全面解读犯罪记录封存制度

全面解读犯罪记录封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国刑法》等相关国家法律法规，参照行业关于人力资源管理、合规经营的普遍准则，并结合XX集团母公司关于员工背景管理、风险防控的指导性规定，同时基于公司内部加强犯罪记录管理、防控劳动用工风险、规范员工招聘与档案管理的实际需求，制定本制度。制度旨在明确犯罪记录封存的范围、程序、责任及监督机制，确保公司在合规框架内有效管理员工背景信息，维护公司合法权益与声誉，防范潜在的用工风险。第二条本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、派遣员工、实习员工、返聘人员等）、公司各职能部门、下属子公司及所有关联单位。制度涵盖员工入职背景审查、犯罪记录封存申请与审批、信息保密、违规处理等全流程管理，并适用于公司所有业务场景下的员工管理活动，特别是涉及招聘、任职、晋升、外籍员工引进等关键环节。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“犯罪记录封存管理”是指公司依据法律法规及内部规定，对员工在特定时期内因涉嫌犯罪被立案侦查但最终未受刑事处罚，或因轻微违法行为被行政处罚但已满法定封存期限的记录进行收集、审核、存档、保密及动态管理的专项管理活动。（二）“专项管理风险”是指因犯罪记录封存管理不当可能引发的劳动争议、法律诉讼、声誉损害、业务中断等潜在负面影响。（三）“XX合规”是指公司在犯罪记录封存管理过程中，严格遵循法律法规要求，确保业务操作合法、程序正当、责任明确、风险可控的管理状态。第四条犯罪记录封存管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有适用范围内的员工背景审查均纳入制度管理框架，无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各岗位在犯罪记录管理中的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：以防范法律风险、用工风险为核心，优先识别并处置高风险环节。（四）持续改进：定期评估管理效果，根据内外部环境变化动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对犯罪记录封存管理承担第一责任，负责统筹制度实施、资源保障及重大风险处置；分管人力资源、法务、风控等业务的领导承担直接责任，负责专项管理工作的具体部署、监督与考核。第六条公司设立“犯罪记录封存管理领导小组”，由分管领导担任组长，人力资源部、法务部、风控部、IT部等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调全公司犯罪记录管理事项，审批重大管理方案，监督制度执行效果，并定期召开会议研究解决管理难题。第七条领导小组主要履行以下职责：（一）制定和修订犯罪记录封存管理制度，确保与国家法律法规及集团要求保持一致；（二）统筹全公司背景审查资源，协调跨部门协作，确保管理效率；（三）审批重大犯罪记录封存申请，对特殊或敏感案件进行决策；（四）监督各环节合规执行，对管理漏洞及时提出改进要求。第八条部门职责划分如下：（一）人力资源部为牵头部门，负责统筹犯罪记录封存管理制度的建设与实施，包括：1.组织开展全员背景审查，建立犯罪记录台账；2.设计并优化封存申请流程，确保信息完整、合规；3.定期对下属单位执行情况进行抽查，推动制度落地；4.组织全员培训，提升合规意识与操作能力。（二）法务部为专责部门，负责：1.审核犯罪记录封存的法律合规性，提供专业意见；2.优化审查标准，确保符合法律时效要求；3.处理因封存管理引发的劳动争议或法律纠纷；4.参与重大案件决策，提供风险预案。（三）业务部门及下属单位为执行主体，负责：1.落实本部门员工入职背景审查要求，确保信息真实；2.保存封存记录，配合人力资源部完成档案管理；3.对本部门员工进行日常合规监督，及时上报异常情况。第九条基层执行岗位（如招聘专员、档案管理员）应履行以下合规操作责任：（一）严格按流程处理犯罪记录封存申请，不得擅自泄露信息；（二）对审查中发现的疑似违规操作及时上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十条入职背景审查标准：公司对所有新入职员工实行分级背景审查，其中关键岗位（如财务、采购、高管）需进行全覆盖调查，一般岗位可适度放宽。