基层法院案卷管理工作规范

基层法院案卷管理工作规范基层人民法院作为国家司法体系的“神经末梢”，承载着大量案件的审理与执行工作。案卷，作为案件从立案到审结乃至后续各项工作的原始记录与载体，其管理水平直接关系到司法公正的实现、审判质效的提升以及司法公信力的树立。为进一步规范我院案卷管理工作，确保案卷材料的完整、安全、规范和高效利用，结合工作实际，特制定本规范。一、总则指导思想与基本原则案卷管理工作应以服务审判执行为核心，遵循以下原则：*真实完整原则：案卷材料必须真实反映案件审理全过程，做到材料齐全、内容完整，不涂改、不抽换、不损毁。*规范有序原则：案卷的收集、整理、装订、归档、保管、利用等各个环节均应符合标准化、制度化要求，确保管理有序。*安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，建立健全保密制度，严防案卷失泄密事件发生，保障当事人隐私和国家秘密安全。*高效利用原则：在确保安全的前提下，优化案卷管理流程，为审判工作、司法调研、法律监督及当事人查询等提供便捷高效的服务。适用范围本规范适用于本院各业务庭室、派出法庭及相关职能部门的各类诉讼、执行案卷（含纸质案卷与电子卷宗）的管理工作。全体干警均应严格遵守本规范。二、案卷的立案归档案卷的入口关，是整个管理工作的基石。材料接收与审查立案部门在接收当事人提交的起诉、上诉、申请执行等材料时，应仔细核对材料种类、份数、页数，确保符合立案条件。对符合要求的，应及时登记，并将全部材料整理成册，作为初始案卷。承办人在接收案件时，应对案卷材料的完整性进行再次核查，发现问题及时与立案部门沟通解决。编目与初步整理立案后，书记员应在规定时限内，按照案件类型和本院卷宗管理细则，对案卷材料进行初步分类、排序，并编写卷内目录。卷内目录应清晰反映材料名称、页号、形成日期等要素。对于诉讼过程中形成的各类文书材料，应随案收集，及时入卷。系统录入与关联同步在办案系统中准确录入案件基本信息，并将扫描形成的电子卷宗与案件信息关联。电子卷宗的扫描应符合清晰、完整、规范的要求，确保与纸质材料内容一致。三、案卷的日常管理与流转案卷在审理、执行过程中的流转与管理，直接影响办案效率与质量。保管责任案卷实行承办人负责制。承办人是案卷保管的第一责任人，对在其职责范围内的案卷安全、完整负直接责任。书记员协助承办人做好案卷的日常整理、保管和流转工作。案卷应存放在指定的文件柜或案卷架内，保持整洁、干燥、通风。流转登记案卷在不同承办人、庭室之间流转，或因阅卷、调卷等原因移出法院时，必须严格履行交接登记手续。填写《案卷流转交接登记表》，注明案卷名称、案号、流转原因、交接双方姓名、日期等信息，做到有据可查，责任明确。严禁个人私自携带案卷外出或随意放置。材料补充与整理案件审理、执行过程中形成的各类笔录、裁判文书、证据材料、送达回证等，承办人及书记员应及时收集、核对、整理后归入案卷，并在卷内目录中相应更新。确保材料不遗漏、不混装。对于重要证据原件，应妥善保管，防止丢失或污损。电子卷宗的同步维护纸质材料入卷后，应及时扫描上传至办案系统，确保电子卷宗与纸质案卷同步更新、内容一致。电子卷宗的命名、分类应规范统一，便于检索和利用。四、案卷的结案归档案件审结或执结后，及时、规范地归档，是案卷管理的关键环节。结案整理与检查案件承办人应在裁判文书生效或案件终结后规定期限内，组织书记员对案卷材料进行全面系统的整理。按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》及本院相关规定，对全部材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内备考表，并检查卷内材料是否齐全、手续是否完备、文书制作是否规范。装订要求案卷装订应牢固、整齐、美观。采用三孔一线装订法，去除金属物。案卷封面、卷内目录、备考表等项目应填写清晰、准确、完整。装订前应将材料折叠整齐，超出卷面的部分应折入，破损的材料应修补。归档验收与移交整理装订完毕的案卷，经承办人自查、庭室负责人审核后，向档案管理部门移交。档案管理部门应对接收的案卷进行质量检查，符合归档标准的，办理交接手续，登记入库；不符合标准的，退回承办部门限期整改。电子卷宗应一并完成归档，确保数据完整、准确。五、档案的利用与保密已归档案卷的利用，必须在严格遵守保密规定的前提下进行。利用范围与审批本院工作人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人批准，按规定办理查阅手续。上级法院、同级检察院、公安机关等因办案需要查阅，应持单位介绍信和办案人员有效证件，经分管院领导或档案管理部门负责人批准。律师查阅案卷，应持律师执业证、当事人授权委托书和律师事务所证明。其他单位或个人查阅，须有法律依据并经严格审批。查阅纪律查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。保密要求严格遵守国家保密法及法院系统保密规定，严禁泄露案卷中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。档案管理人员及接触档案的人员，对档案内容负有保密义务，不得向无关人员泄露。涉密案卷的管理，应严格按照涉密文件管理规定执行。六、档案的鉴定与销毁对于已超过保管期限的档案，应按规定进行鉴定和销毁。定期鉴定档案管理部门应根据档案保管期限表，定期对已到期的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务庭室组成鉴定小组进行，提出销毁或延长保管期限的意见。销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的审批程序报上级法院和本院领导批准后，由两人以上负责监销，并制作销毁清册，存档备查。严禁个人私自销毁档案材料。七、责任追究全体干警应严格遵守本规范。对于在案卷管理工作中出现玩忽职守、滥用职权，导致案卷丢失、损毁、泄密或造成其他不良后果的，将视情节轻重，依照有关规定追究相关人员的责任。八、附则本规范由本院办公室（或档案管理部门）负责解释。本规范未尽事宜，参照上级法院及国家有关