居家养老服务档案及跟踪管理方案

居家养老服务档案及跟踪管理方案

13.5.1居家养老档案管理方案

随着社会老龄化趋势的加剧，居家养老成为许多老年人的首选。为了更好地

管理和照顾居家养老的老年人，建立一套科学的档案管理方案是至关重要的。

一、档案管理的重要性

居家养老档案管理是指对老年人的个人信息、健康状况、疾病史、家庭情况

等进行系统化记录和管理的过程。它不仅可以为老年人提供全面准确的服务，还

可以为医护人员提供重要的参考依据，提高养老服务的质量和效率。

二、档案管理的内容

1.个人信息：包括老年人的姓名、年龄、性别、身份证号码、联系方式等

基本信息，以及紧急联系人的信息。

2.健康状况：记录老年人的身体健康状况，包括慢性病史、过敏史、手术

史等，以及体检报告和医嘱。

3.药物管理：记录老年人所需的药物和剂量，以及服药时间和方法帮助老

年人合理用药，避免药物误用和滥用。

4.家庭情况：了解老年人的家庭背景、居住环境，以及与家人、邻居的关

系，为提供家庭关怀和社会支持提供参考。

5.心理状况：了解老年人的心理健康状况，包括情绪变化、抑郁症状等，

及时提供心理支持和干预。

6.照护计划：根据老年人的健康状况和需求制定个性化的照护计划，包括

日常生活照料、饮食营养、运动锻炼等方面的内容。

7.社会资源：了解老年人所在社区的养老服务资源，包括社区医疗机构、

康复中心、志愿者组织等，为老年人提供社会支持和帮助。

三、档案管理的方法

1.建立档案：在老年人选择居家养老服务时，由专业的养老机构或社区服

务中心负责建立老年人的档案，并定期更新和维护。

2.信息录入：将老年人的个人信息、健康状况等内容进行系统化录入，确

保信息的准确性和完整性。

3.档案保密：严格保护老年人的个人隐私，确保档案信息不被泄露或滥用。

4.档案共享：允许老年人及其家属、医护人员等合法授权的人员查阅和使

用档案信息，提供更精准的服务和照护。

5.定期评估：定期对老年人进行健康评估和照护计划的评估，根据评估结

果对档案信息进行更新和调整。

四、档案管理的意义

1.提高服务质量：通过档案管理，可以更全面、准确地了解老年人的健康

状况和需求，提供个性化的养老服务，提高服务质量和满意度。

2.提高工作效率：档案管理可以提供快速、便捷的信息查询和共享，减少

信息传递的时间和成本，提高工作效率。

3.促进多部门合作：档案管理可以促进医疗机构、社区服务机构、志愿者

组织等多部门的合作，形成养老服务的联动效应，提供更全面和综合的服务。

4.提供科学依据：档案管理可以为老年人的疾病预防、治疗和康复提供科

学依据，减少疾病的发生和复发。建立科学的居家养老档案管理方案对于提高养

老服务质量、满足老年人的需求和提高工作效率具有重要意义。希望相关部门和

机构能够重视档案管理工作，在居家养老服务中发挥更大的作用。

13.5.2档案管理制度

一、总则

（一）为加强服务中心档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、科学化,

更好地为服务中心各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》等档案管理文

件精神，结合服务中心实际，特制定本办法。

（二）本办法所称档案，是指服务中心在经营活动中直接形成的对企业有保

存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。服务中心档案工作是

管理基础工作的组成部分，是维护服务中心经济利益、合法权益和历史真实面

貌的一项工作。

（三）为了提高档案管理水平，对除财务档案外的各类档案实行统一管理。

（四）本办法适用于服务中心档案管理。

二、范围

（一）本制度适用于服务中心档案的管理。

（二）凡属服务中心经营管理过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价

值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于服务中心档案。

三、档案机构及职责

（一）服务中心建立档案管理领导机构，主管分管档案工作。

（二）服务中心配备专门档案室和档案管理员。

（三）服务中心各项业务负责人指定对应档案资料对接工作人员定时定期与

档案管理员对接，进行相关资料归档。

（四）档案工作人员职责

1、忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位

培训。

2、遵守法律、法规的相应规定，并接受上级档案管理部门、服务中心分管

领导和服务中心办公室的监督和指导。

3、照片、U盘、硬盘等的保管

（1）项目编号执行档案室统一标准，存放照片、U盘、硬盘等载体要配有专

用保管柜、盒和影集等。

（2）存放磁性载体的档案室应设置在无有害气体和物理性污染地段，库房

内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定要求。

（3）定期进行档案室所有档案资料的核对工作，做到帐、物相符，对破损

或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案资料因移交，作废、遗失等

进行注销时，要查明原因，保存依据。

（4）档案室的要求

保存档案必须有专门的档案室，并且具备良好的卫生环境和防火、防水、

防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防有害气体等安全措施。

（二）档案鉴定

1、编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、30年定期、10年定期三种。

确定保管期限的基本原则是：

（1）凡是服务中心主要职能活动和基本历史面貌的，对服务中心有长远利

用价值的档案，列为永久保存。

（2）凡是反映服务中心一般活动，在一定时间内对服务中心工作有查考利

用价值的文件材料，列为定期保存（分别为30年、10年）保存。

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（4）设立鉴定领导小组，鉴定领导小组由分管领导、专业技术人员和档案

