卫生院技术档案管理制度

PAGE卫生院技术档案管理制度一、总则1.目的卫生院技术档案是卫生院在医疗、预防、保健等业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。建立健全技术档案管理制度，旨在加强卫生院技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在医疗、教学、科研、管理等工作中的作用，为卫生院的发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室在医疗、预防、保健、教学、科研等活动中形成的技术档案的管理。3.管理原则技术档案管理遵循集中统一管理、真实完整、科学分类、方便利用的原则。确保技术档案的准确性、系统性和完整性，便于查阅和使用。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善卫生院技术档案管理制度，并组织实施。集中统一管理卫生院的技术档案，对各科室技术档案的形成、积累、整理、归档等工作进行监督和指导。负责技术档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作，确保档案的安全和完整。按照规定提供技术档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。定期对技术档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。负责技术档案信息化建设，建立技术档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。2.科室兼职档案员职责负责本科室技术档案的收集、整理、初步分类工作，确保档案资料的真实、完整、准确。按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的技术档案移交至档案管理部门归档。协助档案管理部门做好本科室技术档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案资料。负责本科室技术档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的形成与收集1.文件材料的形成卫生院各科室在医疗、预防、保健、教学、科研等业务活动中，应按照国家有关法律法规、行业标准和卫生院的工作要求，及时形成各种文件材料。文件材料的形成应做到真实、准确、完整、规范，符合档案管理的要求。2.收集范围医疗文件材料：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录、医嘱单、会诊记录、病例讨论记录等。预防保健文件材料：包括预防接种记录、传染病报告卡、健康档案、健康教育资料等。教学文件材料：包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、实习指导、学生成绩评定等。科研文件材料：包括科研项目申请书、研究方案、实验记录、科研论文、成果鉴定材料等。行政管理文件材料：包括卫生院的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。其他文件材料：包括与卫生院业务活动相关的各种合同、协议、证书、荣誉等。3.收集要求各科室兼职档案员应及时收集本科室在业务活动中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和及时性。收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案的整理与归档1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、系统。2.整理方法对收集到的文件材料进行分类，按照医疗、预防保健、教学、科研、行政管理等类别分别整理。同一类别的文件材料按照年度顺序排列，年度内按照文件的形成时间先后顺序排列。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编制文件材料目录，目录应包括文件的编号、题名、日期、责任者等信息，确保目录准确、完整。3.归档要求各科室兼职档案员应在每年年底前，将本科室整理好的技术档案移交至档案管理部门归档。移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案的类别、年度、数量等信息，双方签字确认。档案管理部门收到移交的档案后，应及时进行核对、验收，对不符合要求的档案，应退回科室重新整理。五、档案的分类与编号1.分类方法卫生院技术档案采用二级分类法，即按照档案的类别分为医疗档案、预防保健档案、教学档案、科研档案、行政管理档案等一级类目，在一级类目下再按照档案的具体内容分为若干二级类目。医疗档案可分为门诊病历档案、住院病历档案、检查检验档案、手术档案等二级类目；预防保健档案可分为预防接种档案、传染病档案、健康档案等二级类目；教学档案可分为教学计划档案、教案档案、实习档案等二级类目；科研档案可分为科研项目档案、科研论文档案、成果档案等二级类目；行政管理档案可分为规章制度档案、工作计划档案、工作总结档案等二级类目。2.编号规则技术档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，其中年度为公元纪年，用4位数字表示；类别代码采用大写字母表示，具体如下：医疗档案：YL预防保健档案：YF教学档案：JX科研档案：KY行政管理档案：XG流水号为3位数字，从001开始依次编号。例如，2023年形成的医疗档案中的第12份档案，编号为2023YL012。六、档案的保管与保护1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式技术档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，确保档案的备份和安全。纸质档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐，便于查找。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，并建立电子档案索引目录，便于检索和利用。3.保护措施定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对字迹模糊、难以辨认的档案应进行字迹恢复处理。做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期投放防虫、防霉药品，安装防火、防盗报警装置。严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。七、档案的查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅技术档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅规定的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出库房或转借他人。查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。2.借阅规定因特殊原因需要借阅技术档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅规定的，予以批准，并办理借阅手续。借阅档案时，应向档案管理部门缴纳一定数额的押金，押金金额根据档案的重要程度和借阅期限确定。借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还，应提前向档案管理部门办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对技术档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的保管期限。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对技术档案进行定期鉴定，制定档案鉴定标准和方法，审核鉴定结果。3.鉴定方法鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，对档案进行全面审查和分析。对于具有重要历史价值、科研价值、医疗价值等的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值和现实利用价值的档案，应予以销毁。鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，详细记录鉴定过程和结果，经鉴定小组全体成员签字确认后存档。4.销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，清册应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、卫生院主管领导批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门。九、档案管理人员的职责与培训1.职责要求档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力，热爱档案管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度。负责技术档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作。定期对技术档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。负责技术档案信息化建设，建立和维护技术档案数据库，提高档案管理的信息化水平。积极开展档案利用工作，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供优质的档案服务。2.培训计划档案管理部门应制定档案管理人员培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培