爱国卫生档案制度

PAGE爱国卫生档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织爱国卫生工作的规范化、科学化管理，提高爱国卫生工作水平，有效预防和控制疾病传播，保障员工身体健康，促进公司/组织持续健康发展，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构及全体员工。（三）依据本制度依据国家相关法律法规、卫生行业标准以及地方爱国卫生工作的有关规定制定。（四）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家和地方关于爱国卫生工作的法律法规及标准要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司/组织爱国卫生工作的实际情况，数据准确、资料完整。3.分类管理原则：按照爱国卫生工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和使用。4.动态更新原则：随着爱国卫生工作的推进和变化，及时更新档案内容，保证档案的时效性和有效性。二、档案管理职责分工（一）爱国卫生工作领导小组职责1.全面领导公司/组织爱国卫生档案管理工作，制定档案管理工作方针和政策。审议档案管理制度、工作规划及年度计划。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作顺利开展。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行指导和考核。（二）爱国卫生管理部门职责1.负责制定爱国卫生档案管理的具体操作流程和规范，明确档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作要求。2.组织开展爱国卫生档案的日常收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.对各部门提交的档案资料进行审核和把关，及时发现问题并督促整改。4.建立健全爱国卫生档案管理台账，详细记录档案的种类、数量、存放位置、借阅情况等信息，便于查询和管理。5.负责爱国卫生档案的安全保管，定期对档案进行检查和维护，确保档案不受损坏、丢失或泄露。6.根据工作需要，及时提供爱国卫生档案资料的查阅和利用服务，为公司/组织决策和爱国卫生工作开展提供依据。（三）各部门职责1.负责本部门爱国卫生工作相关档案资料的收集、整理和初步归档，并按照规定时间和要求提交给爱国卫生管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和准确整理，保证档案资料的真实性和完整性。3.配合爱国卫生管理部门做好档案资料的审核、补充和完善工作，积极接受爱国卫生管理部门的指导和监督。三、档案分类与编号（一）爱国卫生工作规划与计划档案1.分类：包括公司/组织年度爱国卫生工作计划、中长期规划、专项工作计划等。2.编号：按照年份和计划类别进行编号，如“20XX年爱国卫生年度工作计划A01”，“爱国卫生中长期规划B01”等。（二）爱国卫生工作组织与管理档案1.分类：涵盖爱国卫生工作领导小组文件、会议记录、工作制度、人员职责分工、考核奖惩办法等。2.编号：根据文件类型和时间顺序编号，如“爱国卫生工作领导小组会议纪要C0120XX0X0X”，“爱国卫生工作制度C02”等。（三）环境卫生管理档案1.分类：包含办公区域、生产区域、公共区域等环境卫生检查记录、清洁消毒记录、卫生设施维护记录、病媒生物防治记录等。2.编号：按照区域和记录类别编号，如“办公区域环境卫生检查记录D0120XX0X0X”，“生产区域病媒生物防治记录D0220XX0X0X”等。（四）健康教育与健康促进档案1.分类：涉及健康教育活动计划、宣传资料、培训记录、健康体检报告、员工健康档案等。2.编号：依据活动类型和时间编号，如“健康教育讲座记录E0120XX0X0X”，“员工健康档案E02[员工姓名]”等。（五）爱国卫生工作经费档案1.分类：包括经费预算、支出明细、报销凭证等。2.编号：按照年份和经费项目编号，如“20XX年爱国卫生工作经费预算F01”，“爱国卫生工作经费支出报销凭证F0220XX0X0X”等。（六）爱国卫生工作考核与评估档案1.分类：有年度考核方案、考核评分表、考核结果通报、整改记录等。2.编号：根据考核年份和考核类别编号，如“20XX年爱国卫生工作年度考核方案G01”，“爱国卫生工作考核结果通报G0220XX”等。（七）爱国卫生工作宣传与活动档案1.分类：包含宣传报道资料、活动照片、视频、总结等。2.编号：按照活动时间和类型编号，如“爱国卫生月活动照片H0120XX0X”，“爱国卫生宣传活动总结H0220XX”等。（八）其他相关档案1.分类：如与爱国卫生工作相关的上级文件、外来函件、调研报告等。2.编号：根据文件性质和时间编号，如“上级关于爱国卫生工作的指示文件I0120XX0X0X”，“外来爱国卫生工作交流函件I0220XX0X0X”等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和范围，及时收集本部门爱国卫生工作中产生的各类文件、资料、记录等。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保格式规范、存储完整，并按照规定进行备份。（二）整理要求1.爱国卫生管理部门对收集到的档案资料进行统一整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查询和检索。3.去除档案资料中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的文件进行修复和复制。4.按照档案装订要求，将相关资料进行装订，确保整齐、牢固。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。2.按照档案编号顺序排列，同一类别的档案集中存放，便于查找和管理。3.建立档案索引卡片，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息，放置在档案柜前，方便快速定位档案。（二）保管要求1.设立专门的档案保管场所，保持环境整洁、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等，发现问题及时处理。4.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并异地存放，防止数据丢失。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅爱国卫生档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到爱国卫生管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密或重要敏感信息的档案，查阅人员需经爱国卫生工作领导小组批准，并严格按照规定的查阅范围和要求进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经审批后，爱国卫生管理部门工作人员根据查阅人员需求提供档案资料，并做好查阅登记。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还爱国卫生管理部门，工作人员核对无误后，在查阅登记本上注明归还时间。（三）档案利用1.爱国卫生管理部门应积极为公司/组织决策、爱国卫生工作开展、对外交流等提供档案资料的利用服务。2.根据工作需要，对档案资料进行整理、分析、汇总，形成有价值的信息报告，为领导决策提供参考依据。3.在对外提供档案资料时，应严格按照国家法律法规和公司/组织相关规定进行审批，确保档案信息安全。七、档案保密与安全（一）保密要求1.爱国卫生档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行保密管理。2.未经批准，不得向任何单位或个人泄露档案内容。3.在档案查阅、利用过程中，查阅人员应妥善保管档案资料，不得私自复制、传播档案信息。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备，确保24小时监控。2.定期对档案保管场所进行安全检查发现安全隐患及时整改。工作人员离开档案保管场所时，应关闭门窗、电源等设备，确保安全。3.对因工作失误、故意泄露等原因导致档案信息安全事故的，依法依规追究相关人员责任。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且已无利用价值的。3.按照国家法律法规和公司/组织规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.爱国卫生管理部门定期对档案进行清查，提出档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等