管埋人员组成。鉴定要写出鉴定报告，鉴定意见，由小组负责人签名，注明鉴

定日期。

（5）制定鉴定档案的保存价值、保管期限和销毁档案的程序和办法，禁止

擅自销毁档案。根据实际情况确定鉴定时间。

（6）通过鉴定，使归档档案保管期限、质量达到标准规定，鉴定中发现档

案不准确、不完整，应及时整改。

（7）销毁档案时必须慎重，销毁前填写销毁清册，销毁报告，经鉴定领导

小组审批，档案室备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

（三）档案统计

1、建立健全档案统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可

靠。

2、档案统计执行国家档案局统一的统计表格。主要有档案管理基本情况统

计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

（四）档案管理现代化

1、档案管理现代化是服务中心现代化管理的组成部分，列入服务中心现代

化管理的整体计划中统筹考虑。

2、应用现代管理方法。应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控

装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

3、使用档案管理软件系统对档案进行录入、编目及查询，实现文档办公一

体化。

（五）文件形成与归档

1、各部门应在每年三月底前将所属的上年度文件材料收集齐全后，移交档

案室，任何组织或个人不得将应归档的文件据为已有。

2、立卷归档工作均需在当年年初完成，以便及时提供利用。

（1）各类归档文件应为原件或有效复印件。

（2）归档文件应系统完整、客观真实。

（3）文件归档应及时、有序、分类立卷、存放规范。

3、档案的形成、积累、收集、归档应做到完整、准确、系统。

4、在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文

件材料应列入归档范围。制定文件材料形成、积累、整理和归档制度。

5、归档档案应达到“五率”（即归档率、完整率、准确率、查全率、查准

率）标准。

五、管理原则

（1）统一管理原则：服务中心档案实行统一管理，任何部门和个人不得把

服务中心档案资料据为己有。

（2）保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者

非法利用所知悉的档案机密。

六、档案分类

服务中心档案分为：证件、行管类档案、财务档案、人事档案、培训档案、

学籍档案、合同其他资料、服务中心公章等。

七、管理职责

（一）对服务中心文件材料的归档工作进行指导和监督。

（二）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作，保管好档案室钥匙，

钥匙不得外借。

（三）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

八、档案管理员管理职责

（一）严格执行服务中心制定的档案管理制度。

（二）负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工

作。

（三）采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。

（四）做好档案的保密工作。

（五）每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。

（六）每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。

九、行管类档案管理规定

（一）服务中心行管类档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、

行政资料、行政类合同等。

（二）行管类档案保管年限：长期

（三）行管类档案编号原则：

文书档案编号二一级类目代号+二级类目代号+年度号+案卷号，案卷

号以流水作业编号。

（四）行管类档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据，依

次编写。

十、人事档案管理规定

（一）人事档案用于服务中心内部人员管理。

（二）人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文

件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料。

（三）人事档案由人事主管负责建立、保管。保管年限：长期

十一、财务档案管理规定

财务档案分为：会计凭证、会计账簿、财务报告、其他等，其中：

（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿；

（三）财务报告：月、季度财务报告、年度财务报告（决算）；

（四）其他：工资、奖金签单，银行余额调节表，银行对账单，会计档案移

交清册，会计档案销毁清册。

十二、项目档案管理规定

（一）项目档案以服务中心项目为一个单位，按项目立档。

（二）每一个单位项目档案分类：

项目合同——SH—XM一年度一编号

材料采购类合同一一SH—CG一年度一编号

（三）营销类

广告发布类合同一一QR—YX-GG一年度一编号

营销策划类合同一一QR—YX-CH一年度一编号

（四）开发类

开发类合同一一QR—KF一年度一编号

开发类手续一一QR-KF—SX一年度一编号

（五）技术类

规划设计一一QR—JS—SJ一年度一编号

图纸资料一一QR-JS—TZ一年度一编号

（六）编号原则同第八条行管类档案编号原则。

（七）保管年限：长期

十三、档案归档

（一）各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。

（二）合同类档案应于盖章后1个工作日归档。

（三）经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。

（四）部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。

十四、档案保管

（一）档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案

互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

（二）认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。

（三）档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。

（四）档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。

十五、档案的借阅、查阅、使用

（一）服务中心档案借阅查阅范围：服务中心内部各部门。

（二）借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，行管负责人复审，

须由校长批准方可办理。

（三）档案借阅时间超过3天，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人

员须及时催还。

（四）申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。

（五）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一

切赔偿责任。如触犯法律的，经服务中心研究决定移交司法机关办理。

十六、档案的销毁

（一）无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部

门主管初审、校长批准后方可销毁。

（二）销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件

作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

十七、励与处罚

（一）对档案管理、提供利用和现代化管理工作中表现突出，做出显著成绩

的，应给予表扬和奖励。

（二）在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个

人，应给予表扬和奖励。

（三）对积极主动开发档案信息，为服务中心发展增加经济效益等做出贡献

的人员，应给予表扬和奖励。

（四）有下列行为之一的，进行罚款处理，造成损失的，责令赔偿损失。

1、对损毁、丢失档案的。

2、涂改、伪造档案的。

3、擅自出卖或者转让档案的。

4、不按规定归档或者不按期移交档案的。

5、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

十八、责任分工

1、负责服务中心公章、人事资料及档案管理；

2、负责法人章、证件、行管类档案管理；

3、责财务档案管理；

4、负责项目档案管理；

5、负责开发类档案管理；

6、服务中心财务专用章由财务部主管负责保管。

13.5.3居家养老服务对象档案

服务类别:

