机关公文格式标准与范例

机关公文格式标准与范例机关公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，其格式规范直接关系到公文的权威性、严肃性与效用发挥。遵循《党政机关公文格式》（GB/T____）等标准，规范公文格式，既是法定要求，也是提升机关工作质效的基础。本文结合标准与实践案例，系统梳理公文格式规范要点及常见文种范例，为公文写作与处理提供实用参考。一、公文格式基本规范（一）用纸与排版要求公文用纸采用A4型（210mm×297mm），纸张质量应符合档案保管要求。排版时，页边距设置为：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；正文行间距建议为30磅（或单倍行距1.5倍，以美观易读为原则）。（二）字体与字号规范标题：用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时需保证词意完整、排列对称。正文：用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，其中“一、”用3号黑体字，“（一）”用3号楷体字，“1.”“（1）”用3号仿宋体字。发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字、不编虚位（如“1”不编为“01”），后加“号”字。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（年份标全称，月、日不编虚位），一般右空四字编排；发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中排布。二、常见公文类型格式与范例（一）通知：传达要求、部署工作的常用文种格式要点：标题由“发文机关+事由+文种”组成（如“XX机关关于开展XX工作的通知”）；主送机关顶格写，可并列多个机关（用顿号或逗号分隔）；正文说明通知缘由、事项、要求，可分条列项；附件说明在正文下空一行左空二字标注；成文日期右空四字，发文机关署名与日期居中对齐。范例：关于开展2024年度机关档案整理工作的通知XX机关各部门：为规范机关档案管理，提升档案利用效率，根据《XX机关档案管理办法》要求，现就开展2024年度机关档案整理工作有关事项通知如下：一、工作内容（一）梳理2024年度各类文书、会议记录、项目资料等文件材料，按年度、类别进行分类；（二）对已分类材料进行立卷、编目，确保档案目录清晰、检索便捷；（三）完成档案数字化扫描，建立电子档案索引库。二、时间安排（一）材料收集阶段：2024年X月X日—X月X日，各部门完成本部门文件材料的收集、初审；（二）集中整理阶段：2024年X月X日—X月X日，档案管理部门组织专人开展集中整理；（三）验收归档阶段：2024年X月X日—X月X日，完成档案验收并移交档案室。三、工作要求（一）高度重视，各部门指定专人负责，确保材料完整、准确；（二）严格执行档案整理规范，做到分类科学、编目规范；（三）加强沟通协作，档案管理部门做好业务指导，及时解决整理过程中的问题。附件：1.2024年度档案整理目录模板2.档案数字化扫描技术规范XX机关办公室2024年X月X日（二）请示：请求批准、指示的上行文格式要点：标题明确请示事项（如“XX单位关于申请XX经费的请示”）；主送机关仅限一个，顶格书写；正文包括请示缘由（说明必要性、依据）、请示事项（具体请求内容）、结语（“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请予批准”等）；成文日期右空四字，发文机关署名居中。范例：关于申请XX活动专项经费的请示XX局：为深入贯彻落实XX会议精神，推动XX工作高质量发展，我单位拟于2024年X月举办“XX主题实践活动”。现就活动经费申请事宜请示如下：一、活动内容本次活动以“XX”为主题，通过专题讲座、实地调研、成果展示等形式，组织XX领域从业者、专家学者开展交流研讨，预计参与人数XX人。二、经费预算（一）场地租赁及布置费：XX元；（二）专家授课及差旅费：XX元；（三）资料印刷及宣传费：XX元；（四）其他费用（含后勤保障、应急备用金等）：XX元。以上费用总计XX元（大写：XX元整）。三、经费来源申请从单位年度专项经费中列支。妥否，请批示。XX单位2024年X月X日（三）报告：汇报工作、反映情况的上行文格式要点：标题体现报告主题（如“XX单位关于XX工作开展情况的报告”）；主送机关顶格，可多个；正文包括工作开展情况（做法、成效）、存在问题、下一步计划等；结语常用“特此报告”“以上报告，请审阅”等；成文日期右空四字，发文机关署名居中。范例：关于XX工作开展情况的报告XX局：根据《XX工作实施方案》要求，我单位扎实推进XX工作，现将有关情况报告如下：一、工作进展（一）组织保障方面：成立由主要领导任组长的工作专班，制定《XX工作细化方案》，明确任务分工与时间节点；（二）实施推进方面：完成XX调研、XX培训等基础工作，累计走访XX家单位，开展XX场专题培训，参与人数XX人；（三）阶段性成效：XX工作取得初步成果，XX指标完成率达XX%，群众满意度提升至XX%。二、存在问题（一）部分环节推进速度较慢，受XX因素影响，XX任务暂未达到预期进度；（二）专业人才储备不足，XX领域技术支撑能力有待加强。三、下一步计划（一）优化工作流程，倒排工期，确保XX月底前完成剩余任务；（二）联合XX部门开展人才招聘与培训，充实专业力量；（三）建立周调度、月通报机制，强化过程管控。特此报告。XX单位2024年X月X日（四）函：平行或不相隶属机关间商洽的平行文格式要点：分为发函（商请、询问）与复函（答复）。发函标题如“XX单位关于商请XX事项的函”，复函标题需引述来函文号（如“XX单位关于XX事项的复函（XX函〔2024〕X号）”）；主送机关顶格，为对方单位全称；正文说明商洽事由、具体请求（或答复意见）；结语发函用“盼复”“望予支持为荷”，复函用“此复”“特此函复”；成文日期右空四字，发文机关署名居中。发函范例：关于商请协助开展XX调研的函XX研究院：为深化XX领域研究，我单位拟于2024年X月开展“XX现状调研”工作。鉴于贵院在该领域具有专业优势，现商请协助如下：一、调研内容请贵院提供XX行业近三年发展报告、XX技术应用案例集等资料（电子版），并推荐XX位专家参与调研座谈会。二、相关说明（一）调研时间：2024年X月X日—X月X日；（二）资料提交截止时间：2024年X月X日；（三）座谈会地点：XX机关会议室（XX路XX号）。盼复为荷。XX单位2024年X月X日复函范例：关于XX调研事项的复函XX单位：贵单位《关于商请协助开展XX调研的函》（XX函〔2024〕X号）收悉。经研究，现函复如下：一、资料支持二、专家推荐推荐XX、XX两位专家参与调研座谈会，具体行程将由专家本人与贵单位对接。特此函复。XX研究院2024年X月X日三、公文格式注意事项与易错点解析（一）发文字号与成文日期发文字号中“机关代字”需规范，避免缩写歧义（如“XX政办发”而非“XX政办”）；年份用六角括号“〔〕”，不可用方括号“[]”或圆括号“()”。成文日期必须用阿拉伯数字，且月、日不编虚位（如“2024年3月5日”而非“2024年03月05日”），位置右空四字，与发文机关署名上下对齐。（二）附件标注与装订附件说明需在正文下空一行左空二字标注“附件：”，后接附件名称；若有多个附件，用阿拉伯数字标注顺序（如“附件：1.XX2.XX”），附件名称后不加标点。附件与正文一起装订时，页码连续编排；若单独装订，需在附件首页左上角标注“附件”及顺序号。（三）页码与版记页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下7mm处，单页码居右空一字，双页码居左空一字，数字左右各加一条一字线（如“—1—”“—2—”）。版记（抄送机关、印发