公司印鑑登記制度

公司印鑑登記制度第一章总则第一条为规范公司印章管理，维护公司合法权益，防范印章使用风险，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合集团母公司印章管理制度及公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确印章管理职责、规范使用流程、强化风险防控，确保印章管理的合规性、安全性与高效性，为公司业务发展提供保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类印章（包括但不限于公章、合同章、财务章、法人章等）的制作、保管、使用、变更及废止等全流程管理。凡涉及印章使用及管理的业务场景，均需遵循本制度执行。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“印章专项管理”指公司针对印章管理所建立的组织架构、制度体系、操作流程、风险防控及监督考核等综合管理活动。（二）“印章使用风险”指因印章保管不善、使用不当或违规操作而可能引发的法律纠纷、财产损失或声誉损害等潜在风险。（三）“印章合规”指印章使用严格遵循法律法规、公司制度及业务流程，确保用印行为的合法性、合理性与必要性。（四）“印章授权管理”指通过书面或系统记录明确印章使用权限，确保用印行为得到授权方批准的管理方式。第四条印章专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则，即印章管理覆盖公司所有印章及使用场景，不留管理盲区。（二）责任到人原则，即明确各级管理人员及员工的印章使用责任，确保可追溯性。（三）风险导向原则，即聚焦印章使用中的高风险环节，优先防控重大风险。（四）持续改进原则，即定期评估印章管理效果，优化制度流程，适应业务变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司印章管理的第一责任人，对印章管理工作的整体有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实印章管理制度，监督印章使用情况。第六条设立公司印章管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹印章管理工作的决策审批、监督评价及重大风险处置。领导小组下设办公室，挂靠于公司综合管理部（或指定牵头部门），负责日常印章管理工作。第七条各部门、下属单位及员工在印章管理中应履行以下职责：（一）牵头部门（综合管理部）职责：1.统筹印章管理制度建设，定期修订完善印章管理规范；2.负责印章的制作、保管、变更及废止等全流程管理；3.组织开展印章使用培训，提升员工合规意识；4.监督检查印章使用情况，对违规行为提出处理建议。（二）专责部门（如法务部、财务部）职责：1.法务部负责审核涉及重大合同、法律文书的用印流程；2.财务部负责审核涉及资金支付、票据开具的用印合规性；3.优化印章使用审批流程，推动印章管理信息化建设。（三）业务部门/下属单位职责：1.负责本领域印章使用需求的申请、审批及跟踪；2.确保印章使用符合业务流程及合规要求；3.定期自查印章使用情况，及时报告异常问题。（四）基层执行岗职责：1.严格遵守印章使用审批流程，不得擅自用印；2.妥善保管领用印章，不得转交他人使用；3.发现有异常用印情况，立即向部门负责人报告。第三章专项管理重点内容与要求第八条印章制作管理：公司所有印章须由综合管理部统一制作或委托具有资质的刻章机构刻制，制作前需提交刻章申请，经领导小组审批后方可执行。印章制作完成后，需在规定时限内完成验收，并办理印章入库登记手续。第九条印章保管管理：（一）公章、合同章等核心印章须由专人保管，实行双人双锁管理，保管人不得单独保管印章及用印审批单；（二）财务章、法人章等特殊印章须设置专用保管柜，并建立保管日志，记录每次开启及使用情况；（三）电子印章由IT部门统一管理，确保存储安全、访问权限可控，定期进行数据备份。第十条印章使用审批管理：（一）一般用印需经部门负责人审批，重大用印需经分管领导或主要负责人审批；（二）用印申请应填写《印章使用申请单》，明确用印事由、印章类型、使用范围及有效期，审批流程完成后方可用印；（三）禁止未经审批擅自用印，禁止将印章交由非授权人员保管或使用。