卫生院采购配送管理制度

PAGE卫生院采购配送管理制度一、总则1.目的为加强卫生院采购配送管理，规范采购行为，确保采购物资的质量、供应及时性和资金使用效益，保障卫生院医疗工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有采购配送活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等的采购与配送管理。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购配送活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、符合国家标准和临床需求的物资。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、采购管理1.采购计划需求预测：各科室应根据业务发展、库存状况和临床需求，定期进行物资需求预测，填写物资需求申请表。计划编制：采购部门汇总各科室需求申请表，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预算金额等内容。计划审批：采购计划经科室负责人、财务部门、分管领导审核后，报院长审批。审批通过的采购计划作为采购活动的依据。2.采购方式集中采购：对于通用的、量大的物资，如药品、医用耗材等，实行集中采购。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。分散采购：对于专业性较强、采购量较小的物资，如特殊医疗设备、定制化办公用品等，可采用分散采购方式。由采购部门组织相关人员进行采购。紧急采购：因突发医疗事件等紧急情况需要采购物资时，可采用紧急采购方式。紧急采购应严格履行审批手续，确保采购过程合规。3.供应商管理供应商选择：采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过实地考察、资质审核、信誉评价等方式，选择合格的供应商。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的供货能力和质量保证体系。供应商评价：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商续用、淘汰的依据。供应商档案管理：建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质文件、供货记录、评价结果等内容，以便查询和管理。4.采购流程采购申请：各科室根据需求填写物资采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经科室负责人签字确认。采购审批：采购申请表经科室负责人、财务部门、分管领导审核后，报院长审批。审批通过后，采购部门方可组织采购。采购实施：采购人员根据审批后的采购计划和采购方式，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应签订采购合同，明确双方权利义务、物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。验收付款：物资到货后，采购部门应及时通知相关科室进行验收。验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告办理付款手续。三、配送管理1.配送计划配送需求确认：采购部门根据采购合同和各科室需求，确定配送物资的品种、数量、配送时间和地点等信息。配送计划编制：物流配送部门根据配送需求，编制详细的配送计划。配送计划应包括配送路线、配送车辆安排、配送人员调配等内容。计划审批：配送计划经物流配送部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过的配送计划作为配送活动的依据。2.配送流程物资交接：采购部门将采购的物资与物流配送部门进行交接，双方应核对物资品种、数量、规格型号等信息，确保交接准确无误。装车运输：物流配送人员按照配送计划将物资装车，并做好物资的固定和防护措施，确保运输过程中物资安全无损。配送送达：配送车辆按照预定路线将物资送达指定科室，配送人员与科室接收人员进行物资交接，双方在交接清单上签字确认。配送反馈：物流配送部门及时将配送情况反馈给采购部门，包括配送时间、配送地点、物资交接情况等信息。3.配送安全管理车辆安全检查：定期对配送车辆进行安全检查，确保车辆性能良好，制动、转向、灯光等系统正常。驾驶员安全培训：对配送驾驶员进行安全培训，提高驾驶员安全意识和操作技能，严格遵守交通规则，确保行车安全。物资运输安全：采取必要的防护措施，防止物资在运输过程中发生损坏、变质、污染等情况。对于特殊物资，如易燃易爆、有毒有害物资，应按照相关规定进行运输。四、验收管理1.验收标准物资验收应严格按照国家相关标准、行业标准和采购合同约定的质量标准进行。对于医疗设备、药品、医用耗材等物资，应具备相应的资质证明文件、检验报告、合格证等。2.验收流程验收通知：物资到货前，采购部门应通知相关科室准备验收。验收实施：由相关科室负责人组织验收人员对物资进行验收，验收人员应包括专业技术人员、质量管理人员等。验收内容包括物资名称与规格型号、数量、外观质量、技术参数、资质证明文件等。验收记录：验收人员应填写验收记录，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、验收结果等内容。验收记录应经验收人员签字确认。验收报告：验收结束后，验收人员应编写验收报告，对验收结果进行总结和评价。验收报告应包括验收基本情况、验收依据、验收结果、存在问题及处理建议等内容。验收报告经验收人员、科室负责人签字后报采购部门。3.不合格物资处理对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商采取换货、补货、退货等措施。如因供应商原因造成物资不合格，采购部门应按照采购合同约定追究供应商责任，要求供应商赔偿相应损失。对于不合格物资，应做好标识和隔离，防止不合格物资流入临床使用环节。不合格物资处理情况应记录在案。五、库存管理1.库存管理制度建立健全库存管理制度，明确库存管理职责和流程。定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果应记录在案，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。合理控制库存水平，根据物资需求预测和采购周期，确定合理的库存定额，避免库存积压或缺货。2.库存分类管理根据物资的性质、用途、价值等因素，对库存物资进行分类管理。将库存物资分为A、B、C三类，A类物资为价值高、用量大、重要性强的物资，应重点管理；B类物资为价值和用量适中的物资，进行一般管理；C类物资为价值低、用量小的物资，进行简单管理。针对不同类别的物资，制定相应的库存管理策略，如A类物资采用定期盘点、定量订货法；B类物资采用定期盘点、定期订货法；C类物资采用定期盘点、大量采购法。3.库存信息化管理利用信息化系统对库存物资进行管理，实现库存信息的实时更新和共享。通过信息化系统记录物资的出入库情况、库存数量、库存位置等信息，方便查询和统计分析。利用信息化系统进行库存预警，当库存物资低于最低库存定额时，系统自动发出预警信息，提醒采购部门及时采购。六、付款管理1.付款审批流程物资验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，包括采购合同、验收报告、发票等，并填写付款申请表。付款申请表经采购部门负责人、财务部门审核后，报分管领导审批。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。对于金额较大的采购项目，应实行集体决策审批制度，确保付款审批的科学性和公正性。2.付款方式根据采购合同约定和实际情况，选择合适的付款方式。常见的付款方式有一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等。对于长期合作的供应商，可根据供应商的信誉和合作情况，适当延长付款期限，但应在采购合同中明确约定。财务部门应严格按照付款审批流程和付款方式办理付款手续，确保付款安全和准确。3.付款监督建立付款监督机制，定期对付款情况进行检查和审计。检查付款是否按照审批流程进行，付款金额是否与采购合同和验收报告一致，付款方式是否符合规定等。对发现的问题及时进行整改，确保付款管理规范有序。七、监督与考核1.内部监督成立采购配送监督小组，由纪检监察部门、财务部门、审计部门等人员组成，负责对采购配送活动进行全程监督。监督小组定期对采购计划、采购方式、供应商选择、采购合同签订、验收付款等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见。采购部门和物流配送部门应积极配合监督小组的工作，主动接受监督。2.外部监督接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话和邮箱等方式，接受社会各界对采购配送活动的监督和举报。对于社会举报的问题，应及时进行调查核实，依法依规处理，并将处理结果向社会公开。3.考核评价建立采购配送考核评价机制，对采