卫生信息中心收文制度

PAGE卫生信息中心收文制度一、总则（一）目的为加强卫生信息中心收文管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生信息中心收到的各类文件，包括上级部门文件、平级单位来文、下级单位上报文件以及其他相关文件资料。（三）基本原则1.及时高效原则对收到的文件要及时处理，确保不积压、不延误，迅速传递给相关人员进行阅办。2.准确无误原则收文登记、传递过程中要准确记录文件信息，避免出现错误或遗漏，保证文件内容的完整性和准确性。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保文件在传递、保管过程中的安全，防止文件泄露、丢失或损坏。二、收文渠道与方式（一）电子渠道1.上级部门通过电子政务平台、专用邮箱等方式发送的文件。2.平级单位通过电子邮件、即时通讯工具等发送的文件。3.下级单位通过指定的电子文件传输系统上报的文件。（二）纸质渠道1.上级部门通过邮政特快专递（EMS）、挂号信等方式邮寄的文件。2.平级单位通过专人送达、普通信函等方式送交的文件。3.下级单位通过邮寄、专人报送等方式上报的文件。三、收文登记（一）登记内容1.文件名称、文号、密级、紧急程度。2.发文机关、发文日期。3.份数、附件名称及数量。4.收文日期、收文编号。5.来文渠道（电子或纸质）。（二）登记方式1.电子文件登记在卫生信息中心专用的文件管理系统中，按照系统设定的格式准确录入上述登记内容。2.纸质文件登记设立专门的纸质文件登记簿，逐份进行登记，登记内容要清晰完整，不得随意涂改。（三）登记要求1.登记人员要认真核对文件信息，确保登记内容准确无误。2.对于紧急文件要在登记时注明“紧急”字样，并及时提醒相关人员处理。3.登记完成后，要对文件进行分类存放，便于查找和管理。四、文件签收（一）签收人员1.电子文件由系统设定的专人负责签收，签收人员应具备一定的计算机操作技能和文件管理知识。2.纸质文件由卫生信息中心收发室工作人员负责签收，收发室工作人员要熟悉文件签收流程和要求。（二）签收流程1.电子文件签收签收人员登录文件管理系统，查看待签收文件列表。对于符合签收条件的文件，点击签收按钮，并按照系统提示进行确认操作。签收后，系统自动记录签收时间和签收人员信息。2.纸质文件签收收发室工作人员收到纸质文件后，要认真核对文件数量、封装情况等。确认无误后，在文件投递单或送文登记簿上签字，并注明签收时间。对于重要文件或紧急文件，要立即通知相关人员前来领取。（三）签收注意事项1.签收人员要严格按照规定的程序进行签收，不得擅自委托他人签收。2.对于不符合签收要求的文件，如文件封装破损、数量不符等，要及时与发文单位联系，说明情况并要求更正或补充。3.签收人员要妥善保管签收凭证，以备查询和核对。五、文件分发（一）分发原则1.根据文件内容和工作需要，准确将文件分发给相关部门或人员。2.遵循“谁主管、谁负责”的原则，确保文件分发到具体的承办人手中。3.对于涉及多个部门的文件，要进行协调分发，避免出现推诿扯皮现象。（二）分发流程1.电子文件分发登记人员根据文件登记信息，在文件管理系统中按照设定的分发规则，将文件发送给相应的部门或人员。系统自动生成文件分发记录，记录分发时间、分发对象等信息。2.纸质文件分发登记人员根据纸质文件登记簿上的信息，填写文件分发清单，注明文件名称、文号、分发部门或人员等。将文件连同分发清单一并交给文件传递人员，由传递人员按照清单将文件送达指定地点。传递人员要与接收人员进行交接，并在分发清单上签字确认。（三）分发要求1.分发人员要确保文件分发的准确性，不得错发、漏发文件。2.对于紧急文件，要优先进行分发，并及时通知相关人员查收。3.分发过程中要注意保护文件的安全，避免文件丢失或损坏。六、文件传阅（一）传阅范围根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围，一般包括中心领导、相关部门负责人及其他需要了解文件内容的人员。（二）传阅方式1.电子文件传阅通过文件管理系统设置传阅流程，将文件发送给传阅范围内的人员。传阅人员在系统中收到文件后，按照规定的时间和要求进行阅办，并在系统中填写传阅意见。系统自动记录传阅过程和传阅意见。2.纸质文件传阅设立专门的文件传阅夹，将文件放入传阅夹中，按照传阅顺序依次传递给传阅人员。传阅人员在文件传阅单上签字，并注明传阅时间和意见。传阅完毕后，将文件交回卫生信息中心收文管理人员。（三）传阅要求1.传阅人员要及时阅办文件，不得拖延积压。2.传阅过程中要保持文件的整洁，不得随意涂改、损坏文件。3.收文管理人员要定期检查文件传阅情况，对传阅不及时的人员进行提醒。4.对于重要文件或有明确办理要求的文件，传阅人员要认真研究文件内容，提出切实可行的处理意见。七、文件办理（一）办理原则1.各承办部门或人员要按照规定的时间和要求认真办理文件，确保文件办理质量。2.办理文件要严格遵循相关法律法规和行业标准，不得擅自违规处理。3.对于需要多个部门协同办理的文件，主办部门要主动牵头协调，协办部门要积极配合，共同推进文件办理工作。（二）办理流程1.承办部门或人员收到文件后，要认真阅读文件内容，明确文件要求和办理事项。2.根据文件要求，制定具体的办理方案，明确办理步骤、责任人员和时间节点。3.按照办理方案组织实施办理工作，涉及到调查研究、会议讨论、数据收集等工作的，要认真开展相关工作。4.办理过程中要及时与相关部门或人员沟通协调，解决办理过程中出现的问题。5.