第十一条印章使用规范：（一）纸质印章使用后需及时收回，并在用印登记簿上记录用印时间、事由、保管人等信息；（二）电子印章使用须通过系统授权，操作完成后自动生成电子存证，确保可追溯；（三）严禁在空白文件或非正式文件上加盖印章，严禁将印章用于违规业务或个人事务。第十二条印章变更管理：（一）印章名称、规格、材质等发生变更时，需提交变更申请，经领导小组审批后注销原印章，并办理新印章入库登记；（二）印章遗失或损坏时，须立即向综合管理部报告，并按规定程序申请补制，同时评估风险并采取应急措施。第十三条印章废止管理：（一）印章因业务调整、部门撤销等原因不再使用时，须办理废止手续，注销印章并销毁相关档案；（二）废止印章需在规定时限内完成封存或销毁，防止流入社会造成风险。第十四条印章风险防控重点：（一）核心印章保管风险，重点防控印章被盗用、丢失或被伪造；（二）审批流程风险，重点防控越权审批、空白用印或未经授权用印；（三）电子印章安全风险，重点防控系统漏洞、访问权限失控或数据泄露。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：公司综合管理部每年至少开展一次印章管理制度评估，根据法律法规变化、业务需求调整或风险事件教训，及时修订完善印章管理规范，确保制度与实际相符。第十六条风险识别预警机制：（一）定期开展印章使用风险排查，重点关注高风险用印场景（如合同签订、资金支付、对外担保等）；（二）对排查发现的风险点进行分级评估，发布风险预警通知，并制定整改措施；（三）建立风险信息库，动态跟踪风险变化，为制度优化提供依据。第十七条合规审查机制：（一）将印章使用合规性审查嵌入业务流程，如合同签订前审查用印审批手续，资金支付前审查票据用印合规性；（二）设立“未经审查不得实施”原则，对未按流程用印的行为，相关部门不得支持执行；（三）法务部、财务部等专责部门定期抽查印章使用记录，对违规行为进行通报。第十八条风险应对机制：（一）一般违规行为由综合管理部责令整改，并视情节对责任部门或个人进行绩效考核扣分；（二）重大风险事件（如印章被盗用、造成财产损失）须启动应急流程，由领导小组协调处置，并按规定上报；（三）建立责任协同机制，涉及多个部门的违规用印，由牵头部门统筹整改，相关部门配合落实。第十九条责任追究机制：（一）对违规用印行为的处罚标准包括：警告、通报批评、绩效扣罚、纪律处分等，情节严重的移交司法机关处理；（二）明确责任界定规则，如审批人未履行审核职责、保管人擅自用印等均需承担相应责任；（三）建立违规用印台账，与绩效考核、评优评先挂钩，形成正向激励与约束。第二十条评估改进机制：（一）每年开展印章管理有效性评估，从制度完善度、风险防控效果、员工合规意识等方面进行综合评价；（二）针对评估发现的问题，制定改进计划，明确责任部门及完成时限；（三）将评估结果作为部门及个人年度考核的重要参考，推动持续优化印章管理体系。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）公司主要负责人每年至少听取一次印章管理工作汇报，协调解决重大问题；（二）分管领导每月检查一次印章使用情况，确保制度执行到位；（三）综合管理部每周召开工作例会，研究解决日常管理中的问题。第二十二条考核激励机制：（一）将印章使用合规情况纳入部门年度考核，合规率低于X%的部门取消评优资格；（二）对印章管理突出贡献的个人，给予绩效奖励或通报表扬；（三）将印章违规行为与员工年度评优挂钩，实行“一票否决”。第二十三条培训宣传机制：（一）每半年开展一次印章管理培训，重点覆盖新员工、印章保管人及审批人；（二）制作印章管理操作手册，在办公区域张贴合规提示，提升全员意识；（三）设立合规咨询渠道，解答员工关于印章使用的疑问，消除操作误区。第二十四条信息化支撑：（一）开发印章管理系统，实现用印申请线上审批、电子存证、风险实时监控；（二）通过系统自动拦截高风险用印场景（如空白文件用印），减少人为干预；（三）与财务、法务等系统对接，实现印章使用数据共享，提升管理效率。第二十五条文化建设：（一）编制《印章管理合规手册》，明确印章使用红线及违规后果，人手一册；（二）签订《印章使用合规承诺书》，要求全员签署并留存备查；（三）定期发布印章管理典型案例，以案说法，营造“不敢违、不能违、不想违”的合规氛围。第二十六条报告制度：（一）风险事件上报：发生印章被盗用、遗失等重大事件，须在X小时内向领导小组及上级单位报告，并提交处置报告；（二）年度管理情况报告：每年X月前提交年度印章管理报告，内容包括制度执行情况、风险事件分析、改进建议等；（三）报告内容须真实完整，不得瞒报、漏报，否则将追究责任。