审查内容包含但不限于：户籍信息、学历验证、工作履历核实、犯罪记录查询及行政处罚记录。审查须在员工签署授权书后进行，委托第三方机构或官方渠道获取信息。第十一条封存记录管理规范：（一）封存对象包括：立案侦查但最终未定罪或免于刑事处罚的记录，以及已满法定封存期限（如行政处罚3年、轻微刑事案件5年）的记录；（二）封存方式：电子档案加密存储，纸质材料归档于保密柜，访问权限仅限于领导小组授权人员；（三）记录保存期限：法定封存期限届满后继续保存3年，以备审计或法律追溯。第十二条禁止性行为：（一）严禁以犯罪记录为由非法拒绝录用或解除劳动合同；（二）禁止泄露员工封存记录，一经发现将严肃追究责任；（三）不得将封存信息用于非工作目的（如个人评价、非必要考核）。第十三条关键风险防控点：（一）信息来源合规性：确保所有犯罪记录均来自权威渠道，避免因信息造假引发的劳动纠纷；（二）封存期限准确性：严格对照法律时效，防止因记录错误导致合规风险；（三）跨部门协作风险：建立信息共享机制，避免多头审查或数据不一致。第十四条特殊群体管理要求：（一）外籍员工：需同时符合中国及派遣国相关法律法规，确保背景审查无国界差异；（二）劳务派遣人员：由人力资源部统一管理，但封存记录需同步派驻单位备案。第十五条争议处理程序：员工对封存记录存疑的，可向人力资源部提出复核申请，公司应在10个工作日内组织专项核查，并将结果书面告知当事人。若涉及法律诉讼，由法务部主导处理。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：公司每年联合法务部、人力资源部对制度进行合规性评估，并根据国家新颁布的法律法规（如《个人信息保护法》修订）或集团政策调整及时修订。重大修订需经领导小组审议通过。第十七条风险识别预警机制：（一）人力资源部每季度开展专项风险排查，重点核查封存记录的完整性、时效性；（二）法务部每月汇总法律风险点，发布预警通知；（三）发现重大风险（如系统性记录缺失）时，启动应急预案，由领导小组协调处置。第十八条合规审查机制：（一）将犯罪记录封存审查嵌入“三重一大”决策流程，涉及敏感岗位的任职决策必须经领导小组审批；（二）合同签订、离职谈话等环节需同步核对封存记录，确保无遗漏；（三）设立“未经审查不得实施”硬性规定，违规操作将启动问责程序。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由人力资源部牵头整改，法务部跟踪；（二）重大风险：成立专项处置组，由领导小组直接领导，必要时引入外部法律顾问；（三）紧急情况（如数据泄露）需立即上报集团，同时启动应急公关流程。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：包括但不限于记录造假、泄露信息、超期保存等；（二）处罚标准：轻者通报批评，重者解除劳动合同，涉嫌犯罪的移送司法机关；（三）联动考核：将违规情况纳入部门年度考核，实行“一票否决”。第二十一条评估改进机制：（一）每年末由领导小组牵头开展管理有效性评估，指标包括审查覆盖率、合规差错率等；（二）评估结果用于优化制度流程，如简化流程、增加技术核查手段等。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部须签署专项管理责任书，明确“一岗双责”；（二）领导小组每半年召开例会，汇报管理进展，协调跨部门难题。第二十三条考核激励机制：（一）将封存管理纳入部门KPI，优秀部门获得专项奖励；（二）员工违规将影响个人绩效评定，连续两次以上者取消评优资格。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：重点讲解法律红线与责任；（二）一线员工培训：侧重操作规范与案例警示；（三）定期发布合规手册，确保全员知晓制度。第二十五条信息化支撑：（一）开发犯罪记录管理模块，实现电子化审批、自动预警；（二）建立数据加密系统，确保信息传输与存储安全。第二十六条文化建设：（一）设立“合规月”活动，通过案例分析强化意识；（二）员工可匿名举报违规行为，匿名举报属实者给予奖励。第二十七条报告制度：（一）风