全面推行档案三合一制度

全面推行档案三合一制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规，结合行业档案管理最佳实践及集团母公司关于档案规范化、信息化、安全化协同推进的指导精神，同时为有效防控档案管理风险、提升档案资源利用效率、规范企业内部档案管理行为，特制定本制度。制度旨在明确档案管理职责、优化业务流程、强化风险防控、保障档案安全，推动公司档案管理工作全面升级，实现档案管理与其他业务管理深度融合。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、研发、建设等各业务场景涉及的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理。具体适用范围包括但不限于：公司经营管理类档案（如合同、会议纪要、财务凭证等）、技术研发类档案（如专利、图纸、实验记录等）、项目建设类档案（如工程图纸、验收报告等）、人力资源类档案（如员工档案、培训记录等），以及涉及公司重大决策、战略规划的专项档案。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“档案专项管理”是指公司围绕档案全生命周期管理，通过制度规范、流程优化、技术赋能、风险防控等手段，实现档案资源集中管理、高效利用、安全保存的系统性管理活动。（二）“档案管理风险”是指因档案管理流程缺失、制度执行不到位、技术保障不足或外部环境变化等导致档案信息泄露、损毁、丢失、利用受限或合规风险的可能性。（三）“档案合规”是指公司档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案管理的合法性、完整性、准确性和安全性。第四条档案专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：档案管理范围应覆盖公司所有业务领域和档案类型，确保档案管理无死角、无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各级管理人员和岗位的档案管理职责，形成“一级抓一级、层层负责”的责任体系。（三）“风险导向”原则：聚焦档案管理中的高风险环节，优先配置资源，强化风险防控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估档案管理效果，根据内外部环境变化及时优化制度流程和技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，统筹推进档案管理工作，确保档案管理符合国家法律法规及公司战略要求。分管领导为档案专项管理的直接责任人，负责档案管理制度的制定、实施、监督和考核。第六条公司设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各相关职能部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司档案专项管理工作，审议档案管理制度及重大事项；（二）审批档案专项管理年度计划、预算及重大投资项目；（三）监督评价各部门、下属单位的档案管理成效，推动持续改进；（四）决策重大档案风险事件的处理方案，协调跨部门协作。第七条设立档案专项管理办公室（由综合管理部牵头），作为领导小组的常设执行机构，主要职责包括：（一）负责档案专项管理制度的起草、修订和解释；（二）组织开展档案管理培训、宣传和指导；（三）定期开展档案风险排查，发布风险预警；（四）监督档案管理流程的执行情况，提出优化建议。第八条各部门、下属单位负责人为本部门档案专项管理的第一责任人，负责落实档案管理制度，明确部门内部档案管理岗位职责，确保档案管理责任到人。各部门指定专人（档案联络员）负责档案管理具体工作，并定期向档案专项管理办公室汇报工作情况。第九条档案联络员主要职责包括：（一）组织本部门档案的收集、整理、分类、归档；（二）配合档案专项管理办公室开展档案风险评估和整改；（三）监督本部门员工档案管理操作规范，及时纠正违规行为；（四）参与档案管理制度的修订和流程优化。第十条业务部门及下属单位应建立健全本领域的档案管理细则，明确业务流程中的档案管理节点和操作要求，确保档案管理嵌入业务流程。例如，采购部门需确保供应商资质、招标文件、合同等关键档案完整归档；财务部门需确保资金审批、税务申报等档案符合财务规范；技术研发部门需确保专利申请、实验记录等档案完整保存。