公益志愿者组织的议事制度

公益志愿者组织的议事制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公司法》及相关法律法规，参照行业先进实践标准及集团母公司关于企业社会责任与风险防控的总体要求制定。为规范公司公益志愿者组织（以下简称“组织”）的议事管理活动，提升决策科学性、执行有效性，防范管理风险，促进组织可持续发展，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在参与或支持组织议事管理活动中应遵循的行为规范。组织议事范围涵盖但不限于志愿者招募与管理、公益项目策划与执行、资源筹措与分配、对外合作与宣传等核心业务场景。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“组织议事管理”指组织内部围绕议事规则、决策程序、执行监督等开展的系统性管理活动，包括但不限于议事主题确立、议题准备、会议召开、决议形成及后续落实等环节。（二）“专项风险”指因组织议事管理不当可能引发的法律合规风险、财务风险、舆情风险或运营风险等，需通过制度措施予以识别与控制。（三）“合规管理”指组织议事管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部规章制度的行为要求，确保决策与执行的合法合规性。第四条组织议事管理的核心原则包括：（一）“全面覆盖”原则：确保议事管理活动覆盖组织所有业务环节，无管理盲区。（二）“责任到人”原则：明确各级管理主体及执行岗位的议事职责，确保责任可追溯。（三）“风险导向”原则：聚焦关键风险点，优先管控重大及高频风险事项。（四）“持续改进”原则：定期评估议事管理效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对组织议事管理工作的整体成效负总责，分管领导作为直接责任人，统筹推动制度落实。各部门及下属单位负责人需在分管领域内履行管理职责，确保议事管理要求有效传导。第六条设立组织议事管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司议事管理的决策与统筹机构，具体构成如下：（一）组长由公司主要负责人担任，副组长由分管领导担任，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及相关业务部门代表。（二）领导小组职能包括：统筹议事管理制度的制定与修订；审批重大议事事项的决策方案；监督议事管理活动的执行情况；协调跨部门议事资源；对重大风险事件进行决策处置。第七条设立专项议事管理办公室（以下简称“办公室”），作为领导小组的常设执行机构，由牵头部门牵头组建，主要职责包括：（一）统筹议事管理制度的宣贯与培训；（二）组织议事议题的收集与筛选；（三）筹备议事会议的召开，保障会议秩序；（四）跟踪议事决议的落实情况，定期报送执行报告；（五）牵头开展议事管理专项检查，提出改进建议。第八条明确三类主体的议事管理职责：（一）牵头部门职责：1.负责组织议事管理制度的顶层设计及流程优化；2.牵头开展议事风险识别与评估，编制风险清单；3.组织议事管理专项考核，推动问题整改；4.定期编制议事管理培训材料，开展全员宣贯。（二）专责部门职责：1.负责议事事项的合规性审核，出具专业意见；2.优化议事流程中的技术支撑工具，如会议系统、文档管理平台等；3.参与重大风险事件的处置，提供专业解决方案；4.建立议事管理案例库，供参考借鉴。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实本领域议事管理要求，确保业务操作合规；2.开展日常议事风险自查，及时上报异常情况；3.配合领导小组及办公室的议事管理活动；4.建立本部门议事管理台账，实现过程可追溯。第九条明确基层执行岗位的议事管理责任：（一）岗位合规操作责任：基层执行岗位需严格遵循议事管理流程，不得擅自变更议事规则或绕过审批环节；（二）风险上报义务：发现议事管理活动中的潜在风险或违规行为，应第一时间向直接上级及办公室报告；（三）记录保存责任：妥善保存与议事管理相关的各类文件、会议纪要、审批记录等资料，确保存档完整。第三章专项管理重点内容与要求第十条议题确立环节管控：（一）业务操作的合规标准：议事议题需符合组织章程及外部监管要求，由业务部门提交议题申请，经部门负责人审核后报办公室统一归集；（二）禁止性行为：严禁以议题形式谋取不正当利益，禁止提交与组织宗旨无关或存在利益冲突的议题；（三）风险防控重点：加强议题来源的合法性审核，防范虚假议题或恶意议题的提交风险。第十一条议题准备环节管控：（一）业务操作的合规标准：议题材料需经专责部门审核，确保数据真实、逻辑清晰、依据充分；涉及资金、资源分配的议题，需附详细测算表及合规说明；（二）禁止性行为：严禁提供虚假数据或隐瞒关键信息，禁止在议题材料中夹带私人诉求；（三）风险防控重点：强化议题材料的交叉验证，防止因信息不对称导致决策失误。第十二条议事会议环节管控：（一）业务操作的合规标准：议事会议需严格遵循议事规则，会议议程应提前发布，参会人员需按权限列席；重大议题需经三分之二以上参会人员同意方可表决；（二）禁止性行为：严禁在会议中发表与议题无关的言论，禁止未经授权披露会议内容；（三）风险防控重点：规范会议记录的完整性与准确性，防范会议决议被篡改或选择性执行。