档案卫生保洁制度

PAGE档案卫生保洁制度一、总则（一）目的为了确保档案的安全与完整，维护档案保管环境的卫生整洁，特制定本档案卫生保洁制度。本制度旨在规范档案保管场所的卫生保洁工作，防止因环境卫生问题对档案造成损害，保障档案信息的长期可读性和可用性，为公司/组织的各项工作提供可靠的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有档案保管场所，包括但不限于档案室、档案库、电子档案存储区域等。涉及档案管理工作的相关人员，如档案管理人员、保洁人员等，均应遵守本制度。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立完善的卫生保洁措施，提前预防各类污染源对档案的侵害，确保档案始终处于良好的保存环境中。2.规范化操作原则明确卫生保洁工作的流程、标准和要求，使保洁人员能够按照规范进行操作，保证保洁工作的质量和效果。3.安全第一原则在进行卫生保洁工作时，必须将档案安全放在首位，采取必要的防护措施，避免因保洁操作不当导致档案损坏或丢失。二、档案保管场所卫生要求（一）温湿度控制1.温度标准档案保管场所的温度应保持在14℃24℃之间。温度过高或过低都可能对档案造成损害，如高温会加速纸张的老化、字迹的褪色，低温则可能导致纸张变脆、磁带变形等。2.湿度标准相对湿度应控制在45%60%范围内。湿度不适宜会引发纸张受潮发霉、字迹模糊、电子设备故障等问题。为确保温湿度符合标准，应配备专业的温湿度监测设备，并定期进行检查和记录。（二）清洁要求1.地面清洁地面应每日进行清扫，清除灰尘、杂物等。使用拖把时，应选择干净、无异味的拖把，并定期清洗。对于污渍较重的地方，可使用适量的中性清洁剂进行擦拭，但要避免清洁剂接触到档案架和档案。定期对地面进行消毒，可采用稀释后的含氯消毒剂进行喷洒，消毒后要用清水擦拭干净，确保地面无消毒剂残留。2.墙面清洁墙面应保持整洁，无灰尘、蜘蛛网及污渍。定期使用干净的湿布擦拭墙面，对于难以清除的污渍，可使用温和的清洁剂进行处理，但要注意避免损坏墙面材质。检查墙面是否有裂缝、脱落等情况，如有发现应及时报告并进行修复，防止因墙面问题影响档案保管环境。3.天花板清洁天花板应定期进行清扫，清除灰尘和蜘蛛网。由于天花板较高，可使用专业的清洁工具，如伸缩杆清洁掸等进行操作。检查天花板的灯具、通风口等设施是否正常运行，如有积尘或堵塞情况，应及时清理，确保其通风和照明功能良好。4.档案架清洁档案架应每周进行擦拭，去除表面的灰尘。擦拭时要使用柔软的干布或微湿的布，避免水分进入档案架内部，影响档案保存。定期对档案架进行检查，查看是否有生锈、变形等情况，如有问题应及时维修或更换，保证档案架的安全性和稳定性。5.档案整理区域清洁在档案整理工作完成后，应及时清理整理区域，将剩余的文件、纸张等杂物清理干净，保持工作区域的整洁。整理区域的桌面、工具等应每日进行擦拭消毒，防止细菌滋生，影响档案整理工作的质量。（三）通风与防尘1.通风要求档案保管场所应具备良好的通风系统，保证空气流通。通风设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。根据季节和天气情况，合理调整通风时间和通风量。在潮湿的季节，应适当增加通风时间，降低室内湿度；在干燥的季节，要注意避免过度通风导致室内湿度太低。2.防尘措施档案保管场所的门窗应密封良好，防止灰尘进入。可安装防尘窗帘或门帘等设施，进一步增强防尘效果。进入档案保管场所的人员应更换干净的工作服和鞋子，避免将灰尘带入。保洁人员在进行清洁工作时，应先对清洁工具进行清洁，防止工具上的灰尘污染档案。三、卫生保洁操作规范（一）日常保洁操作1.清洁顺序按照从左到右、从上到下的顺序进行清洁。先清洁高处的天花板、灯具等，再依次清洁墙面、档案架、地面等。这样可以避免在清洁过程中再次污染已清洁的区域。2.清洁工具使用选用合适的清洁工具，如干净的拖把、抹布、扫帚、吸尘器等。拖把和抹布应定期清洗和更换，保持清洁工具的卫生。在使用吸尘器时，要注意调整吸力大小，避免吸力过大对档案造成损害。同时，要定期清理吸尘器的滤网，确保其吸尘效果。3.