据丢失或损坏。十、奖惩对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，幼儿园予以表彰和奖励。对违反本制度，造成档案材料失