□独居老人口三无老人口孤寡老人

□低保老人口困难老人□超高龄老人

□重点优抚对象口国家级劳模口其它老人

街道社区：______________办事处____________________社区

姓名:

建档日期:

填表要求及说明

一、此表由各街道办事处指派专人，并在入户核实相关情况后进行填写，

所填信息要真实、

准确。档案上报前，建档责任人及社会事务办主任要签字确认。

二、建档统计对象为户籍在，且在居住的60周

岁（含60周岁）

以上的独居老人、“三无”老人、“孤寡”老人、低保、困难老人、超高

龄老人、重点优抚对象和国家级劳模等。

1、独居老人是指：①其子女与老人在不同城市生活的。②与子女虽在同一

城市生活，但因子女均享受低保或重度残疾而无力赡养老人的。

2、“三无”老人是指：无劳动能力、无生活来源、无法定抚养人或赡养人

的老年人。

3、“孤寡”老人是指：无法定抚养人或赡养人、无配偶的老年人,

4、低保、困难老人是指：享受低保的老年人；家庭人均收入在490元/月以

下的老年人。

5、超高龄老人是指：90周岁（含90周岁）以上老人。

6、重点优抚对象是指：三属（革命烈士遗属、因公牺牲遗属、病故军人遗

属），在乡复员军人、残疾军人、带病回乡退伍军人。

三、此档案采用人性化设计方式，包含“填写”和“选项”两种填报方式。

选项栏一般为单项选择，注明“可多项选择”的选项栏方可进行多选。

四、老人“性格特征”的描述要力求简洁、客观、真实。

五、“动态纪录”栏用来记载建立此档案后，老年人情况发生的变化及有

关事宜。

一、个人资料

身份证号

姓名

码

性别□男□女民族

□文盲口小学口初中

出生年月年月文化程度□高中口大专口本科以

上

□未婚□已婚□丧偶口离

籍贯婚姻状况

婚

原工作单位爱好特长

口享受口家庭月人

是否享受低保

不享受均收入

身体状况口生活能自理口生活半自理□生活不能自理

□本人口配偶口子女

生活赡养方式

口亲属□福利机构□其他

护理照顾情况□无需口配偶口子女□亲友□保姆

户籍所在地区街号单元楼室

居住地址区街号单元楼室

住宅电话

居住地邮编

移动电话

二、配偶情况

姓名身份证号码

出生年月年月原工作单位

身体状况□生活能自理口生;舌半自理口生活不能自理

三、子女情况

是否与

是否享受是否重度

子女姓名老人同居住地域联系电话

低保残疾

住

□□外

口同住口不是

区口享受

□不同口二十以

□外市具口国口不享受

住上残疾

外

□□外

口同住口不是

区口享受

□不同口二十以

□外市县口国口不享受

住上残疾

外

□□外

口同住□不是

区口享受

□不同口二十以

□外市县口国口不享受

住上残疾

外

□□外

口同住口不是

区口享受

口不同口二十以

□外市县口国□不享受

住上残疾

外

□□外

口同住□不是

区口享受

口不同口二十以

□外市县口国□不享受

住上残疾

外

四、目前生活状况

□退休金口子女补贴□政府低保口亲友资助□其他

经济状况

补贴

口与子女生活口与配偶生活口与亲属生活口独自

居住状况

生活

住房性质□私产房口公产房口廉租房口租赁房

•您需要帮助时（包括患病时）能否得到照料：

口能口不能

帮助照料•如有，谁帮助照料

口子女□配偶口亲友邻居口服务机构口

其他

□家庭病房口社区医生

习惯就医方式

□外出就诊口习喷就诊的医院

五、健康情况

医疗保障□医疗保险口自费

裸眼：口可辨口不可戴眼镜：口可辨口不

视力状况

辨可辨

口能自己行走口行走不灵便

行走状况

口依靠器械口不能行走

□很好口较好口一般

睡眠质量

□偶尔失眠口经常失眠

口A型口B型口AB型

血型

□0型

□高血压口高血脂□冠心病□肝炎

口肝硬化

以往病史

口气管炎口肺炎□肺结核口胃炎

（可多项选择）

口糖尿病

口癫痢口精神疾病口甲状腺疾病

是否需要周期性□需要口不口需要口不

是否需要随访

体检需要需要

是否需要家庭病

口需要口不需要

床

口穿衣口行走口吃饭口服药口洗衣

自理生活状态

□做饭菜