清洁频率档案室、档案库等重点区域应每日进行保洁，确保环境整洁。电子档案存储区域除每日清洁外，还应定期对设备表面进行清洁，防止静电吸附灰尘。（二）特殊情况保洁操作1.档案污染处理如果档案不慎受到轻微污染，如溅上少量水渍或污渍，应立即使用干净的柔软吸水材料轻轻吸干或擦拭，避免污渍扩散。对于严重污染的档案，应立即报告档案管理部门，并在专业人员的指导下进行处理。处理过程中要注意保护档案的原始信息，尽量减少对档案的损害。2.虫害防治后的清洁在进行虫害防治工作后，应及时清理因防治措施产生的药剂残留、死虫等杂物。对档案架、地面等进行全面清洁和消毒，确保档案保管环境安全卫生。检查档案是否受到虫害影响，如有发现受损档案，应按照相关规定进行处理，并记录虫害防治及处理情况。（三）保洁人员安全注意事项1.防止档案损坏保洁人员在清洁过程中要小心操作，避免碰撞档案架和档案。移动档案架时，要轻推轻拉，防止档案掉落。清洁工具不得接触档案，如抹布、拖把等应保持适当的湿度，避免水分渗透到档案中。2.安全用电使用电器设备时，如吸尘器、清洁灯具等，要确保设备完好无损，插头插紧，避免漏电事故。不得私自乱拉电线，如需临时用电，应向档案管理部门申请，并由专业人员进行操作。3.化学用品使用安全在使用含氯消毒剂、清洁剂等化学用品时，要严格按照使用说明进行稀释和操作，佩戴好防护手套、口罩等防护用品。避免化学用品接触到皮肤和眼睛，如不慎接触，应立即用大量清水冲洗，并及时就医。四、档案卫生保洁监督与检查（一）监督机制1.内部监督档案管理部门应设立专人负责对档案卫生保洁工作进行监督。监督人员要定期对档案保管场所的卫生情况进行检查，及时发现问题并督促保洁人员进行整改。建立保洁工作监督记录档案，详细记录每次检查的时间、地点、发现的问题及整改情况，以便对保洁工作进行跟踪和评估。2.自我监督保洁人员应加强自我监督，严格按照卫生保洁制度和操作规范进行工作。在完成清洁任务后，要对自己负责的区域进行自查，确保清洁质量。（二）检查标准1.卫生达标情况依据档案保管场所卫生要求的各项标准进行检查，包括温湿度、清洁程度、通风防尘等方面。检查结果应符合相关规定，如地面无明显污渍、档案架表面无灰尘、温湿度在规定范围内等。2.操作规范执行情况检查保洁人员是否按照卫生保洁操作规范进行操作，如清洁顺序是否正确、清洁工具使用是否得当、安全注意事项是否落实等。对于违反操作规范的行为，要及时纠正并进行记录。（三）问题整改1.及时发现问题监督检查人员要认真履行职责，及时发现档案卫生保洁工作中存在的问题。对于一般性问题，可当场指出并要求保洁人员立即整改；对于较为严重的问题，要下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.跟踪整改效果对下达整改通知书的问题，要进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。整改完成后，要对整改效果进行复查，如问题已得到彻底解决，可予以销号；如整改不到位，要继续督促整改，直至达到标准要求。五、档案卫生保洁人员管理（一）人员配备与培训1.人员配备根据档案保管场所的面积和保洁工作量，合理配备保洁人员。保洁人员应具备责任心强、身体健康、具备基本清洁技能等条件。2.培训内容定期组织保洁人员参加档案卫生保洁知识培训，培训内容包括档案保管基本知识、卫生保洁操作规范、安全注意事项、档案污染应急处理等。通过培训，使保洁人员了解档案卫生保洁工作的重要性，掌握正确的清洁方法和技能，提高保洁工作质量和安全意识。（二）考核与奖惩1.考核制度建立保洁人员考核制度，定期对保洁人员的工作表现进行考核。考核内容包括工作质量、工作效率、遵守制度情况等方面。工作质量考核主要依据卫生达标情况和操作规范执行情况进行评估；工作效率考核根据规定的清洁任务完成时间进行衡量；遵守制度情况考核保洁人员是否遵守档案卫生保洁制度和相关安全规定。2.奖惩措施对于工作表现优秀的保洁人员，给予适当的奖励，如奖金、荣誉证书等，以激励其工作积极性。对于违反档案卫生保洁制度、工作质量不达标的保洁人员，视情节轻重给予批评教育、扣发奖金、辞退等处罚，确保保洁人员严格遵守制度，认真履行职