第十一条基层执行岗员工应严格遵守档案管理制度，履行以下合规操作责任：（一）在业务操作中主动收集、整理、移交相关档案；（二）不得私自复制、销毁或外传涉密档案；（三）发现档案管理风险或违规行为时，及时向档案联络员或档案专项管理办公室报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理：业务部门应在业务活动结束后X日内完成档案收集，确保档案内容完整、来源清晰。档案专项管理办公室定期抽查档案收集质量，对缺失、遗漏的档案要求限期补充。禁止因个人原因导致档案收集滞后或内容不全。第十三条档案整理分类：档案应按“一事一档”原则进行分类，明确档案编号规则、保管期限和密级管理要求。例如，经营类档案按合同签订时间分类，技术研发类档案按项目阶段分类，项目建设类档案按工程节点分类。第十四条档案保管安全：档案存放应满足防火、防盗、防潮、防虫等要求，重要档案应双套备份或电子化存储。档案保管人员应定期检查档案存放环境，发现异常及时处理。禁止将涉密档案存放在非安全区域。第十五条档案利用管理：档案利用应严格遵守审批程序，涉密档案需经部门负责人审批，重要档案需经分管领导审批。档案利用后应及时归还，并记录利用情况。禁止未经审批擅自利用涉密档案。第十六条档案鉴定销毁：档案保管期满后，由档案专项管理办公室组织相关部门进行鉴定，符合销毁条件的档案应按规定程序销毁，并记录销毁过程。禁止擅自销毁档案或销毁程序不规范。第十七条档案信息化管理：逐步推进档案电子化，实现档案在线存储、检索和利用。建立档案管理系统，实现档案全生命周期管理。禁止因系统故障或操作失误导致档案信息丢失。第十八条档案合规审查：重大经营决策、项目审批、合同签订等业务活动前，应同步开展档案合规审查，确保相关档案完整、合规。未经档案合规审查的业务活动不得实施。第十九条档案风险防控：重点关注档案泄露、损毁、丢失等风险，建立风险台账，明确防控措施和责任部门。例如，采购档案泄露风险需重点防控供应商信息泄露，财务档案损毁风险需重点防控火灾、水浸等灾害。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新：档案专项管理办公室每年对制度进行评估，根据国家法律法规、行业规范及公司业务变化及时修订制度，确保制度的时效性和适用性。修订后的制度需经领导小组审议通过后发布实施。第二十一条风险识别预警：档案专项管理办公室每季度开展档案风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布风险预警通知，并要求相关部门限期整改。高风险问题需上报领导小组协调解决。第二十二条合规审查嵌入业务：将档案合规审查嵌入业务流程，例如采购合同签订前需审查供应商资质档案，项目竣工验收前需审查工程档案，确保业务活动符合档案合规要求。第二十三条风险应对机制：一般风险由部门负责人牵头处置，重大风险由领导小组协调处置。建立应急流程，明确责任部门、处置措施和上报要求。例如，发现档案泄露风险时，需立即采取隔离措施，并上报领导小组。第二十四条责任追究机制：对违反档案管理制度的个人或部门，视情节严重程度给予警告、通报批评、绩效扣减、纪律处分等处理。涉嫌违法的移交司法机关处理。责任追究需有据可查，程序公正。第二十五条评估改进机制：每年对档案专项管理体系进行评估，评估内容包括制度完善度、流程合理性、风险防控效果等，评估结果作为制度优化和绩效考核的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导干部应带头落实档案管理责任，定期听取档案管理工作汇报，协调解决重大问题。各部门应明确档案管理责任人，形成一级抓一级、层层负责的责任体系。第二十七条考核激励机制：将档案管理情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。对档案管理工作突出的部门和个人给予奖励，对违反制度的部门和个人进行处罚。第二十八条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，基层员工重点培训操作规范。通过内网、宣传栏、培训手册等多种形式开展档案管理宣传，营造全员合规氛围。第二十九条信息化支撑：建设档案管理系统，实现档案在线收集、分类、存储、检索和利用。利用大数据、人工智能等技术提升档案管理智能化水平，例如通过OCR技术实现档案自动识别，通过智能预警技术实现风险实时监控。第三十条文化建设：编制《档案合规手册》，明确档案管理行为规范和违规后果。组织签署《档案合规承诺书》，要求全体员工承诺遵守档案管理制度。通过文化建设提升全员档案合规意识。第三十一条报告制度：各部门、下属单位每月向档案专项管理办公室提交档案管理工作报告，内容包括档案收集情况、风险处置情况、改进措施等。档案专项管理办公室