文件办理完毕后，承办部门或人员要撰写办理结果报告，详细说明文件办理情况、办理结果及相关依据。6.将办理结果报告和相关文件资料一并交回卫生信息中心收文管理人员。（三）办理要求1.承办人员要严格遵守工作纪律，不得擅自将文件内容泄露给无关人员。2.办理文件要注重时效性，按时完成办理任务，不得无故拖延。3.办理结果报告要内容详实、逻辑清晰、结论明确，符合公文写作规范。八、文件催办（一）催办范围对超过规定办理期限仍未办结的文件进行催办。（二）催办方式1.电子催办通过文件管理系统向承办部门或人员发送催办通知，提醒其及时办理文件，并告知剩余办理时间。2.书面催办对于重要文件或多次催办仍未办理完毕的文件，以书面形式发送催办函，明确催办事项、要求和期限。（三）催办要求1.催办人员要定期进行催办，确保催办工作及时有效。2.催办过程中要做好记录，包括催办时间、催办对象、催办内容及承办部门或人员的反馈情况等。3.对于经多次催办仍无正当理由不办理的部门或人员，要进行通报批评，并将情况向中心领导汇报。九、文件归档（一）归档范围1.已办理完毕的文件。2.具有保存价值的文件资料，如重要会议文件、调研材料、统计报表等。3.上级部门要求归档的文件。（二）归档要求1.归档文件要齐全完整，包括文件正文、附件、办理结果报告等。2.归档文件要分类准确，按照年度、机构、问题等进行分类整理。3.归档文件要编号规范，编制统一的档案编号，便于查找和管理。4.归档文件要装订整齐，去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式装订。（三）归档流程1.收文管理人员定期对办理完毕的文件进行收集整理，核对文件内容和相关资料。2.根据归档要求，对文件进行分类、编号、装订等处理。3.将整理好的文件装入档案盒或档案袋中，并在档案盒或档案袋上注明档案名称、年度、保管期限等信息。4.将档案移交至卫生信息中心档案室进行集中保管。档案室管理人员要对接收的档案进行登记，并按照档案管理规定进行存放和管理。十、文件保管（一）保管场所设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。（二）保管期限根据文件的重要程度、性质和作用，确定文件的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的文件凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。2.长期保管的文件凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的文件凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为短期保管，保管期限一般为1年至15年。（三）保管要求1.档案室管理人员要定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、存放有序。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查。3.严格控制档案查阅权限，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。4.对于电子档案，要定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。十一、文件查阅与借阅（一）查阅范围因工作需要，本单位内部人员可以查阅已归档的文件。（二）查阅流程1.查阅人员填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息。2.将申请表提交给卫生信息中心收文管理人员，收文管理人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.查阅人员凭批准后的申请表到档案室查阅文件，档案室管理人员按照申请表上的要求提供文件，并做好查阅登记。4.查阅人员要在指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案室。查阅过程中要保持文件的整洁，不得涂改、损坏文件。5.查阅完毕后，查阅人员要及时将文件归还档案室管理人员，档案室管理人员在查阅登记上注明归还时间。（三）借阅范围因特殊工作需要，本单位内部人员可以借阅已归档的文件，但必须经过严格的审批程序。（四）借阅流程1.借阅人员填写《文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、文号、借阅期限、借阅用途等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审核，部门负责人审核同意后，签字并加盖部门公章。3.将申请表提交给卫生信息中心领导审批，领导审批同意后，签字并注明审批意见。4.借阅人员凭批准后的申请表到档案室办理借阅手续，档案室管理人员按照申请表上的要求提供文件，并与借阅人员签订《文件借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。5.借阅人员要妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自复制、摘录文件内容。借阅期限届满后，要及时归还文件。6.档案室管理人员要定期对借阅文件进行催还，对逾期未还的借阅人员进行提醒和督促。（五）查阅与借阅要求1.查阅和