第十三条决议形成环节管控：（一）业务操作的合规标准：议事决议需明确事项、责任部门、完成时限及监督方式，形成书面文件并由参会人员签字确认；重大决议需报领导小组审批备案；（二）禁止性行为：严禁通过私下协商代替正式议事，禁止未达法定人数强行表决；（三）风险防控重点：建立决议执行的闭环管理机制，确保决议不被悬置或虚化。第十四条决议执行环节管控：（一）业务操作的合规标准：责任部门需按决议要求制定执行计划，明确阶段性目标及配套措施；办公室定期跟踪执行进度，及时协调资源；（二）禁止性行为：严禁将决议执行责任推诿至其他部门，禁止无正当理由拖延执行；（三）风险防控重点：建立执行偏差的预警机制，防止决议执行偏离既定方向。第十五条议事监督环节管控：（一）业务操作的合规标准：领导小组每年至少开展一次议事管理专项审计，专责部门通过信息化工具实时监控议事流程；业务部门定期开展内部自查；（二）禁止性行为：严禁以监督名义干预正常议事，禁止隐瞒监督发现的问题；（三）风险防控重点：完善问题整改的跟踪机制，确保监督结果得到有效落实。第十六条争议解决环节管控：（一）业务操作的合规标准：议事争议需通过正式渠道解决，优先采用协商、调解方式，必要时由领导小组作出最终裁决；（二）禁止性行为：严禁恶意阻挠争议解决，禁止以个人名义施压干预；（三）风险防控重点：建立争议解决的时效管理机制，防止争议久拖不决。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）根据国家法律法规及行业监管要求的变化，办公室每半年开展一次制度评估，必要时组织修订；（二）根据业务发展需求，各部门每年提交制度优化建议，由领导小组审议后纳入年度修订计划；（三）制度修订需经公司正式发文，并组织全员培训，确保新制度有效落地。第十八条风险识别预警机制：（一）定期开展议事管理风险排查，由专责部门牵头，联合牵头部门及业务部门共同参与；（二）采用定量与定性相结合的方法，对风险进行分级评估，高风险事项需发布预警通知，并制定专项防控方案；（三）建立风险信息共享机制，相关风险数据需及时录入信息化系统，供跨部门参考。第十九条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入议事管理的全流程，包括议题提交、材料准备、会议召开、决议执行等关键节点；（二）未经专责部门出具合规意见的议事事项，不得进入决策程序；（三）明确“未经审查不得实施”的原则，对违规行为从严处理。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由责任部门自行处置，办公室跟踪落实；重大风险需由领导小组成立专项工作组，联合多方力量协同处置；（二）制定风险应急流程，明确上报路径、处置权限及责任分工，确保风险在第一时间得到控制；（三）风险事件处置完毕后，需形成书面报告，由领导小组审定后存档备查。第二十一条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，包括但不限于：擅自变更议事规则、提供虚假议题材料、违反决议执行要求等；（二）处罚措施包括通报批评、绩效考核扣分、岗位调整等，情节严重的按公司相关规定处理；（三）建立责任追究的联动机制，将违规行为与绩效考核、评优评先挂钩。第二十二条评估改进机制：（一）每年对议事管理体系的运行效果开展全面评估，重点关注制度执行率、风险控制率及效率提升度；（二）评估结果作为制度优化的依据，问题突出的环节需制定专项改进计划；（三）评估报告需报公司主要负责人审定，并作为年度管理绩效考核的参考。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人需定期听取议事管理情况汇报，协调解决重大问题；（二）分管领导每年至少组织一次议事管理专题会议，推动制度落实；（三）各部门负责人需在季度工作会议中汇报本部门议事管理进展，确保要求传导到位。第二十四条考核激励机制：（一）将议事管理合规情况纳入部门年度绩效考核，占比不低于X%；（二）对议事管理表现突出的部门及个人，优先推荐参与评优评先；（三）对违规行为实行“一票否决”，取消相关考核资格。第二十五条培训宣传机制：（一）每年至少开展两次议事管理全员培训，内容涵盖制度规则、风险防控、信息化工具使用等；（二）针对管理层，重点开展合规履职能力培训，提升决策质量；（三）通过内部宣传平台，定期发布议事管理典型案例，强化全员意识。第二十六条信息化支撑：（一）开发议事管理信息化系统，实现议题的线上提报、材料电子化、会议智能记录、决议自动推送等功能；（二）通过大数据分析，实时监控议事风险指标，生成预警报告；（三）建立数据安全保障机制，确保议事信息不被泄露或滥用。第二十七条文化建设：（一）编制《组织议事管理合规手册》，明确行为规范及标准流程；（二）组织全体员工签订议事管理合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规文化活动月，通过知识竞赛、案例分享等形式，营造崇尚合规的文化氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件需在X小时内上报至领导小组，同时抄送专责部门及牵头部门；（二）年度管理报告：每年12月31日前，办公室需提交年度议事管理报告，内容包括制度执行情况、风险处置效果、改进建议等；（三）报告需经公司主要负责人审核，作为下一